办公室行政文书写作规范及范例汇编

办公室行政文书写作规范及范例汇编一、行政文书的分类与适用场景行政文书是机关、企事业单位传递信息、处理事务的核心工具，依据用途与行文方向可分为四大类，明确分类有助于精准匹配场景，提升沟通效率：（一）指挥类文书用于传达工作要求、部署任务或规范行为（如《通知》《决定》）。需体现权威性与指令性，确保受文方清晰知晓行动方向（如公司发布“考勤制度调整通知”，需明确规则与执行要求）。（二）报请类文书向上级机关请求指示、批准（《请示》）或汇报工作（《报告》）。《请示》需遵循“一文一事”原则，《报告》侧重客观反映情况（如向总部汇报年度业绩，需数据支撑、问题清晰）。（三）知照类文书向特定/不特定对象告知事项（如《公告》《通报》）。需保证内容清晰、范围明确（如“公司搬迁公告”需注明新地址、生效时间）。（四）商洽类文书平行/不相隶属机关间协商、询问（如《函》）。需体现平等协商的语气，内容聚焦具体事项（如两家公司商洽合作，需明确权责与收益分配）。二、行政文书通用写作规范（一）格式规范（依据《党政机关公文处理工作条例》）文书格式分版头、主体、版记三部分：版头：含份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人（上行文需标注）。主体：含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章（或签名章）、附注、附件。版记：含抄送机关、印发机关和印发日期。（二）语言规范1.准确性：用词精准，避免歧义（如“必须”体现强制性，“建议”体现协商性）。2.简洁性：删除冗余表述（如用“现予告知”替代“现在把相关情况告知给大家”）。3.得体性：根据行文对象调整语气（对上级用“请示”，对平级用“商洽”，对下级用“通知”）。4.规范性：使用规范称谓、数字、标点，避免口语化（如不用“啥”“咋”）。（三）逻辑规范结构遵循“总—分—总”或“缘由—事项—要求”逻辑，层次用序数（一、（一）、1.、（1））区分，确保条理清晰、重点突出。三、各类行政文书具体规范与范例（一）通知（使用频率最高的文书）定义与用途：传达要求、告知事项、任免人员等。写作要点：标题：“发文机关+事由+通知”（如《XX公司关于召开季度会议的通知》）。主送机关：明确执行/知晓的单位（多个单位用顿号分隔）。正文：缘由（说明背景）→事项（分条列项，含时间、地点、内容）→要求（简洁强调）。落款：发文机关、成文日期（阿拉伯数字，如2024年X月X日）。范例：XX公司关于召开2024年第二季度工作会议的通知各部门、各分公司：为总结季度成果、部署下阶段任务，经研究，决定召开季度工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议时间：2024年X月X日（周五）上午9:00二、会议地点：总部三楼会议室三、参会人员：部门负责人、分公司经理四、要求：1.提前准备本部门季度总结（含成果、问题、措施）；3.会议期间关闭手机，不得缺席。XX公司行政部2024年X月X日（二）请示（向上级请求指示/批准）定义与用途：请求上级批复某项工作/事项，需“**一事一请示**”。写作要点：标题：“发文机关+事由+请示”（如《XX部门关于购置办公设备的请示》）。主送机关：仅限一个上级机关（避免多头请示）。正文：缘由（说明背景，需充分合理）→事项（明确请求内容，如设备型号、预算）→结语（如“妥否，请批示”）。落款：加盖公章（或负责人签名）。范例：XX部门关于申请购置办公设备的请示公司领导：因业务拓展，现有设备（打印机、电脑）故障频发，影响效率。拟购置一批设备，具体如下：一、购置清单：1.打印机：XX品牌A4彩色激光打印机，2台，单价约X元；2.笔记本电脑：XX品牌轻薄本，3台，单价约X元。二、预算总计：约X元（附报价单）。以上请示，妥否，请批示。XX部门2024年X月X日（三）报告（向上级汇报工作/反映情况）定义与用途：汇报工作、反映情况、回复询问，无需上级批复。写作要点：标题：“发文机关+事由+报告”（如《XX公司2024年上半年工作情况报告》）。主送机关：可多个上级机关（如集团总部、主管部门）。正文：开头（简述背景）→主体（分点汇报成果、问题、计划，成果需数据支撑）→结尾（如“特此报告，请审阅”）。范例：XX公司2024年上半年工作情况报告集团总部：2024年上半年，我公司围绕年度目标推进工作，现将情况报告如下：一、工作成果1.业务拓展：新增客户X家，营收X元，同比增长X%；2.内部管理：优化流程X项，节约成本X元；3.团队建设：组织培训X场，员工满意度提升至X%。二、存在问题1.市场竞争加剧，部分项目利润率下降；2.新员工上手慢，需加强培训体系。三、下一步计划1.加大研发投入，推出2款新产品；2.完善“师徒制”培训机制，缩短新员工适应期。特此报告，请审阅。XX公司2024年X月X日（四）函（平行/不相隶属机关商洽）定义与用途：商洽工作、询问答复、请求批准，语气需**谦和平等**。写作要点：标题：“发文机关+事由+函”（如《XX公司关于商洽合作的函》）。主送机关：明确对方单位，语气谦和。正文：开头（说明发函目的）→主体（分条说明合作内容、权责、成果）→结尾（如“盼复”“望予以支持”）。范例：XX公司关于商洽合作事宜的函XX科技公司：我公司专注XX领域服务，贵司技术研发优势显著。为整合资源、拓展市场，现就合作函商如下：一、合作内容1.联合开发XX产品，我司负责推广，贵司负责研发；2.共享客户资源，收益按比例分配。二、合作期限：暂定为3年（2024年X月—2027年X月）。三、其他事项请于X月X日前反馈意见，我司将派团队沟通细节。盼复为盼！XX公司2024年X月X日（五）会议纪要（记录会议情况与议定事项）定义与用途：记录会议核心内容，作为会后执行依据。写作要点：标题：“会议名称+纪要”（如《XX公司2024年第一次总经理办公会纪要》）。正文：开头（说明会议时间、地点、主持人、参会人员）→主体（分点概括议题、讨论结果、议定事项）→结尾（强调“按要求落实”）。落款：一般不署发文机关，成文日期用阿拉伯数字。范例：XX公司2024年第一次总经理办公会议纪要时间：2024年X月X日上午10:00地点：二楼会议室主持人：总经理XXX参会人员：副总经理XXX、各部门负责人（列席：XXX）一、议题一：XX项目预算调整会议听取财务部汇报后，议定：1.财务部牵头，联合项目组，于X月X日前完成预算调整方案（优化设备、差旅预算）；2.方案经二次审议后执行。二、议题二：员工培训计划行政部汇报后，会议要求：1.增加数字化转型培训，每季度邀请外部专家授课1次；2.培训效果纳入绩效考核，人力资源部跟踪评估。请各部门按要求落实。（纪要整理：行政部XXX）2024年X月X日四、行政文书的审核与归档要求（一）审核要点1.内容审核：事实准确、依据充分、合法合规，无涉密信息泄露。2.格式审核：版头、主体、版记要素齐全，排版规范（页码、行距、字体）。3.语言审核：无错别字、语病，术语规范，逻辑清晰。（二）归档规范1.保管期限：按重要性分为永久、30年、10年（如请示、报告永久保