公司董事会会议记录及决议标准模板

公司董事会会议记录及决议标准模板董事会会议记录与决议是公司治理体系中记录决策过程、固化决策结果的核心文件，其规范性直接影响决策效力及公司合规运营。以下结合《公司法》及实务经验，提供会议记录与决议的标准模板及操作指引，供企业参考使用。一、会议记录：还原决策过程的“事实档案”会议记录需客观、完整记录会议全貌，为决议效力提供事实支撑。核心要素需覆盖以下维度：（一）会议基本信息：明确“谁、何时、何地”开会时间：精确记录会议起止时间（如“2024年6月15日14:30-17:00”），线上会议需标注“腾讯会议（会议号XXX）”等形式；地点：线下会议注明具体会议室（如“公司三楼第一会议室”），线上会议标注平台及会议室名称；主持人：列示姓名及职务（如“董事长张明”），若董事长因故委托他人主持，需注明“受董事长张明委托，董事李华主持会议”；记录人：标注姓名及岗位（如“董事会秘书王芳”）；出席人员：按“董事姓名（委托出席：代理人姓名+授权范围）”格式列示，如“董事张明、李华、王芳（委托出席：董事赵阳委托李华出席，授权范围：审议XX事项并表决）”；列席人员：明确身份（如“监事刘伟、财务总监陈静、法律顾问周强”），说明列席原因（如“监事依法列席监督”“法律顾问提供专业意见”）。（二）会议议程及内容：聚焦“讨论了什么、怎么讨论的”每个议题需单独成段，清晰呈现汇报人、讨论要点、分歧与共识：汇报人：注明职务及汇报内容（如“总经理李华汇报《2024年度经营计划》”）；讨论要点：客观记录董事发言的核心观点（避免主观评价），对分歧点需详细说明，如“董事张明认为应加大研发投入，董事王芳提出需优先保障现金流，经讨论，达成共识：研发投入占比提升至X%，同时优化应收账款管理”；表决情况：说明投票方式（口头/书面/电子投票）、结果（赞成/反对/弃权人数），反对或弃权需注明理由（如“董事赵阳弃权，理由：对市场风险评估不足，需进一步论证”）。（三）其他事项：覆盖“临时动议、后续安排”临时动议：记录会议中临时提出的议题（如“董事李华提议审议《XX合同补充协议》”），说明讨论及表决结果；下次会议安排：明确时间、地点（或“待定，由董事长办公会通知”）及拟审议议题（如“下次会议拟审议《2024年半年度工作报告》”）。（四）附件：会议材料的“证据链”列明会议材料清单（如“《2024年度经营计划》《XX合同草案》”），注明份数及提供人（如“行政部提供，共2份”），便于后续查阅核对。二、决议：固化决策结果的“法律效力文件”决议需以“事项为单元”，清晰呈现审议背景、表决结果、执行要求，确保内容可执行、无歧义。（一）决议标题：明确会议属性与核心事项格式为“XX公司第X届董事会第X次会议决议”，如“XX科技有限公司第三届董事会第五次会议决议”。（二）决议正文：分事项阐述决策逻辑每个决议事项需包含以下内容：1.审议背景：简要说明议题目的（如“为拓展华东市场，需审议设立子公司事项”）；2.审议情况：概括汇报及讨论要点（如“听取了总经理李华关于《设立华东子公司方案》的汇报，与会董事就注册资本、股权结构等问题进行讨论”）；3.表决结果：说明投票方式及结果（如“以5票赞成、0票反对、0票弃权的表决结果通过”），反对/弃权需注明董事姓名及理由；4.决议内容：明确决策结论（如“同意设立XX科技（上海）有限公司”）；细化执行要求（如“注册资本为XX（简要表述），股权结构为公司持股X%、团队持股X%；授权总经理李华办理工商注册、签署设立协议等相关事宜”）。（三）签署与生效：保障决议效力的“最后环节”全体董事（含委托代理人）签字，代理人需注明“（委托代理人：XXX，被委托人：XXX）”；注明决议日期（需与会议召开日期一致）；附件列明决议相关材料（如“《设立子公司方案》《公司章程草案》”），便于追溯决策依据。三、标准模板示例（一）董事会会议记录模板XX公司董事会会议记录会议基本信息时间：2024年X月X日X时-X时地点：XX会议室（或线上会议平台）主持人：XXX（职务）记录人：XXX（职务）出席人员：董事XXX、XXX、XXX（委托出席：XXX委托XXX出席，授权范围：审议XX事项）列席人员：监事XXX、高管XXX、法律顾问XXX（如有）会议议程及内容议题一：关于审议《XX年度财务预算方案》的报告汇报人：财务总监陈静讨论要点：董事张明提出需优化营销费用预算，董事李华建议增加研发投入；经讨论，达成共识：营销费用占比下调X%，研发投入占比提升至X%。表决情况：书面投票，赞成X人，反对X人（董事王芳反对，理由：研发投入增速过快），弃权X人。议题二：……（依会议实际议题补充）其他事项临时动议：无（或“董事李华提议审议《XX合同补充协议》，经讨论，决定下次会议专题审议”）下次会议安排：2024年X月X日，XX会议室，拟审议《XX事项》附件《XX年度财务预算方案》（行政部提供，共1份）……（二）董事会决议模板XX公司第X届董事会第X次会议决议根据《中华人民共和国公司法》《XX公司章程》，XX公司第X届董事会第X次会议于2024年X月X日在XX召开（或线上召开）。会议由XXX主持，应到董事X人，实到董事X人（委托出席X人，代理人：XXX），符合法定及章程规定。经审议表决，决议如下：一、关于审议《XX年度财务预算方案》的决议1.审议背景：为保障公司2024年度经营目标实现，需审议财务预算方案。2.审议情况：听取了财务总监陈静的汇报，与会董事就预算结构进行讨论。3.表决结果：以X票赞成、X票反对（董事王芳反对，理由：研发投入增速过快）、X票弃权的表决结果通过。4.决议内容：批准《XX年度财务预算方案》，其中营销费用占比下调X%，研发投入占比提升至X%；授权财务总监陈静根据决议调整预算执行细则，报董事长审批后实施。二、关于……的决议（依会议实际议题补充）全体董事签字：XXX（董事）XXX（董事）XXX（董事）（委托代理人签字：XXX，被委托人：XXX）日期：2024年X月X日附件《XX年度财务预算方案》（共1份）……四、实务注意事项1.合规性优先：会议召开程序（通知时间、出席人数）需符合《公司法》及公司章程，表决方式需与章程约定一致（如“特别决议需全体董事三分之二以上赞成”）；2.表述精准性：决议内容需明确、可量化（如“批准投资XX（简要表述）用于XX项目”），避免模糊表述（如“适当增加投入”）；3.保密性管理：涉及商业秘密的记录/决议需标注“机密”，查阅权限仅限董事会成员、监事及授权人员；4.存档要求：会议记录与决议需同步形成纸质版（董事签字）及电子档，由董