企业公共财产使用与维护管理规范

企业公共财产使用与维护管理规范企业公共财产是支撑日常运营、保障业务开展的重要资源，规范其使用与维护行为，既能延长资产使用寿命，又能降低运营成本、防范资产流失风险。结合企业实际运营场景，制定本管理规范，以实现公共财产的高效管理与合规使用。一、管理原则与职责分工（一）管理原则公共财产管理遵循“谁使用、谁负责”核心原则，兼顾“合理高效、安全有序、节约集约”要求：使用人需对领用财产的日常使用、维护负责；部门需统筹本区域财产的合规使用与资源调配；管理部门需建立全流程管控机制，确保资产账实相符、效能最大化。（二）职责分工行政部（或资产管理部）：作为统筹管理部门，负责建立财产台账、制定维护计划、组织定期盘点、审核资产处置（转移、报废等）；对接专业维修机构，统筹维修资源与费用管理。各部门：指定专人担任“财产管理员”，负责本部门财产的领用登记、使用监督、故障上报及闲置资产反馈；部门负责人对本部门财产管理的合规性、完整性负领导责任。员工个人：对领用的财产（如电脑、办公椅等）负有直接使用与维护责任，需遵守使用规范，及时反馈异常情况。二、财产分类与登记管理（一）财产分类公共财产按使用属性与价值划分为三类：1.固定资产：使用年限超1年、价值较高的资产，如办公设备（电脑、打印机、服务器）、办公家具（桌椅、文件柜）、运输工具（车辆）、公共设施（电梯、中央空调、消防系统）等。2.低值易耗品：单价较低、易损耗的资产，如文具（笔、笔记本）、清洁用品（拖把、垃圾袋）、小型工具（螺丝刀、插线板）等。3.无形资产：依附于硬件或独立存在的非实物资产，如正版软件、企业专利、数据资产等（注：无形资产的使用与维护需结合《知识产权管理办法》执行）。（二）登记流程1.入库登记：采购的公共财产经质检、验收后，由行政部录入《财产台账》，记录名称、规格、购置时间、原值、供应商、保修期限等信息，生成唯一“资产编号”（贴于资产显著位置）。2.领用登记：员工或部门领用财产时，需填写《领用单》，明确使用人、使用部门、预计使用周期；行政部更新台账，注明“领用状态”与责任人。3.转移/报废登记：财产需跨部门转移时，由转出部门发起《资产转移单》，经双方部门负责人及行政部审批后，更新台账信息；财产达到报废条件（如无法维修、超使用年限）时，由使用部门提交《报废申请》，附故障说明、维修记录，经技术鉴定、行政部审核、总经理审批后，办理报废核销，台账标注“报废”并留存处置记录。三、使用规范与行为要求（一）固定资产使用规范办公设备：使用前需熟悉操作手册，禁止私装非授权软件、超频使用硬件、外接不明设备（如来路不明的U盘）；使用后及时关闭电源（长期不用需断电），每周至少进行一次系统垃圾清理、病毒查杀，每季度备份重要数据。办公家具：保持使用区域整洁，禁止在家具表面乱涂乱画、钉挂重物；因人员调整需移动家具时，需联系行政部或专业人员，避免暴力搬运导致结构损坏。公共设施：电梯、中央空调、照明系统等需按“节能+安全”原则使用：夏季空调温度不低于26℃，无人办公区及时关灯；消防设备（灭火器、消火栓）、应急通道严禁占用、遮挡，每月由保安部联合行政部检查完好性。（二）低值易耗品使用规范实行“按需申领、以旧换新（或核销）”制度：员工领用文具、耗材等需经部门财产管理员审核，禁止超额领用（如一次性领用半年用量的笔）；领用后需妥善使用，避免浪费（如纸张双面打印、墨盒用尽后提交回收）；损坏或耗尽的低值易耗品需交回行政部登记核销，方可申领新物品。（三）特殊场景使用要求外出使用：因工作需要携带公共财产（如笔记本电脑、相机）外出时，需填写《外出使用申请表》，注明使用事由、预计归还时间，经部门负责人审批后，由行政部备案；外出期间需妥善保管，避免遗失或损坏。借用管理：部门间借用财产（如投影仪、会议设备）时，需签订《借用协议》，明确借用期限、维护责任、损坏赔偿条款；归还时由双方共同检查设备状态，确认无误后注销借用记录。四、维护管理与故障处置（一）日常维护责任使用人：承担财产的日常清洁、基础检查责任。如：办公设备表面除尘（每月至少1次）、办公家具防潮防晒（雨季关窗、避免阳光直射）、公共设施外观检查（如电梯按钮是否灵敏、照明是否损坏）。部门管理员：每周抽查本部门财产使用状态，督促员工规范操作；对闲置财产（如长期不用的电脑）进行防尘处理、定期通电检测，避免元件老化。（二）定期维护计划行政部联合专业技术团队，制定年度维护计划：办公设备（电脑、打印机）：每季度进行一次系统检测、硬件清灰；大型设备（服务器、电梯、中央空调）：每半年开展一次专业维护（如服务器数据备份、电梯钢丝绳润滑、空调管道清洗）；消防系统、应急电源：每年组织一次全系统检测，确保应急状态下正常启动。（三）故障处置流程1.报修响应：员工发现财产故障（如电脑蓝屏、打印机卡纸、灯具不亮），需立即停止违规操作（如强制重启设备），通过企业OA系统提交《报修单》（注明故障现象、发生时间、财产编号），或联系部门管理员现场登记；紧急故障（如漏水、电路短路）需立即上报行政部与安全管理部，同步采取止损措施（如关闭电源、清理积水）。2.维修处理：行政部收到报修后，24小时内（紧急故障4小时内）安排维修人员到场；维修人员需记录故障原因、处理措施、更换耗材（如硬盘、墨盒）等信息，填写《维修记录单》，由使用人签字确认后存档。3.费用管理：日常维护费用（如耗材更换、常规检测）纳入部门预算，由行政部统一列支；因人为损坏产生的维修费用，或超预算的大型维修项目，需经分管领导审批后执行，费用由责任部门或个人承担（从绩效奖金或工资中扣除）。五、监督与责任追究（一）监督机制定期盘点：行政部每季度组织“小盘点”，重点核查高价值设备、移动财产的去向；每年开展一次“全面清查”，联合财务部对所有公共财产进行账实核对，形成《财产盘点报告》，分析盘盈盘亏原因（如是否因领用未登记、报废未核销导致），落实整改责任。抽查监督：通过监控调取（如公共区域设备使用）、现场检查（如办公区家具状态）等方式，不定期抽查财产使用行为；对违规现象（如私拆设备、浪费耗材）在企业内部公示通报，督促整改。（二）责任追究个人责任：因违规操作（如私装软件导致系统崩溃、暴力搬运损坏家具）造成财产损坏、丢失的，需照价赔偿或承担维修费用；故意损毁公共财产（如涂鸦、破坏消防设施）的，视情节轻重给予警告、记过、扣发绩效