2026年跨境电商公司印章使用与保管管理制度

2026年跨境电商公司印章使用与保管管理制度第一章总则第一条为规范公司印章使用与保管管理工作，强化印章使用的规范性、安全性与严肃性，防范印章滥用、遗失、伪造等风险，保障公司合法权益与经营秩序，支撑跨境电商业务合规有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》及跨境电商行业相关监管规范，结合公司跨境电商业务实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称印章，是指公司在经营管理过程中使用的各类具有法律效力或管理效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章、业务专用章（如运营业务章、物流业务章、清关业务章等）、部门专用章等。本制度所称印章使用与保管管理，是指对印章从刻制、备案、启用、使用、保管、交接、废止到销毁的全生命周期管控活动。本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习人员、劳务派遣人员及其他涉及印章使用与保管的人员；同时适用于负责印章管理的行政部门、法务部门、财务部门及各业务部门相关管理人员。第三条印章使用与保管管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家相关法律法规，确保印章刻制、使用、备案、销毁等环节符合法律规定，保障印章使用的法律效力；（二）权责明晰原则：明确各部门及人员在印章使用与保管中的职责，确保责任到人、流程可追溯；（三）安全规范原则：建立全流程安全管控机制，规范印章使用流程，防范印章安全风险；（四）审批管控原则：所有印章使用均需履行审批手续，未经审批严禁使用印章；（五）效能适配原则：结合跨境电商业务特点，优化印章使用审批流程，在保障安全的前提下提升业务办理效率；（六）全程追溯原则：对印章使用、保管、交接等全流程进行记录，确保每一次印章使用都可追溯。第二章组织机构及职责第四条公司设立印章使用与保管管理专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为统筹协调机构。专项小组由行政部门牵头，成员包括法务部门、财务部门、人力资源部门、运营部门、销售部门、物流部门、清关部门、各跨境业务单元负责人及核心岗位骨干，必要时可聘请外部法律专业机构提供技术支持与咨询服务。第五条专项小组主要职责包括：（一）统筹规划公司印章管理工作，制定年度印章管理方案、印章使用细则及应急处置预案；（二）审定印章刻制、备案、启用、废止、销毁等事项；（三）协调各部门开展印章使用审核、保管监督、风险排查、违规处置等工作，解决印章管理中的重大问题；（四）监督印章管理制度的落实情况，审核印章管理年度评估报告；（五）负责重大印章安全事件的调查处理与责任认定；（六）统筹印章管理工作经费预算，保障印章刻制、备案、保管设备购置等工作的开展。第六条各相关部门职责分工：（一）行政部门：作为专项小组日常办事机构，牵头组织印章管理的具体实施；负责公司公章、合同专用章及部门专用章的统一刻制、备案、启用、废止与销毁；建立印章管理台账；监督各部门印章保管与使用情况；组织印章管理相关培训；负责印章交接的监督与记录；（二）法务部门：负责审核印章管理制度的合法性；对印章使用的合规性进行审核，重点审核合同、协议等法律文件的用印需求；协助处理印章相关的法律纠纷；参与重大印章安全事件的调查与处置；（三）财务部门：负责财务专用章、法定代表人印章（财务用途）的保管与使用；制定财务类印章使用细则；审核财务相关文件的用印需求；配合行政部门开展财务类印章的备案、废止与销毁工作；（四）各业务部门（含运营、销售、物流、清关等）：负责本部门业务专用章的申请、保管与规范使用；审核本部门业务相关