企业办公室岗位分工及职责规范说明

企业办公室岗位分工及职责规范说明办公室作为企业运营的核心枢纽，肩负统筹行政事务、协调内外关系、保障办公秩序的关键职责。为明确各岗位权责边界、提升团队协作效率、推动办公工作规范化开展，结合企业实际运营需求，现对办公室各岗位的分工及职责进行规范说明，供全体人员参照执行。一、办公室主任岗位办公室主任作为办公室的核心管理者，需统筹全局、推动工作落地，具体职责如下：统筹管理：牵头制定办公室年度、季度工作计划，结合企业战略目标分解任务，统筹安排行政事务、文书处理、后勤保障等工作，协调各岗位衔接，确保办公室整体运作高效有序；制度建设：主导办公室管理制度、工作流程的修订完善，结合企业发展需求优化管理机制（如公文处理流程、资产管理办法等），推动制度落地执行，定期检查执行情况并优化调整；内外协调：负责企业内部各部门的沟通协作，统筹跨部门工作事项推进（如项目联动、资源调配）；同时对接外部单位、合作伙伴，维护良好外部关系，保障企业对外形象与合作顺畅；督办落实：跟踪企业决策部署、重要会议决议及领导交办事项的执行情况，建立督办台账，定期反馈进展，协调解决执行堵点，确保工作落地见效；团队建设：组织办公室人员的业务培训、技能提升与职业规划指导，营造协作氛围，结合员工优势优化岗位配置，提升团队整体战斗力。二、行政专员岗位行政专员聚焦日常行政事务的执行与保障，为办公秩序提供坚实支撑：日常行政：处理办公用品采购（含供应商筛选、比价、采购执行）、发放与库存管理，统筹办公区域绿植维护、快递收发、报刊订阅等事务，确保办公环境整洁有序，员工需求及时响应；资产管理：牵头办公资产的登记、盘点与维护，建立资产台账（含资产编号、使用人、购置时间等），定期核对资产状态，协调维修或报废处置，保障资产安全与合理利用；会议组织：负责企业会议的全流程筹备（含通知、场地布置、资料准备、设备调试），记录会议内容并整理决议，跟踪决议执行，确保会议高效召开、成果落地；证照管理：管理企业各类证照、印章（经授权），按制度办理证照年检、变更及印章使用登记，建立使用台账，防范使用风险；后勤支持：配合后勤保障岗做好员工福利发放、办公设施报修统筹，协助组织企业团建、节日活动，增强员工凝聚力与归属感。三、文秘岗位文秘岗位以文书处理、信息服务为核心，为企业决策与运营提供文字及信息支撑：文书处理：负责企业公文（请示、报告、通知、函件等）的起草、审核、印发与归档，确保公文格式规范、内容准确；同时做好外来公文的收文登记、流转与督办，保障公文传递高效无误；信息调研：跟踪行业动态、政策变化，结合企业实际开展调研分析，形成专题报告（如市场趋势分析、政策影响评估）供领导决策参考；定期整理企业运营数据、工作动态，编制内部简报，为各部门提供信息支持；宣传策划：牵头企业内外部宣传工作，运营官方公众号、官网等平台，策划企业文化活动、品牌推广方案（如周年庆、产品推介），提升企业知名度与文化影响力；档案辅助：协助档案管理岗做好文书档案的收集、分类，确保文书资料及时归档，配合完成档案数字化处理的前期整理（如扫描、命名规范）；会务支持：在重要会议中承担记录、纪要撰写工作，整理会议决议并跟踪落实，为领导决策提供清晰的会议成果支撑。四、档案管理岗位档案管理岗负责企业档案的全生命周期管理，保障档案安全与利用效率：档案收集：按制度要求收集企业各类档案资料（文书、合同、财务、项目等），对接各部门做好档案移交的沟通与指导，确保档案收集完整、及时；整理归档：对收集的档案进行分类、编号、装订，建立档案索引目录，采用数字化管理手段（如档案管理系统）提升检索效率，确保档案存放规范、便于查阅；档案利用：受理内部档案借阅申请，按权限审核并办理借阅手续，提供档案查询、复印等服务，同时做好借阅登记与归还核查，保障档案安全；档案保管：负责档案库房的日常管理（控制温湿度、防火防潮、防虫防损），定期检查档案状态，对破损档案及时修复，延长档案寿命；合规管理：严格执行《档案法》等相关法规，定期开展档案清查，确保档案管理符合合规要求，配合完成审计、检查等工作的档案调阅需求。五、后勤保障岗位后勤保障岗聚焦办公环境与后勤服务，为企业运转提供基础保障：环境维护：统筹办公区域的清洁卫生管理（含保洁人员监督、卫生标准制定），定期检查办公环境安全（如消防设施、用电安全），及时排查隐患并联动整改；设施运维：负责办公设备（打印机、空调、办公桌椅等）的日常维护与报修统筹，对接维修单位跟踪进度，保障办公设施正常运转；后勤服务：管理员工食堂（如外包则监督餐饮质量、收集员工反馈），优化餐饮服务；协调员工宿舍（如有）的住宿管理，解决住宿相关问题（如水电维修、住宿分配）；物资管理：协助行政专员做好办公用品的库存管理，定期盘点，确保物资供应充足且无积压；管理企业备用钥匙、门禁卡等，按制度办理领用与归还；应急保障：制定办公区域应急预案（停电、漏水、疫情防控等），储备应急物资，在突发情况下组织应急处置，保障企业正常运转。六、岗位协作机制办公室各岗位需建立高效协作机制，确保复杂任务、突发情况得到妥善处理：重大任务协同：面对企业重大项目、活动（如年会、客户接待），由办公室主任统筹，各岗位按职责分工协作（文秘岗负责文案策划，行政专员负责物资保障，后勤保障岗负责场地布置，档案岗做好资料留存），定期召开协作会议，同步进展、解决问题；信息共享机制：建立周例会制度，各岗位汇报工作进展、问题与需求，共享关键信息（如政策变化、资产变动），避免信息孤岛；同时利用企业OA系统、微信群等工具，实现日常信息的快速传递；应急响应协作：遇突发情况（如办公区域漏水、重要文件丢失），后勤保障岗牵头启动应急预案，行政专员、文秘岗配合开展物资调配、信息通报、对外沟通等工作，确保问题快速解决。七、职责履行保障措施为确保各岗位职责有效落地，建立以下保障机制：培训机制：定期组织岗位技能培训（如公文写作技巧、档案数字化管理），邀请外部专家或内部骨干分享经验，提升专业能力；新员工入职后开展岗位专项培训，确保快速适应工作；考核监督：建立岗位绩效考核体系，结合工作完成度、协作表现、服务满意度等指标（如行政专员的物资管理准确率、文秘岗的公文差错率），每季度开展考核，结果与绩效奖金、晋升机会挂钩；同时接受各部门的监督反馈，及时改进工作；沟通机制：