律师事务所案件管理流程规范指南

律师事务所案件管理流程规范指南为规范律师事务所（以下简称“本所”）案件管理全流程，提升法律服务质量、防控执业风险，结合《律师法》《律师执业管理办法》及行业实务经验，制定本指南。本指南适用于本所各类诉讼、非诉讼案件的受理、办理、结案及归档等全流程管理，旨在为律师团队提供清晰、可操作的实务指引。一、案件受理与初始管理（一）案件受理1.案件来源甄别接待人员需初步了解案件性质（如刑事、民商、行政等）、客户核心诉求，判断是否属于本所服务范围。对于法律援助、转介案件，需同步核查委托合法性（如法律援助需核对指派函，转介案件需确认原律所无利益冲突）。2.利益冲突审查利益冲突审查为核心前置环节，需通过本所案件管理系统检索已代理案件的当事人、对方当事人、关联主体（如股东、实际控制人），确认是否存在“同时代理原被告”“与本所已代理案件利益对立”等冲突情形。人工核查时，需查阅在办、已结案件档案，确保无潜在冲突。若存在冲突，报管委会评估后决定是否接受委托。3.客户信息登记收集客户基本信息（姓名/名称、联系方式、身份信息等），记录案件核心要素（案由、争议焦点、标的额、时效节点等），填写《案件受理登记表》。需特别核实客户陈述的真实性，避免因虚假信息导致执业风险。（二）案件登记与建档1.受理后2个工作日内，行政人员将案件信息录入本所管理系统，生成唯一案件编号（格式为“年份-业务类型-序号”，如“2024-CS-001”）。2.建立“一案一卷”档案，分为电子档案（同步上传系统）和纸质档案（初期放入受理阶段材料，如委托意向书、初步证据等）。二、案件分配与团队组建（一）分配原则专业适配：优先分配至对应专业领域律师（如知识产权案件分配给知产团队），确保律师具备案件所需的专业能力。负荷均衡：结合律师当前在办案件数量、工作强度，避免过度分配导致服务质量下降。经验匹配：重大复杂案件（如标的额超百万、涉及刑事犯罪）优先分配给资深律师或合伙人，简单案件可由青年律师办理以培养人才。（二）分配流程1.合伙人会议或管委会在受理后3个工作日内确定主办律师（或团队）。团队办案需明确主办律师、协办律师、实习律师的职责分工（如主办律师负责策略制定，协办律师负责证据整理）。2.行政人员向主办律师移交案件材料（含电子档和纸质档），并在系统中更新案件负责人信息。三、办案过程全流程管理（一）案件分析与方案制定主办律师收到案件后5个工作日内，组织团队分析案件事实、法律关系，梳理证据链，识别法律风险点。制定《案件办理方案》，明确诉讼策略（如诉讼请求设计、答辩思路）或非诉讼方案（如谈判要点、合规建议），报团队负责人或合伙人审批。如需调整方案，需重新审批并记录变更原因。（二）证据收集与管理1.证据收集合规性：指导客户提供证据线索，或自行调查取证（需注意调查权限，如证人证言需经本人同意，调取书证需符合法定程序）。严禁伪造、变造证据。2.证据清单与分类：建立《证据清单》，注明证据名称、来源、证明内容、取得时间，按“书证、物证、电子数据”等类型分类整理。电子证据需固化原始载体（如对微信聊天记录进行公证），纸质证据需复印留存，原件交客户保管或按规定提交法院。3.证据审查：使用前需审查证据的真实性、合法性、关联性，避免提交瑕疵证据（如超过举证期限、形式不符合要求的证据）。（三）法律文书管理1.法律文书（如起诉状、答辩状、代理词、合同文书等）需经主办律师起草，团队内部讨论后，报合伙人或资深律师审核。审核重点包括法律适用准确性、逻辑严谨性、表述规范性（如避免歧义表述、错别字）。2.文书定稿后，由行政人员统一用印，留存电子档和纸质档。向客户或司法机关提交文书时，需取得客户确认（如起诉状需客户签字确认诉讼请求），并留存提交凭证（如邮寄回执、送达回证）。（四）沟通与汇报机制1.客户沟通：主办律师需至少每两周向客户汇报案件进展，重大事项（如调解方案、庭前会议结果）需即时沟通，确保客户知情权。沟通内容需记录在《案件沟通日志》中，电子档同步上传系统。2.团队内部沟通：实行周例会制度，主办律师总结本周工作，安排下周计划，解决疑难问题。涉及重大决策（如是否上诉、和解金额确定），需提交合伙人会议讨论。（五）庭审与谈判管理1.庭审前准备：组织模拟庭审，梳理争议焦点，预测对方观点，准备应对策略；检查证据原件、出庭手续（如授权委托书、律师证）是否齐全。2.庭审中规范：严格遵守法庭纪律，尊重司法人员和对方当事人；庭审结束后，及时向客户反馈庭审情况，分析胜负关键点。3.谈判管理：坚持客户利益最大化原则，谈判方案需经客户同意，重大让步需报合伙人审批。谈判过程需记录，达成的和解协议需律师审核后由客户签署。四、结案与档案管理（一）结案条件诉讼案件：裁判文书生效（含一审生效、二审维持/改判、再审结案），或当事人达成和解并履行完毕。非诉讼案件：法律服务事项完成（如合同起草审查完毕、专项合规报告提交、谈判达成一致），客户确认服务结束。（二）结案报告主办律师在结案后10个工作日内，撰写《案件结案报告》，内容包括：案件基本情况（案由、当事人、争议焦点）；办理过程（策略调整、关键节点处理）；结果分析（胜诉/败诉原因、客户满意度反馈）；经验教训（可优化的环节、需规避的风险）。报告需经团队负责人审核后，提交管委会备案。（三）档案归档1.纸质档案：整理案件全流程材料（委托代理合同、授权委托书、证据材料、法律文书、庭审记录、结案报告等），按时间顺序或类别装订，标注页码，装入档案袋，移交档案室。2.电子档案：将所有材料扫描成PDF格式，按案件编号分类存储于本所服务器，确保可检索、防篡改。3.档案保管：档案室需防火、防潮、防盗，电子档案定期备份。案件档案保存期限不少于十五年，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，需按保密规定管理。五、质量监督与风险防控（一）案件质量评查1.定期评查：管委会每季度随机抽取10%的结案案件，从法律文书质量、办案流程合规性、客户满意度等方面进行评查，形成《质量评查报告》，通报全所。对优秀案例总结经验，对问题案例提出整改要求。2.专项评查：针对特定领域（如重大疑难案件、投诉案件）开展专项评查，分析风险点，完善办案指引。（二）风险预警与处置1.风险识别：主办律师在办案过程中，如发现证据瑕疵、程序违法风险、客户虚假陈述等问题，需立即向团队负责人报告，启动风险预警。2.风险处置：团队负责人组织研讨，制定补救措施（如补充证据、申请程序救济），必要时聘请专家论证。处置过程需记录，报管委会备案。（三）投诉处理机制1.客户投诉由行政部统一接收，3个工作日内转交管委会调查。调查需听取主办律师陈述、查阅案件材料、询问相关人员，15个工作日内形成调查报告。2.根据调查结果，如确属律师过错，需向客户道歉、退还部分律师费、内部追责；如属误解，需向客户解释说明，争取谅解。处理结果需反馈客户，并在内部通报。附则本指南自发布之日起施行，由本所管委会负责解释。每年根据实务反馈、行业新规进行修订