2026年跨境电商公司物资与商品仓储管理制度

2026年跨境电商公司物资与商品仓储管理制度第一章总则第一条为规范公司跨境电商业务相关物资与商品的仓储管理工作，保障物资与商品存储安全、账实相符，提升仓储运营效率，降低仓储环节损耗及运营风险，确保跨境电商业务顺畅开展，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国电子商务法》《中华人民共和国海关法》及跨境仓储物流相关行业规范，结合公司跨境电商业务实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称物资，是指公司开展跨境电商业务所需的各类辅助性物料，主要包括但不限于：仓储包装材料（纸箱、泡沫、胶带等）、办公耗材、物流辅助工具、设备维修备件及其他运营所需耗材；本制度所称商品，是指公司用于跨境销售的各类产成品，涵盖常温存储商品、特殊温湿度要求商品及易碎、高价值等特殊属性商品。第三条本制度适用于公司各跨境仓储中心、仓储管理部门、采购部门、运营部门、物流部门、财务部门、安全管理部门及所有涉及物资与商品采购入库、存储保管、出库配送、盘点清查等环节的部门与人员，全体相关主体均需严格遵守本制度规定。第四条物资与商品仓储管理遵循以下基本原则：（一）安全可控原则：将物资与商品安全放在首位，落实防火、防盗、防潮、防虫、防损等防护措施，防范安全事故及资产损失；（二）分类管控原则：根据物资与商品的属性、价值、存储要求等实施差异化分类管理，提升管理精准度；（三）账实相符原则：建立健全仓储台账管理体系，确保物资与商品的入库、出库、存储等环节记录完整、准确，实现账、卡、物三相符；（四）高效便捷原则：优化仓储布局及作业流程，提升入库、出库、盘点等环节的运营效率，保障业务流转顺畅；（五）合规适配原则：严格遵守中国及商品存储、销售目的地国家/地区的相关法律法规、海关监管要求及行业规范。第二章组织机构及职责第五条公司设立物资与商品仓储管理专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为统筹协调机构。专项小组由仓储管理部门牵头，成员包括采购部门、运营部门、物流部门、财务部门、安全管理部门、法务部门及各跨境仓储中心负责人。第六条专项小组主要职责包括：（一）统筹规划公司物资与商品仓储管理工作，制定年度仓储管理目标及专项管理方案；（二）协调各相关部门开展物资与商品的入库验收、存储保管、出库配送、盘点清查及问题处置等工作；（三）审核仓储管理流程、存储环境标准、费用预算及改进措施；（四）协调处理仓储管理过程中的重大安全事故、物资商品重大损耗及跨境仓储合规问题；（五）组织开展仓储管理相关培训，提升相关人员专业操作及管理能力；（六）负责仓储管理全流程资料的统筹归档及工作复盘总结。第七条各相关部门职责分工：（一）仓储管理部门：作为专项小组日常办事机构，负责牵头组织仓储管理具体实施工作；制定仓储管理操作流程、存储环境标准及分类管控细则；统筹各跨境仓储中心的日常运营管理；建立健全物资与商品仓储台账；组织开展入库验收、存储保管、出库复核、盘点清查等工作；牵头处理仓储过程中的损耗、损坏等问题；（二）采购部门：负责根据业务需求制定物资采购计划及商品采购计划；保障物资与商品按时采购到位；配合仓储管理部门开展物资与商品的入库验收工作；负责处理采购环节导致的物资商品质量问题；（三）运营部门：负责提供商品销售计划及出库需求信息；配合仓储管理部门开展商品入库验收及出库复核工作；及时反馈商品销售过程中发现的仓储相关问题；（四）物流部门：负责牵头组织商品跨境出库配送工作；配合仓储管理部门开展物资商品的装卸搬运工作；确保出库配送环节的物资商品安全及时效；办理跨境配送相关合规手续；（五）财务部门：负责保障仓储管理所需经费支持；定期对物资与商品仓储台账进行账