企业内部OA系统使用操作手册

企业内部OA系统使用操作手册一、系统概述企业内部OA（OfficeAutomation）系统是整合办公流程、信息传递、文档管理等功能的数字化办公平台，旨在提升团队协作效率、规范业务流程、实现信息共享。通过本系统，员工可在线完成流程审批、文档协作、日程管理、信息查询等工作，推动企业办公向智能化、无纸化方向发展。二、系统登录1.登录入口2.账号与密码账号：使用企业分配的工号（或员工编号）作为登录账号。密码：首次登录密码为企业统一配置的初始密码（首次登录后请务必修改密码，保障账号安全）。3.首次登录设置首次登录后，系统会提示完善个人信息（如姓名、部门、岗位等），并强制要求修改初始密码。密码设置需包含字母、数字及特殊字符（如`@`、`#`等），长度不低于8位，避免使用简单序列（如`____`、`abcdef`）。三、核心功能模块操作指南（一）流程审批流程审批是OA系统的核心功能，涵盖请假、报销、采购、合同审批等各类业务流程。1.发起流程点击左侧导航栏【流程中心】→【发起流程】，选择需发起的流程类型（如“请假申请”“费用报销”）。按表单要求填写信息（如请假类型、天数、报销金额、附件等），带`*`为必填项。上传相关附件（如请假证明、发票照片），点击【提交】，流程将自动流转至直属上级审批。2.审批流程当有待办审批时，系统会通过站内信、邮件或短信（需提前开启提醒）推送通知。点击【待办事项】→【待我审批】，查看流程详情，可选择【同意】【驳回】【转办】：同意：流程自动流转至下一节点（如需多级审批，将推送至下一位审批人）。驳回：需填写驳回原因（如“报销金额与发票不符”），流程退回发起人修改。转办：将审批权限临时转交他人（需填写转办对象及原因）。3.流程跟踪点击【流程中心】→【我的流程】，可查看本人发起或参与的所有流程状态（如“审批中”“已完成”“已驳回”）。点击流程标题，可查看审批进度、各节点意见及附件信息。（二）信息发布信息发布模块用于企业通知、公告、新闻的发布与查阅，确保信息传递及时、透明。1.发布通知（仅管理员/权限用户）点击左侧导航栏【信息中心】→【发布通知】，填写标题、内容（支持富文本编辑，可插入图片、表格）。选择接收范围（如“全体员工”“特定部门”“指定人员”），设置生效时间、过期时间，点击【发布】。2.查阅通知普通员工点击【信息中心】→【通知公告】，可按时间、部门、类型筛选通知，点击标题查看详情。重要通知会在系统首页“滚动公告”栏展示，也可通过手机端OA同步接收（需安装企业移动办公APP）。（三）文档管理文档管理实现企业文件的集中存储、分类管理与权限控制，支持多人协作编辑。1.上传与分类点击【文档中心】→【我的文档】，新建文件夹（如“部门资料”“项目文档”），支持按部门、项目、类型分类。点击【上传文件】，选择本地文件（支持Word、Excel、PDF等格式），可批量上传，上传后自动生成文件预览。2.权限设置3.在线协作与版本管理对支持在线编辑的文件（如Word、Excel），点击【在线编辑】，多人可同时编辑，系统自动保存版本（点击【版本管理】可查看历史版本并回滚）。（四）日程管理日程管理帮助员工规划工作安排，支持个人日程、团队日程共享，避免任务冲突。1.新建日程点击【日程管理】→【新建日程】，填写标题、时间（开始/结束时间）、地点、参与人、提醒方式（系统提醒、邮件提醒）。选择日程类型（如“会议”“出差”“项目节点”），设置重复周期（如“每周一”“每月1日”）。2.查看与共享点击【日程管理】→【我的日程】，可按日/周/月视图查看日程，支持拖拽调整时间。点击【团队日程】，可查看部门或项目组的共享日程（需提前设置共享权限）。（五）通讯录通讯录整合企业组织架构与员工信息，支持快速查询、沟通协作。1.组织架构查看点击【通讯录】→【组织架构】，可按部门层级展开，查看各部门人员名单及岗位。2.人员信息查询在搜索栏输入姓名、工号或关键词，可快速定位员工，查看其联系方式（电话、邮箱）、岗位、部门等信息。点击员工姓名，可发起即时通讯（需集成企业微信/钉钉）、邮件或电话联系。（六）系统设置系统设置用于个性化配置账号信息、消息提醒、安全设置等。1.个人信息修改点击右上角【头像】→【个人信息】，可修改姓名、头像、联系电话、邮箱等信息，点击【保存】生效。2.密码修改点击【头像】→【修改密码】，输入原密码、新密码（需符合复杂度要求），确认后点击【提交】。3.消息提醒设置点击【头像】→【消息设置】，可自定义站内信、邮件、短信的提醒规则（如“仅重要流程提醒”“所有通知均提醒”）。四、常见问题及解决办法1.登录失败检查账号/密码是否正确（注意区分大小写），若忘记密码，点击登录界面【忘记密码】，通过绑定的邮箱/手机重置。确认网络连接正常，或尝试更换浏览器（推荐Chrome、Edge）。2.流程提交后无法流转检查表单必填项是否填写完整（带`*`项），附件是否上传成功。联系系统管理员，确认流程节点设置是否正确（如审批人离职未更新）。若文件损坏，尝试重新上传或联系技术支持恢复备份。4.手机端无法登录检查账号在移动端的登录权限（联系管理员开通）。五、注意事项1.账号安全：请勿向他人泄露账号密码，定期修改密码；公共设备登录后请及时退出系统。2.流程规范：发起流程时确保信息真实、附件合规，审批人需在24小时内处理待办事项（紧急流程需即时处理）。3.数据备份：重要文档请在本地留存备份，避免因系统维护导致数据丢失（系统自动备