行政单位档案管理制度汇编

行政单位档案管理制度汇编一、总则（一）制定目的与依据为规范行政单位档案管理工作，保障档案的完整、安全与有效利用，更好服务单位履职与历史传承，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《党政机关公文处理工作条例》等法律法规及政策要求，结合本单位实际工作情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本行政单位及所属派出机构、下属事业单位的档案管理工作。单位临时机构、专项工作形成的档案，参照本制度执行。（三）档案定义与范畴本制度所指档案，是单位在行政管理、业务开展、公共服务等活动中直接形成的，对国家、社会和单位具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。包括但不限于：文书档案：各类公文、会议材料、工作计划与总结、请示批复、合同协议、统计报表等；业务档案：行政审批、执法检查、公共服务、项目管理等业务活动中形成的材料；科技档案：基建工程、设备购置与维护、科研项目等形成的图纸、说明书、验收报告等；声像档案：照片、录音、录像、视频等记录单位活动与成果的载体；电子档案：通过计算机等电子设备形成、传输、存储的文件，含电子邮件、数据库、网页信息、电子证照等；实物档案：奖杯、奖牌、证书、印章等实物及对应的文字说明、照片。（四）管理原则档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”原则，实行“谁形成、谁负责，全过程管控、规范化管理”的工作机制，确保档案真实、完整、可用、安全。二、管理职责（一）单位领导职责单位主要负责人统筹档案管理工作，审定档案工作规划、制度与重大事项；分管领导具体指导，协调解决人员配备、经费保障、设施建设等问题；各业务分管领导督促分管部门做好档案形成与移交工作。（二）档案管理部门职责办公室（或档案管理科室）为档案管理责任部门，履行以下职责：制定档案工作规划、制度与业务规范，指导、监督各部门档案工作；集中保管单位各类档案，建立健全档案保管、利用、鉴定等工作流程；组织档案收集、整理、鉴定、销毁、信息化建设等工作，开展档案统计与分析；配合上级档案主管部门检查，参与档案业务培训与交流；协调处理档案利用、保密、权属等问题，提供档案信息服务。（三）业务部门职责各业务科室（含下属机构）承担以下责任：落实档案管理制度，指定专人负责本部门档案工作（兼职档案员）；在业务活动中规范形成、积累档案材料，确保内容真实、格式规范；按要求整理档案，按时向档案管理部门移交，配合开展档案鉴定与利用；参与档案信息化建设，做好电子文件的形成、备份与移交工作；对本部门档案的完整性、准确性负责，协助处理档案相关问题。（四）档案工作人员职责档案管理员（含兼职人员）应：具备档案管理专业知识或技能，熟悉单位业务与档案法规；严格执行档案制度，做好收集、整理、保管、利用等日常工作；维护档案安全，定期检查库房与档案状况，防范损毁、丢失、泄密风险；开展档案检索工具编制、利用登记、统计分析等工作，提升服务效率；参加业务培训，持续提升专业能力，保守档案涉密信息。三、档案分类与整理（一）分类规则档案分类以“来源清晰、类别明确、便于管理与利用”为原则，结合单位职能与档案特点，采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”的复合分类法，具体如下：文书档案：按年度划分，同一年度内按形成部门（或业务类型）分类，再按永久、30年、10年保管期限区分；业务档案：按业务类型（如行政审批、执法检查）或项目划分，同类型下按年度、保管期限分类；科技档案：按项目（基建、设备、科研）划分，同项目下按阶段（设计、施工、验收）或文件类型（图纸、报告）分类；声像档案：按载体类型（照片、视频、录音）划分，同载体下按内容主题、形成时间分类；电子档案：按文件格式（文本、图像、视频）或来源（办公系统、业务系统、外部接收）分类，关联对应纸质档案或实体档案。（二）整理流程1.组卷（或组件）：将同一类别、年度、保管期限的档案材料按形成规律或逻辑关系组合成卷（或件），确保文件之间有机联系。文书档案以“件”为单位整理（2000年后逐步推行以件归档），科技档案、业务档案可保留“卷”式整理。