务核对，开展仓储成本核算；参与盘点清查工作，核实盘盈盘亏情况并进行账务处理；（六）安全管理部门：负责监督仓储管理全流程的安全操作规范执行情况；开展仓储安全隐患排查，重点核查防火、防盗、防潮、防汛等防护措施落实情况；参与安全事故的调查与处理，制定安全改进措施；（七）法务部门：负责审核仓储管理相关协议（如仓储租赁合同、物流配送协议等）的合规性；保障跨境仓储环节符合中国及目的地国家/地区的法律法规、海关监管要求；为仓储管理过程中的合规问题及事故处理提供法律支持；（八）各跨境仓储中心：落实本中心物资与商品的具体仓储管理工作；配备专职仓储管理员；维护仓储环境及设施设备；执行仓储操作规范；及时反馈仓储运营过程中的问题及需求；配合开展盘点清查及专项检查工作。第三章入库管理第八条入库准备（一）采购部门提前将物资与商品的采购订单、送货单、质量合格证明等资料提交至仓储管理部门及相关跨境仓储中心；运营部门同步提供商品的规格、属性、存储要求等信息；（二）各跨境仓储中心根据物资与商品的属性、存储要求，提前规划专属存储区域，准备好必要的装卸工具、计量设备及防护材料；对特殊存储要求的商品，提前调试好温湿度控制、防静电等设施设备。第九条验收流程（一）物资与商品送达后，仓储管理员联合采购部门、运营部门相关人员开展联合验收，核对物资商品的名称、型号规格、数量、包装完整性等信息，确保与采购订单、送货单一致；（二）对需检测质量的物资商品，由专业人员按照质量标准开展抽样检测或全检，验收合格后方可入库；对不合格的物资商品，由采购部门牵头及时联系供应商办理退换货手续，严禁不合格物资商品入库；（三）对跨境进口商品，需核对海关报关单、检验检疫证明等合规资料，确保商品进口流程合规；验收过程中发现合规资料缺失或不符的，暂停入库并上报专项小组协调处理；（四）验收合格后，仓储管理员填写《物资/商品入库验收单》，明确验收人员、验收日期、物资商品明细及验收结果，各方签字确认后归档留存。第十条入库登记验收合格的物资与商品，仓储管理员需在24小时内完成入库登记，详细记录于仓储台账及仓储管理系统，明确物资商品的入库时间、数量、规格、存储位置、批次信息等；同时在物资商品存储位置张贴标识卡，标注相关核心信息，确保可追溯。第四章存储管理第十一条分类存储（一）物资与商品实行分类分区存储，明确划分物资存储区、商品存储区，其中商品存储区进一步细分常温存储区、恒温恒湿存储区、易碎品存储区、高价值商品存储区等；不同类别、不同批次的物资商品分开存放，避免混放导致错发、损坏；（二）高价值物资商品存储于专属封闭区域，配备专人看管及监控设备；易碎品采用缓冲防护包装，放置在平稳、不易碰撞的位置；需控温控湿的商品，严格将存储环境温湿度控制在规定范围内，每日记录温湿度数据。第十二条存储维护（一）仓储管理员每日对仓储区域进行清洁整理，及时清除杂物、灰尘，保持仓储环境整洁干燥；定期检查仓储设施设备的运行状态，确保防火、防盗、防潮、防虫等设施完好有效；（二）定期对存储的物资商品进行巡检，查看有无锈蚀、霉变、破损、泄漏等情况；对临近保质期的商品，建立预警机制，及时通知运营部门处理；对长期存放的物资，定期进行翻动、通风，防止变质损坏；（三）严格执行仓储区域安全管理规定，严禁无关人员进入仓储区域；仓储区域内严禁吸烟、动用明火，严禁存放易燃易爆、腐蚀性等危险物品；仓储管理员需熟练掌握消防器材使用方法，定期参与安全培训。第十三条台账管理（一）仓储管理部门建立健全物资与商品仓储台账体系，实行手工台账与电子台账双轨管理，确保台账信息真实、准确、完整；（二）台账需实时更新物资商品的入库、出库、盘点、损耗等信息，每月底对台账进行核对整理，形成月度仓储台账汇总表；（三）仓储管理系统数据需与手工台账保持一致，定期开展系统数据备份，防止数据丢失；仓储台账及相关资料保存期限不少于3年，确保可追溯。