2026年跨境电商公司员工保密协议管理办法

2026年跨境电商公司员工保密协议管理办法第一章总则第一条为规范公司员工保密协议的签订、履行、变更、终止等全流程管理工作，保护公司商业秘密、核心经营信息及跨境业务敏感数据安全，防范信息泄露风险，维护公司合法权益和市场竞争优势，依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国商业秘密保护法》及跨境电商业务相关法律法规，结合公司跨境电商业务实际经营情况，制定本办法。第二条本办法所称员工保密协议（以下简称“保密协议”），是指公司与员工签订的，明确双方保密权利与义务的书面协议，包括单独签订的《保密协议》、劳动合同中包含的保密条款，以及针对核心岗位、专项业务制定的补充保密约定。本办法所称保密管理，是指对保密协议从起草、签订、履行监督、变更解除到归档留存的全流程管控活动。第三条本办法适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习人员、劳务派遣人员及其他为公司提供劳务的人员；同时适用于负责保密协议起草、审核、签订、管理的人力资源部门、法务部门、各业务部门及相关管理人员。第四条保密协议管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家相关法律法规，确保保密协议内容、管理流程符合法律规定，保障员工合法权益与公司信息安全的平衡；（二）全面覆盖原则：保密协议管理覆盖全体员工及跨境业务全流程敏感信息，确保无遗漏、无死角；（三）权责明晰原则：明确各部门及人员在保密协议管理各环节的职责，确保流程闭环、责任可追溯；（四）分级管控原则：根据员工岗位级别、接触敏感信息的范围和程度，签订差异化保密协议，实施分级管理；（五）全程管控原则：对保密协议的起草、签订、履行、变更、终止及归档等环节实施全程跟踪管理，及时发现并处置风险；（六）教育先行原则：加强员工保密意识培训，确保员工充分知晓保密义务及违约后果，提升主动保密的自觉性。第二章组织机构及职责第五条公司设立员工保密协议管理专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为统筹协调机构。专项小组由人力资源部门牵头，成员包括法务部门、风控部门、财务部门、运营部门、销售部门、各跨境业务单元负责人及内控部门（如有），必要时可聘请外部法律专业机构提供支持。第六条专项小组主要职责包括：（一）统筹规划保密协议管理工作，制定年度保密协议管理计划、协议模板修订方案及保密风险防控措施；（二）协调各相关部门开展保密协议起草、审核、签订、履行监督、风险排查等工作，解决管理过程中的重大问题；（三）审核核心岗位、专项业务保密协议的特殊条款及补充约定；（四）组织开展员工保密意识及保密协议相关培训，提升员工保密素养和相关管理人员的合规管理能力；（五）负责保密协议管理全流程资料的统筹归档及工作复盘总结；（六）协调处理保密协议相关的纠纷处置、信息泄露事件应对及责任认定工作。第七条各相关部门职责分工：（一）人力资源部门：作为专项小组日常办事机构，负责牵头组织保密协议管理具体实施工作；制定并更新保密协议标准模板；组织保密协议的签订、续签、变更、解除等手续办理；建立员工保密协议管理台账；跟踪员工保密义务履行情况；负责保密协议资料的整理归档；组织开展新员工保密培训及在职员工定期保密教育；（二）法务部门：负责对保密协议模板及补充条款进行法律合规审核，确保协议内容合法有效、权责明确；提供保密协议相关的法律咨询支持；协助处理保密协议纠纷及信息泄露相关的法律事务，起草法律文书、参与纠纷调解或诉讼；（三）风控部门：负责对保密协议管理过程中的风险进行评估与排查，重点识别信息泄露风险点；监督保密协议履行情况及管理流程的风险防控措施落实情况；提出风险防控改进建议；协助处置信息泄露突发事件；（四）各业务部门（含运营、销售、财务、跨境业务单元等）：负责本部门员工保密义务的日常监督与管理；识别本部门业务环节中的敏感信息，向专项小组反馈保密协议管理需求；配合人力资源部门开展保密培训及协议签订工作；发现本部门员工违反保密义务的情况，及时向专项小组报告并协助核查；（五）内控部门（如有）：负责对保密协议管理全流程进行内控监督，核查管理流程合规性、协议签订规范性及履行监督有效性；发现内控缺陷并提出整改建议。