2.编号与编目：以件为单位的档案：编制件号、页号（或字节数），填写《文件目录》，注明文号、标题、日期、责任者、保管期限等；以卷为单位的档案：编制卷号，卷内文件编页号，填写《卷内文件目录》《卷内备考表》，拟写案卷标题（准确反映卷内内容）。3.装订与装盒：纸质档案采用线装、胶装或无酸纸装订，避免损坏文件；装入档案盒（或卷皮），填写盒（卷）脊标签，注明类别、年度、保管期限、起止件（卷）号等。4.数字化加工：对重要纸质档案进行扫描、OCR识别，形成电子档案，确保图像清晰、文字可检索，与纸质档案一一对应。四、档案收集与归档（一）收集范围各部门在工作中形成的以下材料均需收集归档：正式文件：公文、会议纪要、请示批复、通知公告等；业务材料：行政审批表单、执法笔录、服务记录、项目申报与验收材料、统计报表等；调研与决策材料：调研报告、论证报告、专家意见、会议记录（含录音录像）、决策会议材料等；声像与电子材料：活动照片、视频、录音，电子公文、邮件、数据库备份、网页截图（含政务新媒体内容）等；实物与荣誉材料：奖杯、奖牌、证书、印章的实物及文字说明、照片，单位获得的荣誉文件、媒体报道等；其他材料：合同协议、合作备忘录、外事材料、干部人事档案（按干部管理权限移交）、会计档案（按《会计档案管理办法》管理）等。（二）归档时间文书档案：次年3月底前，完成上一年度文书档案的整理与移交；业务档案：项目或业务活动结束后1个月内（如行政审批项目办结后、执法检查结案后），移交相关档案；科技档案：基建工程竣工验收后3个月内、设备完成安装调试后1个月内，移交科技档案；声像档案：活动结束后1周内，移交照片、视频等，同步整理文字说明（含时间、地点、人物、事由）；电子档案：实时归档（如办公系统生成的文件）或定期归档（每月/季度整理业务系统电子文件），确保与纸质档案同步移交。（三）归档要求1.完整性：归档材料应齐全，涵盖业务活动全过程，无重要文件缺失；草稿、修改稿与定稿一并归档（重要文件需保留修改痕迹）。2.准确性：文件内容真实、数据准确，签字、盖章、日期等要素完整；电子文件元数据（创建者、时间、格式、权限等）齐全，确保可追溯。3.规范性：纸质文件使用A4纸（特殊尺寸需折叠或装订），字迹清晰（禁用铅笔、圆珠笔书写），破损文件需修复；电子文件格式符合标准（如PDF、JPG、MP4、XML等），无病毒、无冗余数据。4.一致性：纸质档案与电子档案内容、编号一致，形成“双套制”保管；涉密档案单独标注，按保密规定管理。（四）归档流程1.部门整理：业务部门兼职档案员按分类规则整理档案，填写《档案移交清单》（含文件题名、文号、日期、页数、保管期限、备注等），经部门负责人审核签字。2.移交与验收：档案管理部门接收档案时，与移交清单核对，检查档案完整性、规范性，双方签字确认，移交清单一式两份，各存一份。3.补充与完善：档案管理部门发现问题（如材料缺失、格式错误），及时反馈移交部门补充完善，确保归档质量。五、档案保管与利用（一）保管要求1.库房条件：档案库房应独立设置，具备防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘功能，配备消防器材（灭火器、烟雾报警器）、防盗门窗、遮光窗帘、防虫药（樟脑丸等）、除湿机、空调等设备，定期检查维护。2.温湿度控制：库房温度保持14-24℃，相对湿度45-60%；档案装具（档案盒、密集架）采用无酸、防锈材料，避免档案受潮、霉变、褪色。3.存放管理：档案按分类体系有序存放，密集架（或档案柜）编制索引，便于查找；电子档案存储于专用服务器或存储设备，定期检测存储介质（硬盘、光盘等）的可靠性。4.安全防护：建立库房出入登记制度，非档案人员未经批准不得进入；定期开展安全检查（每月至少1次），记录温湿度、设备运行、档案状况，发现问题及时处理。（二）保管期限档案保管期限分为永久、定期（30年、10年），具体划分按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及单位《档案保管期限表》执行：永久保管：涉及单位历史、重大决策、重要人事、社会影响深远的档案（如机构沿革、年度工作报告、干部任免文件、荣誉证书等）；30年保管：重要业务活动、合同协议、审计报告、行政处罚案卷等；10年保管：一般性公文、会议记录、统计报表、日常工作材料等。