第五章出库管理第十四条出库申请（一）物资领用需由领用部门提交《物资领用申请单》，注明领用物资的名称、规格、数量、领用用途及领用部门负责人签字，经仓储管理部门审核批准后办理领用手续；（二）商品出库需由运营部门提交《商品出库通知单》，注明商品的名称、规格、数量、目的地、订单信息等，经审核批准后，仓储管理部门协调物流部门安排出库配送。第十五条出库复核（一）仓储管理员根据《物资领用申请单》《商品出库通知单》，准确拣选相应的物资商品，核对名称、规格、数量等信息，确保与申请单、通知单一致；（二）商品出库前，需再次核对订单信息、收货地址及跨境配送所需的合规资料，确保商品配送信息准确、合规资料齐全；对需特殊包装的商品，做好加固防护包装；（三）复核无误后，仓储管理员填写《物资/商品出库复核单》，明确出库时间、物资商品明细、领用/配送信息及复核人员，各方签字确认后归档留存。第十六条出库登记物资商品出库后，仓储管理员需在24小时内完成出库登记，及时更新仓储台账及仓储管理系统数据，核销相应物资商品的库存数量；同时更新存储位置标识卡信息，确保账实相符。第六章盘点管理第十七条盘点周期与范围（一）盘点分为月度盘点、季度盘点及年度盘点，月度盘点每月末开展，重点盘点高频流转的物资商品；季度盘点每季度末开展，进行全面盘点；年度盘点每年12月底开展，对所有物资商品进行全面清查；（二）针对特殊情况，如仓储管理人员变动、仓储设施大修、发现重大账实不符等，专项小组可组织开展专项盘点。第十八条盘点流程（一）盘点前，仓储管理部门制定盘点方案，明确盘点人员、盘点范围、盘点时间及盘点流程；组织盘点人员学习盘点规范，准备好盘点表、仓储台账、计量设备等工具；（二）盘点过程中，盘点人员按照盘点方案对物资商品进行逐一核对，记录实际库存数量、状态及存储位置，与仓储台账进行比对；对盘盈、盘亏的物资商品，详细标注原因；（三）盘点完成后，盘点人员填写《物资/商品盘点表》，明确盘点结果、盘盈盘亏明细及原因分析，各方签字确认；仓储管理部门汇总盘点数据，形成盘点报告。第十九条盘盈盘亏处理（一）盘点报告经专项小组审核后，提交公司管理层审批；对盘盈的物资商品，查明原因后按规定办理入账手续；对盘亏的物资商品，分析原因明确责任，属于人为责任的追究相关人员责任，属于自然损耗或其他不可抗力的按规定进行账务处理；（二）针对盘点中发现的仓储管理问题，仓储管理部门牵头制定改进措施，明确整改责任及完成时限，专项小组跟踪整改进度，验证整改效果。第七章监督与考核第二十条监督检查（一）专项小组定期对物资与商品仓储管理工作开展监督检查，每月开展一次抽查，每季度开展一次全面检查，重点检查入库验收规范性、存储环境达标情况、台账记录完整性、出库复核准确性、盘点流程执行情况及安全防护措施落实情况；（二）对检查中发现的问题，专项小组下达整改通知，明确整改责任部门、整改要求及完成时限；跟踪整改进度，验证整改效果，确保问题闭环解决；对存在重大安全隐患的，立即叫停相关操作，责令限期整改。第二十一条考核机制建立物资与商品仓储管理考核体系，将物资商品完好率、账实相符率、入库验收及时率、出库复核准确率、盘点完成率、安全事故发生率等指标纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核结果与绩效薪酬、评优评先直接挂钩。第二十二条奖惩规定（一）对在仓储管理工作中表现突出，做到物资商品零重大损耗、账实相符率100%、及时发现重大安全隐患、有效降低仓储成本的部门和个人，公司给予表彰或物质奖励；（二）对违反本制度规定，有下列情形之一的，公司将根据情节轻重，对相关部门负责人及直接责任人给予相应的纪律处分或经济处罚；构成违法的，依法追究法律责任：未按要求开展入库验收，导致不合格物资商品入库的；违反存储管理规定，导致物资商品锈蚀、霉变、破损、丢失等损耗的；未按要求更新仓储台账，导致账实不符或无法追溯的