企业工程档案制度

企业工程档案制度第一章总则第一条为规范企业工程档案管理，保障工程档案的真实性、完整性、系统性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，结合行业管理准则及集团母公司关于档案管理的相关规定，同时为防控工程管理领域的专项风险，提升业务流程规范化水平，特制定本制度。本制度旨在明确工程档案管理的组织架构、职责分工、关键环节管控要求及运行保障措施，确保档案管理全过程符合制度规定，满足业务发展及合规要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖工程项目立项、设计、施工、验收、运维及归档等全生命周期档案的管理活动。具体适用范围包括但不限于工程建设类档案、技术类档案、管理类档案及电子档案等，涉及的业务场景涵盖工程项目投资决策、招投标、合同管理、质量安全监督、成本核算、竣工交付及后期维保等环节。第三条本制度涉及以下核心术语，其内涵与外延界定如下：（一）“XX专项管理”是指企业针对工程档案管理制定的系统性制度安排，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用及销毁等全流程管理活动，旨在通过制度约束与技术手段，实现档案管理的规范化、标准化和精细化。（二）“XX风险”是指工程档案管理过程中可能出现的各类风险，包括但不限于档案遗失、损毁、篡改、泄密、利用不当等风险，可能对业务连续性、合规性及企业声誉造成不利影响。（三）“XX合规”是指工程档案管理活动必须符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保档案管理行为的合法性、合理性和有效性。第四条工程档案管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”要求档案管理范围覆盖所有工程项目及业务场景，确保档案收集完整、记录连续、信息准确。（二）“责任到人”要求明确各级管理主体及岗位的档案管理职责，确保责任落实到位，避免管理真空。（三）“风险导向”要求聚焦关键环节的风险防控，通过流程优化、技术手段和监督考核，降低档案管理风险。（四）“持续改进”要求定期评估档案管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时优化管理措施，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对工程档案管理工作负总责，负责审定档案管理制度、重大风险防控策略及资源保障方案；分管领导为直接责任人，负责统筹推进档案管理工作，监督制度执行情况，协调解决重大问题。第六条设立工程档案管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调工程档案管理工作，研究决策重大事项，监督评价制度执行效果，确保档案管理工作与企业战略目标相一致。第七条工程档案管理领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司工程档案管理工作，制定年度管理计划；（二）审定工程档案管理制度及重大风险防控方案；（三）监督评价各部门、下属单位档案管理工作的有效性，提出改进要求；（四）协调解决档案管理过程中的重大问题，确保制度有效执行。第八条牵头部门为【具体牵头部门名称】，主要职责包括：（一）负责工程档案管理制度的制定、修订和解释；（二）统筹推进工程档案管理信息化建设，提升管理效率；（三）组织开展档案管理培训，提升全员档案意识；（四）定期开展档案管理风险排查，提出防控建议；（五）监督考核各部门、下属单位的档案管理工作，确保制度落实。第九条专责部门为【具体专责部门名称】，主要职责包括：（一）负责工程档案的业务合规审核，确保档案内容符合制度要求；（二）参与工程档案管理流程优化，提升管理规范性；（三）组织档案管理风险评估，制定风险处置方案；（四）监督档案利用情况，防止违规操作；（五）参与档案管理信息化建设，提供技术支持。第十条业务部门及下属单位主要职责包括：（一）落实本领域工程档案管理要求，确保档案收集完整、记录准确；（二）开展日常档案管理自查，及时发现并整改问题；（三）配合牵头部门及专责部门开展档案管理监督考核；（四）建立岗位档案管理责任清单，确保责任落实到位；（五）参与档案管理培训和应急演练，提升全员档案管理能力。第十一条基层执行岗主要职责包括：（一）严格遵守档案管理操作规程，确保档案记录的真实性、完整性；（二）及时收集、整理并移交工程档案，避免档案遗失或损毁；（三）配合专责部门开展档案合规审核，如实反馈问题；（四）发现档案管理风险时，及时上报并参与处置；（五）签署岗位合规承诺书，明确个人档案管理责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条工程项目立项档案管理：（一）业务操作合规标准：立项档案应包括项目可行性研究报告、投资决策审批文件、用地审批文件等，确保文件完整、合规；（二）禁止性行为：严禁伪造、篡改立项档案，严禁未经审批擅自启动项目；（三）重点防控点：加强立项档案的审批流程监控，防止关联交易或利益输送。