2026年跨境电商公司印信刻制审批管理制度

2026年跨境电商公司印信刻制审批管理制度第一章总则第一条为规范XX跨境电商公司（以下简称“公司”）印信刻制、审批、管理全流程工作，建立“分类管控、分级审批、全程追溯、安全合规”的管理体系，保障公司印信使用的严肃性与安全性，防范印信管理风险，维护公司合法权益与品牌形象，依据《中华人民共和国印章治安管理办法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》及跨境业务相关境内外监管要求，结合公司跨境电商业务特性（含境内运营、海外分公司/代表处、跨境供应链合作等多场景用印需求），制定本制度。第二条本制度所指印信，是指公司及所属各部门、海外机构在经营管理活动中使用的各类印章、信笺及相关凭证，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章、业务专用章（含跨境运营专用章、海外市场专用章等）、部门印章、海外分公司/代表处印章、电子印章等。第三条印信刻制审批管理遵循“依法合规、权责清晰、从严管控、全程留痕”的核心原则，确保印信刻制有依据、审批有流程、使用有规范、保管有责任，全面覆盖印信全生命周期管理。第四条本制度适用于公司全体部门及所属境内外机构，涵盖印信的规划、刻制、审批、备案、领取、保管、使用、变更、注销、销毁等全环节管理工作；公司全体员工及境内外机构工作人员需严格遵守本制度规定，积极配合印信管理相关工作。第五条各部门及境内外机构核心职责分工：（一）行政部：作为印信刻制审批管理的牵头部门，负责统筹印信管理体系搭建、印信刻制的审核与统筹、印信备案与档案管理、印信使用的监督检查、印信变更与注销的组织实施，以及制度的修订完善；（二）各业务部门（含跨境运营部、销售部、供应链部等）：负责本部门业务相关印信的需求提出、使用申请与规范保管，配合行政部开展印信刻制审核、备案及监督检查工作，及时反馈印信使用过程中的问题；（三）海外运营部及海外分公司/代表处：负责海外机构印信的需求调研、当地法规合规性核查，配合行政部开展海外印信刻制审批、备案与保管工作，确保海外印信使用符合当地监管要求；（四）法务部：负责审核印信刻制的合规性、印信使用相关法律文件的合法性，为印信管理提供法律支持，协助处理印信相关的法律纠纷与风险事件；（五）财务部：负责财务专用章、法定代表人印章（财务用途）的协同保管与使用审核，配合行政部开展财务类印信的刻制审批与备案工作，规范财务场景印信使用流程；（六）信息技术部：负责电子印章系统的搭建、运维与安全防护，保障电子印信使用的稳定性与安全性，协助实现印信使用过程的数字化追溯；（七）公司管理层：负责审批重大印信刻制事项（如公章、海外机构印章刻制）、印信管理重大风险处置方案，监督本制度的落实情况，协调解决印信管理工作中的重大问题。第二章组织架构与核心岗位职责第六条印信刻制审批管理架构：公司设立印信管理专项组（以下简称“专项组”），由行政部负责人担任组长，法务部、财务部、海外运营部负责人担任副组长，行政部印信专员、各部门印信联络员、海外机构行政专员、法务专员、信息技术专员为成员。专项组下设印信审批组、管理监督组、海外印信管理组，明确各组人员分工、沟通机制及决策流程。第七条印信审批组岗位职责（由行政部、法务部、财务部人员组成）：（一）需求审核：接收各部门及海外机构的印信刻制申请，审核申请事由的合理性、必要性，核查申请材料的完整性与合规性；（二）分级审批：依据印信类型及重要程度，按审批权限推进刻制审批工作，对重大印信刻制事项提出审核意见，报专项组及公司管理层审批；（三）刻制统筹：审核印信刻制机构的资质合规性，统筹协调印信刻制工作，明确刻制标准与时限要求，确保印信刻制规范、高效；（四）合规把关：配合法务部核查印信刻制相关的境内外法规要求，确保印信刻制全流程符合法律规定。