（三）档案利用1.利用制度：建立《档案利用制度》，明确利用范围、方式、审批流程，区分内部利用与外部利用（含社会公众、其他单位）。2.内部利用：借阅：单位人员因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》，注明用途、期限（一般不超过15天，可续借），经部门负责人批准；复制：需复制档案（含电子档案），填写申请，经档案管理部门审核，重要档案需分管领导批准；查阅：在档案阅览室查阅档案，由档案员协助，不得擅自涂改、标记、抽取档案。3.外部利用：政府部门、司法机关等因公查阅，需出具介绍信、工作证，经单位领导批准；社会公众利用开放档案（按规定向社会开放的档案），凭有效身份证件，在档案阅览室查阅，如需复制，按规定办理；涉密档案、未开放档案一律不予外借，查阅需严格审批，仅限在指定场所。4.利用登记：档案员对每次利用进行登记，记录利用人、时间、内容、方式、归还情况，定期统计利用效果（如服务决策、解决纠纷的案例）。5.档案保护：利用过程中，档案员需提醒利用者爱护档案，不得折叠、污损、标注；归还时检查档案完整性，发现问题及时处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、保密部门人员组成（如办公室主任、档案员、业务科室负责人、保密员），每5年开展一次档案鉴定工作，对超过保管期限的档案进行审查。（二）鉴定流程1.初审：档案管理部门对照《档案保管期限表》，筛选出到期档案，编制《到期档案目录》，提交鉴定小组；2.审查：鉴定小组逐卷（件）审查档案内容，结合现实利用价值，提出“继续保存”“销毁”或“延长保管期限”的意见；3.审批：鉴定意见报单位领导审批，重要档案需经党组（党委）会议研究决定。（三）销毁管理1.销毁清单：对批准销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案题名、文号、日期、页数、保管期限、鉴定意见等，经单位领导签字批准；2.销毁执行：销毁工作由2名以上专人负责监销，选择安全可靠的方式（如送指定销毁机构、碎纸机销毁），确保档案无法恢复；电子档案销毁需删除所有存储介质中的数据，并记录销毁过程；3.销毁记录：监销人在《档案销毁清册》上签字，注明销毁时间、地点、方式，清册永久保存，销毁过程可拍照或录像存档。七、档案信息化管理（一）系统建设建设或选用符合《电子文件归档与电子档案管理规范》的档案管理系统，实现档案收集、整理、保管、利用、统计的全流程数字化管理，与单位OA系统、业务系统对接，实现电子文件自动归档。（二）数字化加工1.纸质档案数字化：对存量纸质档案（尤其是永久、30年保管的重要档案）进行扫描、OCR识别、著录，建立数字档案库，确保图像清晰（分辨率≥300dpi）、文字可检索；2.电子档案管理：电子文件形成时，同步设置元数据（创建者、时间、格式、权限等），按类别、年度、保管期限归档，采用“双套制”（纸质+电子）保管，重要电子档案定期备份（至少一式三份，异地保存一份）。（三）安全保障2.数据安全：电子档案采用加密存储（如SSL加密传输、AES加密存储），定期检测存储介质，防范病毒、黑客攻击；建立数据备份制度，每月备份至离线存储设备，每年异地备份；3.系统运维：定期更新系统补丁，开展安全演练（如数据恢复演练），确保系统稳定运行，档案信息不丢失、不泄露。（四）数字档案利用八、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：档案管理部门每季度检查各部门档案形成、移交情况，每年开展档案工作专项检查，重点检查归档率、档案质量、库房安全、制度执行等；2.外部监督：接受上级档案主管部门、保密部门的检查指导，对发现的问题及时整改，持续提升管理水平。（二）考核内容将档案工作纳入部门绩效考核，考核指标包括：档案归档率（年度应归档文件的移交比例）；档案质量（完整性、准确性、规范性）；保管状况（库房安全、档案完好率）；利用服务（利用效率、服务满意度）；信息化建设（数字化率、系统应用效果）。（三）奖惩措施1.表彰奖励：对档案工作成绩突出的部门和个人，在年度评优、职称评定中予以倾斜，颁发荣誉证书或适当物质奖励；2.责任追究：对未按规定归档、档案损坏丢失、泄密、擅自销毁档案等行为，责令限期整改，视情节轻重对责任部门和