档案管理与交接规范制度范文

一、总则为规范档案管理与交接工作，确保档案的完整性、安全性与可追溯性，充分发挥档案在单位运营、管理及历史传承中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关行业规范，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度适用于本单位各类档案（含文书、业务、科技、声像等）的管理与交接活动，涵盖档案的形成、整理、移交、接收、保管及利用等环节。档案管理与交接工作应遵循“统一领导、分级管理、规范有序、安全保密”的原则，确保档案从形成到保管的全流程合规可控。二、管理职责（一）档案管理部门职责档案管理部门作为档案工作的专职机构，需统筹规划本单位档案管理体系，制定档案管理制度与操作规范；指导各部门开展档案的收集、整理、立卷工作；负责档案的接收、保管、鉴定、统计及利用服务；监督档案交接工作的合规性，对交接过程中发现的问题提出整改意见。（二）立卷部门职责各立卷部门（业务部门、项目组等）需指定专人负责本部门档案的日常管理，按照档案管理部门的要求，及时收集本部门形成的各类文件材料，进行初步整理、立卷并定期移交；在档案交接前，对拟移交档案的完整性、准确性进行自查，确保移交档案与实际工作记录一致。（三）交接人员职责移交方交接人员应熟悉拟移交档案的内容与状态，按要求编制档案移交清单，配合接收方完成清点、核对工作；接收方交接人员需严格审核档案的质量与完整性，对不符合要求的档案及时提出异议，确保交接工作无遗漏、无差错。三、档案分类与整理（一）档案分类档案分类应遵循“来源清晰、类别明确、便于检索”的原则，结合单位业务特点与档案类型，采用“年度—类别—项目（或部门）”或“类别—年度—项目（或部门）”的分类体系。例如：文书档案按年度结合机构或问题分类，业务档案按业务类型结合年度分类，科技档案按项目或课题分类。（二）档案整理要求1.立卷：文件材料应根据其形成规律与内在联系，按“一事一卷”或“一类一卷”的方式组卷，卷内文件需排列有序（通常按时间或重要程度排序），并编制卷内文件目录，注明文件编号、题名、日期、页数等信息。2.编号与装订：案卷需编制唯一档号，档号应包含年度、类别、案卷顺序号等要素；案卷内文件需去除金属物，采用线装或胶装方式装订，装订后需确保文件平整、无缺页。3.编目与著录：每卷档案需编制案卷封面，注明案卷题名、立卷单位、起止日期、卷内页数、档号等信息；同时，档案管理部门需建立档案总目录，对档案的基本信息进行数字化著录，便于检索利用。四、档案交接流程（一）交接前准备1.档案整理：移交方需对拟移交档案进行全面整理，确保档案内容完整、编目规范、装订牢固，对破损、褪色的档案需进行修复或复制，保证档案的可读性与耐久性。2.清单编制：移交方应按档案分类体系编制《档案移交清单》，清单需详细记录档案的档号、案卷题名、起止日期、卷内页数、载体类型（纸质、电子等）、备注（如特殊要求、关联文件等），并由移交部门负责人审核签字。3.审核确认：档案管理部门应对移交清单及拟移交档案进行初步审核，重点检查档案的完整性、分类准确性及编目规范性，对不符合要求的档案，要求移交方限期整改。（二）交接过程1.清点核对：交接双方应在指定地点（如档案库房、交接会议室）共同对拟移交档案进行逐卷（或逐件）清点，核对档案的数量、内容与移交清单是否一致，对电子档案需检查其存储介质的完好性、文件的可读取性及备份情况。2.签字确认：经清点核对无误后，交接双方需在《档案移交清单》上签字确认，移交方需移交档案实体（含纸质档案、电子档案存储介质等）及相关编目资料，接收方需出具《档案接收回执》，明确接收档案的数量、状态及交接时间。3.资料移交：移交方应同步移交与档案相关的检索工具、参考资料（如档案编研成果、利用手册等），并向接收方说明档案的形成背景、利用注意事项等特殊信息。（三）交接后处理1.档案入库：接收方应及时将移交档案按规定的保管要求存入档案库房，对电子档案需进行病毒查杀、格式转换（如需）及异地备份，确保档案的安全存储。2.信息更新：档案管理部门需更新档案管理系统中的档案信息，将移交档案的相关数据录入系统，完善档案检索条目，确保档案信息的准确性与可查性。3.问题处理：若交接过程中发现档案缺失、破损或与清单不符等问题，交接双方应立即停止交接，共同查明原因，由移交方限期补充或整改，整改完成后重新组织交接；对无法整改的问题，需形成书面说明，报单位分管领导审批后，按审批意见处理。五、档案保管要求（一）保管环境档案库房应具备良好的温湿度控制、防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘条件，温度宜控制在14℃—24℃，相对湿度宜控制在45%—60%；库房内应配备恒温恒湿设备、消防器材、防盗报警装置及空气净化设备，定期检查设备运行状态，确保档案保管环境安全稳定。（二）安全措施档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经批准不得进入；档案实体需按类别、年度有序排列，存放于专用档案柜（架）中，柜（架）需做好防尘、防鼠处理；电子档案需定期进行数据备份，备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等导致档案丢失。（三）鉴定与销毁档案管理部门应定期（每5—10年）对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作需成立由档案管理部门、业务部门及法律部门人员组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估；对确无保存价值的档案，需编制《档案销毁清册》，经单位领导审批后，按规定程序销毁（纸质档案需进行粉碎或焚烧，电子档案需彻底删除并销毁存储介质），销毁过程需有专人监督并记录。六、档案利用与保密（一）档案利用单位内部人员因工作需要利用档案时，需填写《档案利用申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续；档案原则上仅限在档案阅览室查阅，确需借出的，需经档案管理部门负责人审批，且借阅期限不得超过15个工作日，归还时需检查档案的完整性与完好性。外部单位或人员需利用档案时，需出具单位介绍信及本人有效证件，说明利用目的与范围，经单位分管领导审批后，在档案管理部门指定的场所查阅，不得复制、摘抄涉密或敏感档案内容。（二）保密要求档案管理部门需按档案的密级（绝密、机密、秘密、非密）进行分类保管，建立涉密档案台账，严格控制涉密档案的接触范围；档案利用过程中，需遵守保密规定，不得泄露档案中的敏感信息；对电子档案，需采取加密存储、权限管理等措施，防止信息泄露。七、责任追究对在档案管理与交接工作中违反本制度的行为，将视情节轻重追究相关人员的责任：对因档案整理不规范、交接手续不全导致档案丢失、损毁的，责令相关人员限期整改，并处以通报批评；对故意隐瞒档案问题、违规销