第十三条工程设计档案管理：（一）业务操作合规标准：设计档案应包括设计方案、施工图纸、计算书、审查意见等，确保设计文件符合规范要求；（二）禁止性行为：严禁擅自修改设计档案，严禁未经验收擅自施工；（三）重点防控点：加强设计档案的版本管理，防止施工过程中使用过期或错误的设计文件。第十四条工程招投标档案管理：（一）业务操作合规标准：招投标档案应包括招标文件、投标文件、评标报告、合同签订文件等，确保招投标过程公开、公平、公正；（二）禁止性行为：严禁围标串标、利益输送，严禁泄露招投标信息；（三）重点防控点：加强招投标档案的全程监控，防止违规操作。第十五条工程施工档案管理：（一）业务操作合规标准：施工档案应包括施工日志、质量检查记录、安全检查记录、材料检测报告等，确保施工过程符合规范要求；（二）禁止性行为：严禁伪造、篡改施工记录，严禁违规转包分包；（三）重点防控点：加强施工档案的现场管理，防止档案遗失或损毁。第十六条工程验收档案管理：（一）业务操作合规标准：验收档案应包括验收报告、检测报告、使用说明书等，确保工程符合设计及规范要求；（二）禁止性行为：严禁擅自降低验收标准，严禁出具虚假验收报告；（三）重点防控点：加强验收档案的审核，防止验收不合格工程交付使用。第十七条工程运维档案管理：（一）业务操作合规标准：运维档案应包括设备运行记录、维修记录、保养记录等，确保工程长期稳定运行；（二）禁止性行为：严禁伪造、篡改运维记录，严禁未按规定进行设备保养；（三）重点防控点：加强运维档案的动态管理，确保档案与实际运行情况一致。第十八条工程档案数字化管理：（一）业务操作合规标准：数字化档案应与纸质档案内容一致，确保数据准确、安全；（二）禁止性行为：严禁擅自删除或修改数字化档案，严禁未授权访问档案数据；（三）重点防控点：加强数字化档案的权限管理，防止数据泄露或篡改。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年对工程档案管理制度进行评估，根据国家法律法规、行业规范及业务变化及时修订制度；（二）专责部门根据业务需求提出制度修订建议，牵头部门组织论证后发布更新版本；（三）制度更新后，应及时组织全员培训，确保新制度有效落地。第二十条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织开展工程档案管理风险排查，重点关注档案遗失、损毁、篡改、泄密等风险；（二）专责部门对排查出的风险进行分级评估，发布风险预警通知，明确防控措施；（三）业务部门及下属单位根据预警通知制定具体防控方案，并定期上报处置情况。第二十一条合规审查机制：（一）工程档案管理应嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，未经合规审查不得实施；（二）牵头部门及专责部门定期开展合规审查，对发现的问题及时整改；（三）合规审查结果应纳入绩效考核，确保制度有效执行。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门及下属单位自行处置，重大风险由牵头部门组织专责部门协同处置；（二）风险处置应制定应急预案，明确责任分工、处置流程及上报要求；（三）风险处置完成后，应及时总结经验教训，优化防控措施。第二十三条责任追究机制：（一）对违反工程档案管理制度的行为，根据情节轻重给予警告、通报批评、绩效扣减等处罚；（二）对造成重大损失的，依法依规追究相关责任人责任，直至纪律处分；（三）责任追究结果应纳入个人档案，作为绩效考核的重要依据。第二十四条评估改进机制：（一）牵头部门每年对工程档案管理体系的有效性进行评估，重点关注制度执行情况、风险防控效果及信息化水平；（二）专责部门根据评估结果提出改进建议，牵头部门组织论证后优化制度；（三）评估结果应向领导小组报告，作为持续改进的重要参考。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）公司主要负责人及分管领导应定期研究工程档案管理工作，提供必要的资源保障；（二）各部门、下属单位负责人应落实本领域档案管理责任，确保制度有效执行；（三）牵头部门应建立档案管理协调机制，协调解决跨部门、跨单位的管理问题。第二十六条考核激励机制：（一）工程档案管理情况应纳入部门及个人的年度考核，考核结果与绩效、评优挂钩；（二）对档案管理工作表现突出的部门和个人，给予表彰奖励；（三）对违反档案管理制度的，取消评优资格，并依法依规追究责任。第二十七条培训宣传机制：（一）牵头部门每年组织全员档案管理培训，提升全员档案意识；（二）专责部门针对不同岗位开展专项培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训；（三）通过内部刊物、宣传栏等形式，普及档案管理知识，营造全员合规氛围。第二十八条信息化支撑：（一）牵头部门牵头建设工程档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用；（二）专责部门提供技术支持，确保系统安全稳定运行；（三）业务部门及下属单位利用系统开展档案管理，提升管理效率。第二十九条文化建设：（一）发布工程档案管理合规手册，明确行为规范和操作流程；（二）组织全员签订合规承诺书，强化责任意识；（三）通过典型案例宣传，增强全员档案管理意识，营造合规文化氛围。第三十条