2026年跨境电商公司数据合规管理制度

2026年跨境电商公司数据合规管理制度第一章总则第一条制定目的。为规范公司跨境电商业务全流程数据处理活动，明确数据合规管理的操作标准与责任边界，保障数据安全与个人信息权益，促进数据依法有序流通利用，防范数据合规风险，确保业务开展符合国内外相关法律法规及海外市场监管要求，结合公司跨境电商业务特性及数据管理实际，特制定本制度。第二条制定依据。本制度依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》《促进和规范数据跨境流动规定》及海外目标市场相关数据合规法律法规（如欧盟GDPR、美国CCPA、东南亚各国个人信息保护条例等），结合公司跨境电商运营管理体系、合规管理规范及数据处理实践经验制定。第三条适用范围。本制度适用于公司所有部门、下属分支机构及全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员及外包人员），覆盖公司在跨境电商业务中产生、收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等数据处理全流程。适用于客户数据、交易数据、运营数据、供应链数据、员工数据等各类业务相关数据，包括电子数据与纸质载体记录的数据。第四条核心原则。数据合规管理工作坚持“合法正当、最小必要、安全可控、全程管控、权责明晰”的原则，严格遵循数据处理全生命周期合规要求，在保障数据安全的前提下，促进数据价值合理释放，兼顾业务发展与风险防控。第五条术语定义。本制度所称“数据”，指任何以电子或者其他方式对信息的记录，包括个人信息和非个人信息；“个人信息”，指以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息；“数据处理”，指数据的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等活动；“数据跨境流动”，指将在境内收集和产生的数据传输至境外的行为；“匿名化”，指通过对个人信息进行处理，使得个人信息无法识别特定自然人且不能复原的过程。第二章职责分工第六条合规部职责。作为数据合规管理工作的牵头部门，负责制定和修订数据合规管理制度及操作规范；负责组织开展数据合规培训与宣贯工作，提升全员数据合规意识；负责牵头开展数据合规风险排查与合规自查，建立风险台账并跟踪整改；负责数据处理活动的合规审核，包括数据跨境流动、个人信息处理等重点环节的合规评估；负责受理数据合规相关投诉与举报，组织调查核实并提出处理建议；负责对接国内外监管机构，配合开展数据合规相关调查工作；负责数据合规相关资料的整理、归档与管理。第七条数据部职责。负责搭建公司数据管理体系，明确数据分类分级标准，对数据实施精细化管理；负责数据处理全流程的技术支撑，保障数据收集、存储、传输等环节的安全可控；负责落实数据安全保护技术措施，包括数据加密、脱敏、访问控制、异常监测、备份恢复等；负责配合合规部开展数据合规风险排查，提供数据层面的技术支持与分析报告；负责规范数据共享与使用流程，确保数据流转合规可追溯。第八条IT技术部职责。负责搭建并维护数据处理相关信息系统，保障系统稳定运行及安全防护能力；负责落实系统层面的数据安全保障措施，包括系统加密、漏洞防护、日志记录、访问权限管控等；负责处理数据处理系统运行过程中的技术故障，及时响应各部门的技术需求；负责配合数据部、合规部开展数据安全检测与风险防控，确保数据处理系统符合合规要求。第九条各业务部门职责。各业务部门负责人为本部门数据合规管理第一责任人，负责组织本部门员工学习并严格执行本制度；负责规范本部门业务环节的数据处理行为，确保数据收集、使用等活动符合合规要求；负责排查本部门分管业务的数据合规风险点，落实风险防控措施；发现数据合规问题或风险时，需及时向合规部及数据部报告并配合整改；负责本部门数据处理相关资料的初步整理与提交。