文件的用印需求；监督本部门员工遵守印章使用规定；及时向专项小组反馈印章使用与保管过程中的风险隐患；（五）各跨境业务单元：结合海外市场环境特点，规范本地业务专用章的使用与保管；确保跨境业务用印符合当地监管要求；反馈海外业务场景下的印章使用风险；配合行政部门开展海外业务印章的备案与管理；（六）印章保管人：作为印章安全的直接责任人，负责印章的日常保管与安全防护；严格按照审批流程使用印章；及时记录印章使用情况；发现印章异常情况时，立即采取补救措施并上报；配合开展印章交接与检查工作；（七）用印申请人：负责如实提交用印申请，确保用印文件内容真实、合法、完整；配合审核部门开展用印审核工作；在用印后妥善保管用印文件；（八）各级管理人员：作为本部门印章管理第一责任人，督促本部门员工遵守印章管理制度；审核本部门用印申请；监督本部门印章保管人与使用人的履职情况；及时制止违规用印行为；配合专项小组开展相关工作。第三章印章的刻制、备案与启用第七条印章刻制管理（一）公司所有印章的刻制均需由相关部门向行政部门提交《印章刻制申请表》，说明刻制印章的名称、规格、用途、使用范围及保管责任人，经部门负责人签字、专项小组审核、公司管理层审批同意后，由行政部门统一委托具备合法资质的刻制单位进行刻制；严禁任何部门或个人私自刻制公司印章；（二）印章刻制需符合国家相关标准及公司规范，印章内容应清晰、准确，包含公司名称、印章类型等核心信息；跨境业务专用章如需体现海外业务标识，需经法务部门审核确认符合当地相关规定；（三）印章刻制完成后，行政部门需组织相关部门对印章进行验收，验收合格后方可进入备案流程；验收不合格的，需要求刻制单位重新刻制。第八条印章备案管理（一）公司公章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章，刻制完成后需由行政部门牵头，在国家规定的备案机关办理备案手续；备案信息需及时录入印章管理台账；（二）业务专用章、部门专用章等管理类印章，由行政部门进行内部备案，备案信息包括印章名称、规格、用途、保管责任人、刻制日期、使用范围等，备案资料需妥善归档保管；（三）跨境业务专用章如需在业务所在国家/地区办理备案手续，由对应跨境业务单元配合行政部门、法务部门完成备案，确保符合当地监管要求；备案完成后，需将备案资料提交行政部门归档。第九条印章启用管理（一）印章备案完成后，行政部门需发布印章启用通知，明确印章启用日期、使用范围、保管责任人及使用审批流程；启用通知需送达公司各部门及相关跨境业务单元；（二）启用前，行政部门需组织保管责任人进行印章使用与保管培训，确保保管责任人熟悉相关规定；（三）启用新印章时，若存在替代原有印章的情况，需在启用通知中明确原有印章的废止日期，同步开展原有印章的回收与销毁工作。第四章印章的使用管理第十条用印审批流程（一）所有用印均需履行“申请-审核-审批-用印”的流程，具体如下：1.申请：用印申请人填写《印章使用申请表》，说明用印文件名称、用印事由、用印份数、使用印章类型及使用范围，附上用印文件原件或电子版，提交至部门负责人审核；2.审核：部门负责人对用印申请的真实性、必要性进行审核，审核通过后签字确认；涉及法律文件（如合同、协议）的，需提交法务部门进行合规审核；涉及财务相关文件的，需提交财务部门进行专业审核；3.审批：审核通过后，根据用印印章类型及文件重要程度，提交对应层级审批：公司公章、合同专用章用于重大业务文件的，需经专项小组审核、公司管理层审批；其他印章及普通业务文件用印，经行政部门或对应业务主管部门审批即可；4.用印：审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》及用印文件提交至印章保管人，保管人核对审批手续齐全后，按规定使用印章；（二）紧急用印场景（如跨境业务紧急清关文件、应急合作协议等），可启动紧急审批流程，由用印申请人向部门负责人及审批人说明紧急情况，经口头同意后可先行用印，但需在2个工作日内补齐书面审批手续；（三）严禁未经审批使用印章，严禁超越权限审批用印，严禁为空白文件、未审核文件用印。