企业人事档案标准管理办法

企业人事档案标准管理办法人事档案作为记录员工职业发展轨迹、反映个人综合素质的核心载体，是企业人力资源管理的重要基础，更是维护员工合法权益的关键依据。为规范人事档案管理流程，保障档案信息真实、完整、安全，提升人力资源管理效能，结合《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规及企业实际运营需求，制定本管理办法。第一章总则1.1管理目的通过规范人事档案的收集、整理、保管、利用等环节，确保档案信息真实准确、管理流程规范有序，为企业人才选拔、绩效考核、职业发展规划等人力资源管理工作提供可靠依据，同时维护员工个人权益与企业合规管理需求。1.2适用范围本办法适用于企业及所属各单位的在职、离职、退休人员人事档案管理，涵盖员工从入职到职业生命周期结束的全流程档案资料。1.3管理原则集中统一：人事档案由企业人力资源部门集中管理，严禁个人私自保管或分散存放；真实完整：档案材料需客观反映员工个人经历、能力素质与职业表现，杜绝虚假材料；安全保密：建立严格的保密机制，防止档案信息泄露或实体损毁；便捷利用：通过数字化建设与规范流程，提升档案检索、调阅效率，服务企业管理决策。第二章档案内容与分类2.1档案核心内容人事档案以“全周期记录员工职业轨迹”为核心，主要包含以下类别（按性质分类）：履历类：员工履历表、个人简历、入职登记表等；考核鉴定类：年度绩效考核表、岗位胜任力评估、试用期/转正鉴定等；学历职称类：学历证书、学位证书、职业资格证书、专业技术职称评审材料等；奖惩类：荣誉证书、表彰文件、违规处分决定、劳动仲裁记录等；党团类：入党（团）志愿书、组织关系材料、民主评议结果、政治历史审查材料等；工资福利类：工资变动审批表、社保公积金缴纳证明、福利政策相关材料等；其他类：劳动合同、离职证明、培训记录、健康体检报告、竞业协议等。2.2分类管理要求档案材料需按“类别-时间-重要性”逻辑排序，同一类材料按形成时间倒序排列（最新材料在前）；涉及员工身份、学历、奖惩等核心材料，需单独标注“关键档案”，优先审核与保管。第三章档案管理流程3.1材料收集3.1.1收集责任人力资源部门为档案收集主责部门，需主动对接各业务部门（如行政部、财务部、工会等），定期汇总员工相关材料；员工个人需配合提供入职、离职、学历变更、职称晋升等关键材料，提交前需签署《材料真实性承诺书》。3.1.2收集标准及时性：材料形成后15个工作日内完成收集（如年度考核表、奖惩文件等）；完整性：材料需包含正文、附件、审批签字等必要要素，杜绝“缺页、漏章”；合规性：复印件需标注“与原件一致”并加盖提供单位公章，电子材料需保留原始格式（如PDF、JPG）。3.2档案整理3.2.1纸质档案整理采用“分类-排序-编号-装订”四步流程：按第二章分类规则拆分材料，同类材料按时间倒序排列，逐页编号后装入档案袋（盒），并编制《档案目录》（含材料名称、形成时间、页码）；档案袋（盒）需标注员工姓名、工号、部门、档案类型（在职/离职），并粘贴防伪标签。3.2.2电子档案建设推进档案数字化转型，对纸质档案进行高清扫描+OCR识别，建立电子档案管理系统；电子档案需与纸质档案“一一对应”，设置“只读、编辑、审批”三级权限，定期（每季度）进行异地备份，防止数据丢失。3.3档案保管3.3.1实体保管要求档案室需满足“六防”标准（防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温），配备恒温恒湿设备、灭火器、防虫药剂、监控系统；档案柜需按“部门-工号”顺序排列，预留10%空位便于动态调整，每月检查档案实体状态（如纸张霉变、字迹褪色等）。3.3.2保管期限永久保管：员工履历表、党团材料、学历职称证书（原件）、离职证明等核心材料；长期保管（10-30年）：年度考核表、工资变动记录、培训档案等；短期保管（5年）：试用期鉴定、临时奖惩材料、体检报告（非职业病相关）等；到期档案需经人力资源部门、法务部门联合审核，确认无利用价值后，按《档案法》规定销毁（需留存销毁清单）。3.4档案利用3.4.1内部利用因招聘、调岗、晋升等工作需要，用人部门可申请查阅员工档案，需提交《档案借阅申请表》（注明用途、材料范围），经部门负责人+人力资源总监审批；原则上提供复印件（加盖“档案专用章”），确需借阅纸质档案的，需在档案室现场查阅，且不得折叠、涂改、抽取材料。3.4.2外部利用政府部门（如社保局、公证处）、新用人单位调阅档案时，需出具正式公函（注明调阅事由、材料清单），由人力资源部门专人对接，通过“机要通道”或专人送取；员工个人查询档案，需提供身份证原件+书面申请，仅限查阅本人非涉密材料，禁止修改或复制核心信息。3.5档案转递3.5.1转递条件员工因离职、调动、退休等原因需转出档案时，由人力资源部门发起转递流程，严禁个人自带档案。3.5.2转递流程1.审核档案完整性：确认无缺失、无违规借阅记录；2.填写《档案转递通知单》（注明材料份数、目录、接收单位信息）；3.通过机要交通或专人送取（需持单位介绍信）转递；4.接收单位收到档案后，需在《通知单回执》上签字盖章，15个工作日内返回企业存档。第四章安全与保密管理4.1保密制度档案管理人员需签订《保密协议》，严禁向无关人员透露档案内容，禁止在公共网络、社交媒体讨论档案信息；电子档案系统需设置“登录水印”（含用户姓名、操作时间），防止截图泄露。4.2安全防护纸质档案：每月检查档案室温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），每季度进行防虫、防霉处理；电子档案：部署防火墙、杀毒软件，设置“密码+动态令牌”双因子认证，每半年进行数据灾备演练。4.3应急管理制定《档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、虫害等突发事件的应对流程（如档案抢救、备份恢复）；每年组织1次档案安全培训，提升全员风险意识。第五章责任与监督5.1责任分工人力资源部门：统筹档案管理全流程，对档案真实性、完整性负直接责任；各业务部门：配合提供员工相关材料，对材料真实性负责；档案管理人员：具体执行收集、整理、保管、利用等操作，对档案实体安全负责。5.2监督机制每半年开展1次档案管理审计，检查内容包括：材料完整性（抽查30%档案）、借阅合规性（核对登记记录）、安全防护措施（档案室设施运行情况）；审计结果纳入部门绩效考核，对优秀案例进行表彰，对问题单位限期整改。5.3违规处理对提供虚假材料、擅自涂改档案的员工，视情节给予警告、记过、解除劳动合同等处分；对档案管理人员玩忽职守（如丢失档案、违规借阅），给予降职、调岗、辞退等处理，构成犯罪的依法追究刑事责任。第六章附则6.1