第八条管理监督组岗位职责（由行政部、信息技术部、各部门印信联络员组成）：（一）备案管理：负责印信刻制完成后的备案登记工作，建立印信管理台账，详细记录印信类型、刻制时间、规格、保管人、使用范围等信息；（二）使用监督：监督各部门及海外机构印信使用流程的规范性，定期开展印信使用专项检查，及时发现并纠正不规范用印行为；（三）档案管理：负责印信管理全流程档案资料的收集、整理与归档，包括刻制申请材料、审批文件、备案记录、使用台账、变更注销材料等；（四）技术支撑：配合信息技术部维护电子印信系统，实现印信使用过程的数字化追溯，保障印信管理系统数据安全与稳定。第九条海外印信管理组岗位职责（由海外运营部、行政部、法务部人员组成）：（一）需求调研：调研海外机构印信使用需求，结合当地业务场景与监管要求，梳理海外印信刻制的类型、规格及合规要求；（二）法规核查：核查海外目标市场关于印章刻制、备案、使用的相关法律法规，确保海外印信刻制与使用符合当地监管要求；（三）协同管理：配合行政部开展海外印信刻制审批、备案工作，协调海外机构落实印信保管责任，跟踪海外印信使用情况；（四）风险防控：排查海外印信管理过程中的风险点，制定针对性防控措施，协助处理海外印信相关的风险事件。第三章核心流程规范第十条印信刻制审批流程：（一）申请提出：各部门因业务需求需刻制印信的，由部门指定人员提交《印信刻制申请表》，注明印信名称、类型、规格、刻制理由、使用范围、保管人等信息，附相关业务需求证明材料，经部门负责人签字确认后提交行政部；海外机构印信刻制申请需由海外运营部审核后，同步提交当地法规合规性证明材料至行政部；（二）部门审核：行政部印信专员接收申请后，1个工作日内完成材料初步核对，对材料不完整的一次性告知补充；核对通过后，提交印信审批组审核；（三）合规与分级审批：印信审批组结合印信类型开展审核，普通业务专用章、部门印章由行政部负责人审批；合同专用章、财务专用章由行政部负责人及财务部负责人联合审批；公章、法定代表人印章、海外机构印章需经专项组审议后，报公司管理层审批；法务部对所有印信刻制申请开展合规审核，出具合规意见；（四）刻制实施：审批通过后，由行政部统筹选择资质合规的刻制机构（境内刻制机构需具备公安机关备案资质，海外刻制机构需符合当地监管要求），明确刻制标准与时限，签订刻制服务协议；刻制过程中，行政部全程跟踪进度，确保印信刻制质量；（五）验收确认：印信刻制完成后，行政部组织相关部门开展验收，核查印信规格、文字清晰度、材质等是否符合要求；验收合格后，出具验收确认文件；验收不合格的，要求刻制机构限期整改或重新刻制。第十一条印信备案与交接流程：（一）备案登记：印信验收合格后，管理监督组在1个工作日内完成备案登记，建立电子与纸质双重印信管理台账，详细记录印信相关信息；电子印章需同步在信息技术部电子印信系统完成备案激活；（二）领取交接：印信保管人需提交身份证明材料，在《印信领取交接单》上签字确认后领取印信；交接过程需由行政部印信专员监交，明确保管责任与使用要求；海外机构印信交接需由海外运营部专员协同监交，确保交接过程可追溯；（三）信息公示：行政部将已备案的印信信息（不含敏感信息）在公司内部系统公示，方便各部门查询核对，避免虚假印信使用风险。第十二条印信变更与注销流程：（一）变更申请：因公司名称变更、部门调整、业务范围变化等原因需变更印信的，由相关部门提交《印信变更申请表》，附相关变更证明材料，按原刻制审批流程办理变更审批；（二）注销申请：印信因损坏、过期、停用等原因需注销的，由保管部门提交《印信注销申请表》，说明注销原因，附拟注销印信实物（电子印章需提交注销申请说明），经审批后启动注销流程；（三）实施处置：变更印信刻制完成后，按新印信备案交接流程办理相关手续，同时回收旧印信；注销印信由行政部组织销毁，海外印信注销需符合当地法规要求，销毁过程需由行政部、法务部联合监交，形成销毁记录，归档备查；（四）信息更新：印信变更或注销后，管理监督组及时更新印信管理台账与内部公示信息，确保印信信息准确、最新。