第十条人力资源部职责。负责将数据合规制度纳入员工入职培训、在岗培训及晋升培训体系，组织全员签署《数据合规承诺书》；负责将数据合规工作表现纳入员工绩效考核与评优评先体系，对违反本制度的员工按规定进行纪律处分；负责配合合规部开展数据合规调查，协助调取员工相关人事及数据处理记录；负责员工个人信息的合规管理，保障员工信息权益。第十一条财务部职责。负责审核数据合规管理相关的费用支出（如数据安全技术采购、合规评估服务、培训等费用），对费用支出进行管控；负责核算数据合规管理工作的成本，提供财务数据分析支持；负责相关费用的报销审核与支付工作，确保费用支出合规可追溯。第十二条管理层职责。负责数据合规管理制度的审批与发布；负责保障数据合规管理工作所需资源（如人员、经费、技术支持等）的投入；负责监督各部门数据合规管理工作的落实情况；负责对重大数据合规风险事件的处理作出决策；负责推动公司数据合规文化建设。第三章数据全流程合规管控第十三条数据收集合规管控。各业务部门在收集数据时，需遵循“合法正当、最小必要”原则，仅收集与业务开展直接相关的数据，不得超范围收集。收集个人信息时，需以清晰、易懂的方式向个人明确告知收集目的、范围、使用方式及保存期限等信息，获取个人的单独同意；通过跨境电商平台、第三方机构等渠道获取数据的，需确认数据来源合法，签订数据获取合规协议，明确双方权利义务。严禁通过欺诈、胁迫、诱导等不正当方式收集数据，严禁收集法律法规禁止收集的个人信息。第十四条数据存储合规管控。数据部需建立标准化的数据存储体系，对不同类型、级别的数据采取差异化存储策略。个人信息及重要数据需采用加密存储方式，落实数据备份机制，至少每月开展一次全量备份，备份数据保存期限不低于业务需要及法律法规要求。数据存储期限需严格遵循“最小必要”原则，超出保存期限的数据，需按规定及时开展清理与销毁工作。严禁将个人信息及重要数据存储在未采取安全防护措施的系统或设备中，严禁未经授权将数据存储至境外服务器。第十五条数据使用与加工合规管控。数据使用需严格遵循收集时告知的目的，不得超出授权范围使用数据；因业务拓展需要变更数据使用目的的，需重新获取个人或数据提供方的同意。数据加工过程中，需采取必要的安全措施，防范数据泄露或篡改风险；对个人信息进行加工处理的，不得侵害个人合法权益。建立数据使用授权机制，实行“一场景一授权”审批模式，明确数据使用的范围、期限及责任人，数据使用过程需全程留痕，确保可追溯。严禁任何部门或个人擅自将公司数据用于非业务用途，严禁向无关第三方泄露数据。第十六条数据传输与共享合规管控。数据在公司内部传输时，需通过加密通道进行，确保传输过程安全可控；数据传输至外部合作方的，需签订数据共享合规协议，明确数据共享的范围、用途、安全责任及保密义务，对接收方的数据使用情况进行监督。共享个人信息的，需事先获取个人同意；共享重要数据的，需经合规部审核及管理层审批。严禁未经合规审核将数据传输至境外，严禁向无合法资质的第三方共享数据。第十七条数据跨境流动合规管控。数据跨境流动需严格遵循《促进和规范数据跨境流动规定》及海外目标市场相关法律法规要求。向境外提供数据前，需由合规部牵头开展合规评估，区分不同情形落实相应管控措施：属于免予申报数据出境安全评估、订立标准合同情形的，需留存相关证明材料；需申报数据出境安全评估的，需通过省级网信部门向国家网信部门申报，评估通过后方可开展跨境流动；需订立个人信息出境标准合同或通过个人信息保护认证的，需完成相关手续并留存备案材料。跨境电商业务中因订立、履行跨境购物合同等确需向境外提供个人信息的，需留存相关业务凭证，确保符合豁免情形要求。第十八条数据销毁合规管控。数据达到保存期限或不再需要使用时，各业务部门需向数据部提交数据销毁申请，经合规部审核同意后，由数据部组织开展销毁工作。