固定资产管理流程及操作规范文件

一、目的与适用范围为规范公司固定资产管理，提升资产使用效率，保障资产安全完整，依据国家相关法规及公司管理制度，结合实际运营需求，制定本流程及操作规范。本规范适用于公司及下属各单位的固定资产全生命周期管理，涵盖资产的申购、验收、登记、使用、维护、调拨、处置等环节。二、固定资产定义与分类（一）定义固定资产指使用期限超过1年，单位价值符合公司规定标准，且能独立发挥作用的有形资产（如房屋、设备、办公家具等）。未达规定价值但使用期限较长的资产，可按固定资产管理。（二）分类结合资产性质与用途，分为以下类别（可根据实际调整）：房屋及建筑物：含办公用房、厂房、附属设施等；机器设备：生产、检测、实验类设备；运输设备：车辆、船舶等；办公设备：电脑、打印机、复印机等；家具用具：办公桌椅、文件柜等；其他类：符合固定资产定义的其他资产。三、管理职责分工（一）资产管理部门（如行政部/资产部）统筹固定资产全流程管理，制定/修订管理制度；组织资产申购、验收、登记、调拨、处置等环节的操作；建立并维护固定资产台账，定期盘点，确保账实相符；监督使用部门的资产使用与维护情况，协调解决管理问题。（二）使用部门提出资产申购需求，负责日常使用、维护及安全保管；配合资产管理部门开展验收、盘点、处置等工作；资产使用人变动时，及时办理交接手续；发现资产异常或需处置时，及时向资产管理部门反馈。（三）财务部门审核资产申购的预算及资金安排；依据验收单、发票等凭证进行账务处理，计提折旧；参与资产盘点，核对账账、账实一致性；监督资产处置的账务核销及收益管理。四、全生命周期管理流程（一）申购管理1.需求提出：使用部门结合业务需求，填写《固定资产申购申请表》，说明用途、规格、数量、预算及预计使用年限，经部门负责人签字确认。2.审核审批：部门内部审核：负责人确认需求合理性；资产管理部门复核：评估现有资产是否可调剂，审核技术参数合规性；财务部门审核：确认预算可用、资金安排合理；权限审批：按金额分级审批（如≤X元由部门负责人，＞X元报分管领导或总经理）。3.采购执行：审批通过后，由采购部门（或资产管理部门）按公司采购流程执行，优先选择合格供应商，签订采购合同，明确交货期、质量标准及售后服务。（二）验收管理1.到货验收：资产到货后，使用部门、资产管理部门、财务部门（必要时含技术人员）共同验收，核对实物与合同、申购单的一致性（数量、规格、质量等）。2.验收单填写：验收合格后，填写《固定资产验收单》，注明资产信息、验收结论，参与人员签字确认；验收不合格的，由采购部门协调退换货或索赔，重新组织验收。3.资料归档：验收单、发票、说明书等资料由资产管理部门与财务部门分别存档，作为入账及管理依据。（三）登记与入账1.台账登记：资产管理部门根据验收单，为每台（件）资产编制唯一编号（如“资产类别-年份-序号”），建立《固定资产台账》，记录资产名称、型号、编号、购置时间、价值、使用部门、使用人等信息，同步更新电子台账。2.账务处理：财务部门凭验收单、发票等凭证，按会计准则入账，借记“固定资产”，贷记“银行存款”等科目；次月起计提折旧，折旧方法及年限按公司规定执行。（四）使用与维护1.日常使用：使用部门制定《资产使用规范》，明确使用人职责，禁止违规使用（如私拆、改装）；使用人需妥善保管资产，离开岗位时办理交接。2.维护保养：使用部门制定年度维护计划，定期对资产进行清洁、检修（如设备类资产按操作规程保养）；资产出现故障时，使用部门及时报修，维修记录由资产管理部门存档，作为后续处置的参考。3.状态监控：资产管理部门每季度抽查资产使用状态，督促使用部门整改违规行为，确保资产性能良好。（五）调拨与转移1.部门调拨：调出部门填写《固定资产调拨申请表》，说明调拨原因、资产信息，经双方部门负责人签字后，报资产管理部门审核、分管领导审批；审批通过后，办理实物交接，更新台账（调入部门签收，调出部门核销），财务部门同步调整账务归属。2.人员转移：员工调动（含离职）时，使用人需办理资产交接，填写《资产交接单》，经原部门、新部门（或离职审批人）确认后，交资产管理部门备案，确保资产随人转移或移交至新使用人。（六）处置管理1.处置类型与条件报废：资产损坏无法修复、技术落后无使用价值、达到使用年限且无改造价值；出售：资产闲置、更新换代后仍有使用价值；捐赠：符合公司公益战略的资产处置。2.处置流程1.申请发起：使用部门填写《固定资产处置申请表》，说明处置原因、资产现状（如报废需附技术鉴定报告），部门负责人签字。2.审核鉴定：资产管理部门审核申请合理性，组织技术部门（或外部机构）对报废资产进行鉴定，出具《资产处置鉴定报告》；财务部门评估处置的税务、账务影响，提出意见。3.审批决策：按金额分级审批（如≤X元由资产管理部门，＞X元报总经理办公会），审批通过后执行处置。4.处置执行：报废：移交公司指定的报废机构，开具处置证明；出售：委托评估机构评估价值，通过公开渠道（如拍卖、招标）处置，签订处置合同；捐赠：与受赠方签订捐赠协议，办理实物移交。5.账务核销：财务部门凭处置证明、合同等，核销资产账面价值，处置收益（如出售）按规定入账。五、监督与考核（一）定期盘点资产管理部门每年组织全面盘点（可联合财务、使用部门），核对台账与实物的一致性，填写《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏情况查明原因，报分管领导审批后调整账务；对盘亏资产，追究相关人员责任（如属保管不善，按公司制度处罚）。（二）考核机制资产管理部门对各部门资产使用效率、维护情况、盘点合规性等进行考核，纳入部门绩效考核；对资产管理规范、节约成本、提出有效优化建议的部门/个人，给予表彰或奖励；对