第四章印信安全管理第十三条印信保管责任管理：（一）专人保管：各类印信需指定专人负责保管，公章、合同专用章、财务专用章等核心印信需由部门负责人或指定骨干人员保管，实行“专人专管、离岗交接”制度；保管人需签订《印信保管责任书》，明确保管责任；（二）保管规范：印信需存放于安全保密的场所（如带锁档案柜、保险柜），严禁随意摆放；电子印章的密钥、密码需由保管人妥善保管，严禁转借他人或泄露密码；（三）离岗交接：印信保管人因岗位异动、离职等原因需交接印信的，需办理正式交接手续，填写《印信交接单》，由部门负责人监交，确保印信安全移交；（四）海外保管：海外机构印信需按当地安全管理要求存放，由海外运营部指定专人保管，定期向行政部反馈保管情况。第十四条印信使用规范管理：（一）使用申请：各部门使用印信需提交《印信使用申请表》，注明用印事由、用印文件名称、份数、使用日期等信息，经部门负责人审核同意后，报印信保管人按权限审批使用；重大合同、法律文件等用印需经法务部审核、公司管理层审批；（二）审核核对：印信保管人需严格审核用印申请材料的真实性、完整性与合规性，核对用印文件内容与申请信息是否一致，确认无误后方可用印；（三）全程留痕：用印过程需详细记录在《印信使用台账》，包括用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称、份数等信息；电子印章使用需在系统中自动留存使用记录，实现全程可追溯；（四）禁止情形：严禁无正当理由用印、超越权限用印、私自用印；严禁在空白文件、空白合同上加盖印信；严禁转借印信给外部单位或个人使用。第十五条印信遗失与损毁处置流程：（一）紧急报告：印信发生遗失、损毁的，保管人需立即向所在部门负责人及行政部报告，说明事件详情（时间、地点、原因、涉及印信类型等），同时采取必要的应急措施（如遗失公章需及时登报声明作废）；（二）调查核实：专项组组织开展调查核实，查明印信遗失、损毁的原因与责任主体，形成调查报告；海外印信遗失、损毁需同步向当地相关部门报告，按当地法规要求处理；（三）处置措施：根据调查结果，制定针对性处置措施，包括重新刻制印信、追究相关人员责任等；重新刻制印信需按本制度规定的刻制审批流程办理；（四）总结整改：事件处置完成后，专项组组织复盘总结，分析管理漏洞，提出整改措施，优化印信管理流程，防范类似事件再次发生。第五章保障措施第十六条制度保障：专项组每半年对本制度的执行情况进行梳理评估，结合境内外印信管理相关法规更新、公司业务发展变化（如新增海外机构、拓展跨境业务场景等），提出制度修订建议，经公司管理层审批后更新实施；各部门及海外机构可结合自身实际，制定内部印信管理协作细则。第十七条人员保障：行政部配备专职印信管理人员，明确任职要求与岗位职责；定期组织印信管理人员、保管人员开展专业培训，内容涵盖境内外印信管理法规、刻制审批流程、安全保管规范、风险处置技巧等，提升相关人员的专业能力与责任意识；建立印信管理岗位绩效考核机制，激励人员规范履职。第十八条技术保障：信息技术部持续优化电子印信管理系统，新增印信使用风险预警、权限管控、操作日志追溯等功能；加强系统数据安全防护，定期开展系统安全检测，确保电子印信使用的安全性与稳定性；为海外机构印信管理提供必要的技术支持，实现境内外印信管理信息同步。第十九条资源保障：公司为印信刻制审批管理工作提供必要的资源支持，包括印信刻制经费、保管设备购置经费、电子印信系统运维经费、培训经费等；行政部建立专项资源调配机制，确保印信刻制、备案、保管、处置等工作顺利开展；海外机构印信管理所需资源由公司统筹调配，海外运营部负责具体落实。第六