第十一条用印规范（一）印章使用需由保管人亲自操作，严禁委托他人代为用印；确因特殊情况无法亲自操作的，需经部门负责人及行政部门审批同意后，指定专人代为操作，保管人需全程监督；（二）用印时需确保印章清晰、端正，加盖位置准确（通常为文件落款处或骑缝处），骑缝章需覆盖文件所有页码，确保印章完整、无遗漏；（三）用印文件需一式多份的，每份文件均需加盖完整印章，严禁复印印章替代原件用印；（四）跨境业务用印文件需符合业务所在国家/地区的相关规定，必要时需由法务部门审核确认用印形式、内容的合规性；涉及多语言版本的文件，需确保各版本用印一致；（五）严禁在非法文件、违规协议、空白介绍信、空白合同等不符合规定的文件上使用印章；（六）用印完成后，保管人需在《印章使用登记台账》中详细记录用印日期、用印文件名称、用印事由、用印份数、用印人、审批人、保管人等信息，确保记录真实、准确、完整。第十二条特殊用印场景管理（一）对外合作合同、协议用印：需经法务部门审核合同条款的合法性、完整性，审核通过后按审批流程用印；用印后，相关合同、协议需由行政部门或业务部门妥善归档；（二）跨境清关、物流相关文件用印：需由物流部门、清关部门审核文件内容的准确性、合规性，确保符合海关监管要求；用印后，需同步留存文件副本供后续核查；（三）财务票据、结算凭证用印：需由财务部门审核票据的真实性、合规性，严格按照财务管理制度的要求用印；（四）对外出具的证明、函件用印：需由相关业务部门审核证明内容的真实性，经部门负责人审批后用印；重要证明文件需经法务部门审核；（五）远程用印：因跨境业务等特殊情况需远程用印的，需提交《远程用印申请表》，说明远程用印的必要性、用印文件内容，经专项小组审核同意后，由印章保管人通过安全可控的方式完成用印，全程需录音录像留存证据，用印后及时将用印文件原件寄回公司归档。第五章印章的保管管理第十三条日常保管规范（一）公司各类印章实行“专人保管、专柜存放、上锁管理”的原则，保管人需具备高度的责任心与保密意识，严禁将印章随意摆放或交由他人代管；（二）不同类型印章的保管分工：1.公司公章、合同专用章由行政部门指定专人保管；2.财务专用章、法定代表人印章（财务用途）由财务部门指定专人分开保管；3.业务专用章由对应业务部门指定专人保管；4.部门专用章由对应部门指定专人保管；（三）印章保管场所需具备安全防护条件，配备专用保险柜，安装监控设备；核心印章（如公章、合同专用章、财务专用章）的保管场所需实行双人双锁管理，确保印章安全；（四）保管人每日下班前需检查印章是否妥善存放、保险柜是否上锁，确认无误后做好记录；节假日期间，需将核心印章移交行政部门统一保管，或采取加强防护的保管措施；（五）跨境业务单元的印章保管，需结合本地安全环境，采取符合当地条件的保管措施，确保印章不被滥用、遗失或伪造；保管情况需定期向行政部门报备。第十四条印章交接管理（一）印章保管人因调岗、离职、休假等原因需交接印章的，需提前3个工作日向所在部门及行政部门提交《印章交接申请》，经审批同意后，在行政部门的监督下完成交接；（二）交接流程：1.交接前，移交人需整理印章使用登记台账、相关文件资料，确保台账记录完整、资料齐全；2.交接时，移交人、接收人、监交人共同核对印章的完整性、真实性，核对印章使用台账与实际用印情况；3.核对无误后，填写《印章交接清单》，明确交接印章名称、规格、数量、使用情况、台账资料、交接日期等信息，移交人、接收人、监交人签字确认；4.交接完成后，行政部门及时更新印章管理台账中的保管责任人信息；（三）印章保管人休假期间，需指定临时保管人，履行交接手续，明确临时保管责任；休假结束后，及时办理交接归还手续。