2026年跨境电商公司劳动合同与聘用协议管理办法

2026年跨境电商公司劳动合同与聘用协议管理办法第一章总则第一条为规范公司劳动合同与聘用协议的管理，明确双方权利与义务，保障公司与员工的合法权益，强化用工合规性，降低劳动争议风险，结合跨境电商业务特性及公司经营管理实际，依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，制定本办法。第二条本办法所称劳动合同，是指公司与建立劳动关系的正式员工、试用期员工签订的书面劳动契约；聘用协议，是指公司与从事专业技术、项目制工作或短期服务的人员签订的书面聘用契约，适用于不构成劳动关系的用工场景。第三条本办法适用于公司所有劳动合同与聘用协议的起草、签订、履行、变更、解除、终止及档案管理等全流程工作，覆盖人力资源部、各业务部门、财务部等相关部门及全体签约人员。第四条劳动合同与聘用协议管理坚持“合法合规、平等自愿、协商一致、权责清晰”的原则，确保合同/协议内容合法、条款明确、程序规范，兼顾公司经营发展需求与员工合法权益保障。第五条公司人力资源部为劳动合同与聘用协议管理的归口部门，负责统筹合同/协议的标准模板制定、起草审核、签订履行监督、档案管理及争议协调处理；各业务部门负责提出用工需求、配合人员资质核查及合同/协议履行过程中的日常管理；财务部负责按合同/协议约定落实薪酬福利支付事宜。第二章职责分工第六条人力资源部职责：（一）牵头制定、修订劳动合同与聘用协议标准模板，确保模板内容符合最新法律法规及公司管理要求；（二）负责审核劳动合同与聘用协议的具体条款，核查签约人员资质信息，确保合同/协议的合法性与规范性；（三）组织开展劳动合同与聘用协议的签订、续签、变更、解除、终止等手续办理工作；（四）建立健全劳动合同与聘用协议管理台账，实时更新签约人员信息、合同/协议期限、履行情况等内容；（五）监督合同/协议履行情况，及时协调处理履行过程中出现的问题，协助解决劳动争议；（六）负责劳动合同与聘用协议相关档案的整理、归档、保管及借阅管理。第七条各业务部门职责：（一）根据业务发展需求提出用工申请，明确岗位要求、用工类型、工作期限及核心工作任务；（二）配合人力资源部开展拟签约人员的面试筛选、资质核查及岗位匹配度确认工作；（三）在合同/协议履行期间，负责安排签约人员的具体工作任务，做好日常工作指导与绩效跟踪；（四）及时向人力资源部反馈合同/协议履行过程中出现的问题，如员工工作异动、岗位调整、违规违约等情况。第八条财务部职责：（一）依据劳动合同与聘用协议约定，准确核算并及时支付员工薪酬、福利、劳务报酬等相关费用；（二）配合人力资源部做好合同/协议履行过程中的费用核查工作，确保费用支付合规性；（三）妥善保管与薪酬支付相关的合同/协议副本及凭证资料。第三章劳动合同管理第九条劳动合同签订：（一）员工入职后1个工作日内，人力资源部向员工出示劳动合同标准模板，明确合同条款内容；员工无异议的，双方应在入职之日起1个月内完成劳动合同签订；（二）劳动合同应具备以下核心条款：用人单位信息、劳动者信息、劳动合同期限、工作内容与工作地点、工作时间与休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护与劳动条件、劳动纪律、劳动合同终止条件、违约责任等；（三）试用期约定需符合法律法规要求：劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不得超过1个月；劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不得超过2个月；3年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过6个月；（四）签订劳动合同前，人力资源部需核实员工身份信息、学历资质、从业经历等，确保信息真实有效；员工需提交与原单位解除/终止劳动关系的证明材料。第十条劳动合同履行与变更：（一）公司与员工应严格按照劳动合同约定履行各自义务，公司保障员工获得劳动报酬、享受社会保险和福利待遇的权利，员工需遵守公司规章制度、完成工作任务；（二）因公司业务调整、岗位优化或员工个人情况变化等原因需变更劳动合同条款的，双方应协商一致，签订《劳动合同变更协议书》，作为原劳动合同的补充文件；（三）变更后的劳动合同条款不得违反法律法规规定，变更手续应在情况发生后15个工作日内完成，变更协议与原劳动合同具有同等法律效力。