数据销毁需采用不可恢复的技术手段，电子数据需彻底删除并确保无法复原，纸质载体数据需进行粉碎或焚烧处理。数据销毁过程需全程记录，形成《数据销毁清单》，明确销毁数据的名称、类型、数量、销毁方式及时间等信息，相关责任人签字确认后归档留存。第四章风险防控与应急处置第十九条数据分类分级与风险排查。数据部牵头联合各业务部门开展数据分类分级工作，将数据划分为一般数据、重要数据及核心数据，明确各级数据的管控标准。合规部每季度组织开展一次全公司数据合规风险排查，重点排查数据收集、存储、使用、跨境流动等关键环节，建立风险排查台账，明确风险点、责任部门、整改措施及整改时限。对排查发现的高风险问题，需立即启动整改程序，跟踪整改效果，形成闭环管理。第二十条数据安全技术防护。IT技术部与数据部联合搭建数据安全防护体系，落实数据加密、访问控制、异常行为监测、安全审计等技术措施。对数据处理系统定期开展安全漏洞扫描与渗透测试，及时修复安全隐患；建立数据访问权限管控机制，实行最小权限原则，严格控制数据访问范围，定期开展权限核查与清理。针对跨境数据传输环节，采用专用加密通道等技术手段，保障数据传输安全。第二十一条合规培训与宣贯。人力资源部联合合规部建立常态化数据合规培训机制，新员工入职需开展专项培训，在岗员工每年至少开展一次复训，重点培训国内外相关法律法规、本制度规定、数据安全防护要点、典型案例等内容。通过公司内部公告、邮件、会议等多种形式开展数据合规宣贯，提升全员数据合规意识与风险防范能力，营造“数据安全、合规为先”的企业文化。第二十二条应急处置机制。合规部牵头制定《数据安全事件应急处置预案》，明确应急处置流程、责任部门、响应措施及报告路径。发生数据泄露、篡改、丢失等数据安全事件时，相关部门需立即启动应急响应，采取补救措施，防止风险扩大，并在事件发生后24小时内上报合规部及管理层。合规部组织开展事件调查，分析事件原因，评估事件影响，提出处理建议；相关责任部门需按要求完成整改，完善防控措施。涉及个人信息泄露的，需按规定及时告知个人并向监管机构报告。第五章监督考核第二十三条监督检查机制。建立多层级数据合规监督检查机制，各业务部门负责人负责本部门日常监督检查；合规部每月开展一次专项监督检查，重点核查数据处理流程合规性、风险防控措施落实情况等；管理层每季度开展一次全面监督检查，核查全公司数据合规管理工作成效。对监督检查中发现的问题，下达整改通知书，明确整改要求及时限，跟踪整改落实情况，确保问题闭环解决。第二十四条考核指标设定。将数据合规管理相关指标纳入各部门及员工的绩效考核体系，核心考核指标包括：数据合规制度执行率、数据收集/使用合规率、风险排查完成率、整改完成率、数据安全事件发生率、跨境数据流动合规率等。具体考核指标及权重根据部门职责与岗位特性确定，确保考核科学合理、可衡量。第二十五条考核结果应用。考核结果与部门绩效奖金、员工薪酬晋升、评优评先直接挂钩。对数据合规管理工作成效显著、未发生数据合规风险事件的部门及个人，公司给予通报表扬及相应绩效奖励；对未按要求落实数据合规工作职责、存在数据合规风险隐患且未及时整改的部门及个人，公司给予通报批评、扣减绩效奖金等处罚；对违反本制度规定，造成数据泄露、滥用等合规风险事件的，视情节轻重对相关责任人给予警告、记过、降职、降薪直至解除劳动合同的处分；造成公司经济损失或品牌损害的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第二十六条申诉机制。员工对数据合规监督检查结论、考核结果及相关处分决定有异议的，可在收到相关通知后3个工作日内，向人力资源部提交书面申诉申请，说明申诉理由并提供相关证明材料。人力资源部需在收到申诉申请后5个工作日内，联合合规部开展重新核查，形成申诉处理意见并反馈给申诉人，申诉处理意见为最终结果。第二十七条制度培训。本制度发布后，人力资源部联合合规部组织全体员工