第十五条印章盘点管理（一）行政部门每月组织一次印章盘点，对公司所有印章的保管情况、使用登记情况进行核查，核对印章实物与管理台账是否一致；（二）专项小组每季度开展一次全公司印章专项盘点，重点核查核心印章的安全保管情况、用印审批流程的执行情况、跨境业务印章的管理情况；盘点结果需形成《印章盘点报告》，上报公司管理层；（三）盘点过程中发现印章缺失、损坏或台账记录不完整的，需立即查明原因，及时采取补救措施，并追究相关人员责任。第六章印章的废止与销毁第十六条印章废止条件出现下列情形之一的，相关部门需向行政部门提交《印章废止申请表》，申请废止印章：1.印章因使用年限过长、磨损严重，无法清晰使用的；2.公司名称变更、组织架构调整，原有印章不再适用的；3.业务调整，对应业务专用章不再使用的；4.印章被盗、遗失，已按规定办理挂失手续的；5.其他需要废止的情形。第十七条印章废止流程（一）《印章废止申请表》经部门负责人签字、专项小组审核、公司管理层审批同意后，由行政部门发布印章废止通知，明确废止印章名称、废止日期及回收要求；（二）相关部门需在废止通知规定的期限内，将废止印章交回行政部门；跨境业务单元的废止印章，需由对应单元及时交回公司行政部门；（三）行政部门对交回的废止印章进行核对、登记，更新印章管理台账，标注印章废止状态。第十八条印章销毁流程（一）废止印章需在专项小组的监督下，由行政部门统一组织销毁；严禁任何部门或个人私自销毁废止印章；（二）销毁前，行政部门需整理废止印章的相关资料，包括《印章废止申请表》、废止通知、回收登记等，形成销毁档案；（三）销毁时，需由行政部门、法务部门及相关部门代表共同监督，采用粉碎、熔铸等不可恢复的方式进行销毁；销毁过程需全程记录，拍摄影像资料留存；（四）销毁完成后，填写《印章销毁清单》，明确销毁印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息，相关人员签字确认；销毁清单及影像资料由行政部门归档保管，保存期限不少于5年；（五）涉及备案的废止印章，需由行政部门及时向备案机关办理注销手续。第七章监督检查与责任追究第十九条监督检查机制（一）日常监督：行政部门每日对核心印章的保管情况进行巡查；各部门负责人对本部门印章使用与保管情况进行日常监督；印章保管人每日核对印章状态与使用记录；（二）专项检查：专项小组每季度开展一次全公司印章管理专项检查，重点核查印章使用审批流程、保管安全、台账记录、交接规范、废止销毁等情况；对跨境业务印章、高风险用印环节进行重点抽查；（三）年度评估：每年年底专项小组开展印章管理工作年度评估，总结工作成效，分析存在的风险隐患，制定下年度改进计划；评估报告上报公司管理层；（四）投诉举报：公司设立印章违规投诉举报渠道（如专用邮箱、举报电话），鼓励员工举报违规用印、滥用印章、保管不当等行为；专项小组对举报信息严格保密，及时核查处理并反馈结果。第二十条印章安全事件处置（一）发现印章被盗、遗失、伪造或违规用印等安全事件时，发现人员需立即向所在部门及专项小组报告，同时采取必要的补救措施（如挂失、公告作废、收集证据等）；（二）专项小组接到报告后，立即启动应急处置预案，组织相关部门开展调查，评估事件影响范围及可能造成的损失；（三）根据调查结果，采取针对性处置措施，包括但不限于：发布印章作废公告、向公安机关报案、追究相关人员责任、完善印章管理措施等；涉及跨境业务印章安全事件的，需及时与当地相关部门沟通，妥善处理；（四）处置完成后，专项小组组织复盘分析，查找事件原因，完善应急预案与印章管理措施；涉及重大安全事件的，按规定向相关监管部门报告。第二十一条责任追究（一）员工违反本制度规定，有下列情形之一的，公司视情节轻重给予相应处理：1.私自刻制公司印章的，立即终止劳动关系，没收非法印章；给公司造成经济损失或声誉损害的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；2.未经审批使