第十一条劳动合同解除与终止：（一）劳动合同解除分为协商解除、员工单方解除、公司单方解除三种情形，解除条件与程序需严格遵守《中华人民共和国劳动合同法》相关规定；（二）公司单方解除劳动合同的，需事先将理由通知工会（如有），并向员工出具《劳动合同解除通知书》，明确解除原因、依据及后续事宜；（三）劳动合同期满、员工达到法定退休年龄、公司或员工主体资格消灭等情形下，劳动合同依法终止；公司拟续签劳动合同的，应在合同期满前30个工作日内与员工协商确认；不续签的，应提前30个工作日书面通知员工；（四）劳动合同解除或终止后，双方应在15个工作日内办理工作交接、档案转移、社会保险关系转移等手续，公司应按规定出具解除/终止劳动合同证明。第四章聘用协议管理第十二条聘用协议签订：（一）对于从事专业技术服务、短期项目工作或临时性岗位的人员，经业务部门申请、人力资源部审核后，签订聘用协议；（二）聘用协议应明确以下核心条款：双方基本信息、聘用期限、工作内容与服务要求、工作地点与工作时间、劳务报酬标准与支付方式、双方权利义务、协议解除/终止条件、违约责任等；（三）聘用协议期限根据工作任务需求确定，一般不超过1年；确需延长的，应在协议期满前15个工作日内协商续签；（四）签订聘用协议前，人力资源部需核实拟聘用人员的资质证书、专业能力证明及是否存在劳动关系等信息，避免用工风险。第十三条聘用协议履行与变更：（一）双方应按聘用协议约定履行义务，公司按协议支付劳务报酬，聘用人员按要求完成工作任务、遵守公司相关管理规定；（二）因工作任务调整、客观情况变化等需变更协议条款的，双方应协商一致，签订《聘用协议变更补充协议》，补充协议与原协议具有同等法律效力。第十四条聘用协议解除与终止：（一）聘用协议期满自然终止；经双方协商一致的，可提前解除协议；聘用人员存在严重违反协议约定、未按要求完成工作任务等情形的，公司可单方解除协议；（二）公司单方解除聘用协议的，应提前10个工作日书面通知聘用人员，明确解除原因及依据；（三）聘用协议解除或终止后，聘用人员应及时办理工作交接手续，公司按协议约定结清劳务报酬。第五章档案管理第十五条劳动合同与聘用协议档案包括原件、变更补充协议、解除/终止证明、签约人员资质材料、工作交接记录等相关资料；（四）人力资源部需在合同/协议签订、变更、解除/终止等手续办理完毕后10个工作日内，完成档案资料的整理归档；（五）档案资料采用电子与纸质双重归档方式，电子档案存储至公司指定加密系统，纸质档案存入专用档案柜，配备防火、防潮、防盗等防护设施；（六）档案保管期限：劳动合同档案自解除/终止之日起保存至少2年；聘用协议档案自解除/终止之日起保存至少1年；涉及劳动争议的档案，保存期限延长至争议解决后3年；（七）内部员工因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及人力资源部批准后办理借阅手续，借阅期限不得超过5个工作日；外部单位需查阅档案的，需提供有效证明文件及公司管理层审批意见，在指定人员陪同下查阅，严禁复制或带出。第六章监督管理与奖惩第十六条监督检查机制：人力资源部每季度对劳动合同与聘用协议管理工作开展监督检查，重点核查合同/协议签订的及时性、条款的合规性、履行的规范性及档案管理的完整性；检查结果纳入部门绩效考核。第十七条奖励措施：（一）各部门严格执行本办法规定，年度内劳动合同与聘用协议管理规范、无违规事项的，给予部门通报表扬及现金奖励800-1500元；（二）个人在合同/协议管理工作中表现突出，及时发现并规避重大用工风险、提出合理化建议并被采纳的，给予通报表扬及现金奖励300-800元。第十八条惩罚措施：（一）未按规定及时签订、续签劳动合同或聘用协议的，给予相关责任人警告处分，扣发绩效奖金200-500元；导致公司承担法律责任的，加重处罚；（二）擅自修改合同/协议条款、伪造档案资料的，给予相关责任人记过处分，扣发绩效奖金500-1000元；造成公司损失的，依法追究赔偿责任；（三）未按规定保管档案，导致档案丢失、损毁或泄露的，给予相关责任人警告处分，扣发绩效奖金200-500元；造成严重后果的，给予记过至调岗处分；（四）业务部门未及时反馈合同/协议履行过程中的问题，导致风险扩大或劳动争议的，给予部门负责人警告处分，扣发当月15%绩效奖金。第七章附则第十九条本办法所涉及的相关表单（如《劳动合同