第三章保密协议管理流程第八条协议起草与模板制定（一）人力资源部门牵头，联合法务部门、风控部门及核心业务部门，根据跨境电商业务特点及不同岗位保密需求，制定差异化的保密协议标准模板，包括通用版保密协议（适用于普通岗位员工）、核心版保密协议（适用于接触核心商业秘密的岗位，如运营核心岗、销售核心岗、财务核心岗等）、专项版保密协议（适用于参与重大跨境项目、接触特殊敏感信息的员工）；（二）保密协议模板应明确保密范围、保密义务、保密期限、违约责任、争议解决方式等核心条款；核心版及专项版协议可根据实际需求增加竞业限制、专项保密补偿等补充条款；（三）保密协议模板经专项小组审核、公司管理层审批通过后正式启用；人力资源部门每年度联合法务部门对模板进行复核，根据法律法规更新及业务发展需求及时修订。第九条协议签订（一）签订时机：正式员工、试用期员工应在入职之日起3个工作日内签订保密协议；实习人员、劳务派遣人员应在开始提供劳务前签订保密协议；核心岗位员工、参与重大跨境项目的员工，除签订通用版协议外，还需额外签订核心版或专项版保密协议；（二）签订流程：1.人力资源部门根据员工岗位类型，确定对应的保密协议模板，向员工说明协议核心条款及保密义务；2.员工阅读并理解协议内容后，与公司签订书面保密协议，协议一式两份，公司与员工各执一份；3.人力资源部门对签订后的协议进行审核，确保签订信息完整、签字盖章规范，审核通过后录入员工保密协议管理台账；4.对拒绝签订保密协议的员工，人力资源部门应明确告知相关后果，正式员工、试用期员工拒不签订的，不予办理入职或终止劳动关系；实习、劳务派遣人员拒不签订的，不予安排劳务工作；（三）续签与补签：1.保密协议期限届满前30天，人力资源部门核查员工岗位及保密需求，需要继续履行保密义务的，通知员工办理协议续签手续；2.员工岗位调整后，若新岗位接触的敏感信息范围扩大或保密等级提升，人力资源部门应及时组织员工补签对应的核心版或专项版保密协议；3.协议续签、补签流程与首次签订流程一致。第十条协议履行监督（一）日常监督：各业务部门负责本部门员工保密义务的日常监督，定期提醒员工履行保密义务，核查员工在工作中对敏感信息的保管、使用情况，确保敏感信息不被违规泄露、传播或使用；（二）专项监督：专项小组每季度开展一次保密协议履行情况专项检查，重点核查核心岗位员工保密义务履行情况、敏感信息管控措施落实情况；每年开展一次全面排查，形成排查报告并提出改进措施；（三）培训教育：人力资源部门牵头，各业务部门配合，开展常态化保密培训：1.新员工入职培训必须包含保密协议条款解读、保密义务说明及跨境业务敏感信息识别等内容；2.在职员工每半年开展一次集中保密培训，重点讲解信息泄露案例、保密防控技巧及协议履行注意事项；3.对核心岗位员工及参与重大跨境项目的员工，开展专项保密培训，强化保密意识；（四）信息管控：各业务部门应建立敏感信息分级管控机制，对跨境平台账号信息、核心运营策略、海外客户名单、采购渠道、清关资料、外汇结算数据、财务核心数据等敏感信息进行规范管理，明确信息访问、使用、传递、保管的权限及流程，从源头防范信息泄露。第十一条协议变更与解除（一）协议变更：因员工岗位调整、业务范围变化、法律法规更新等原因需要变更保密协议内容的，由人力资源部门牵头，与员工协商一致后签订《保密协议变更补充协议》；补充协议经法务部门审核后生效，与原协议具有同等法律效力；（二）协议解除：1.员工劳动关系或劳务关系终止的，保密协议中约定的保密义务仍需继续履行，直至保密期限届满；2.因公司经营调整、协议条款无法履行等特殊情况需要提前解除保密协议的，由人力资源部门与员工协商一致，签订《保密协议解除协议》，明确解除后双方的权利义务；3.员工严重违反保密协议约定、构成根本违约的，公司可依据协议约定单方解除保密协议，并追究其违约责任。第十二条协议归档与留存（一）人力资源部门建立员工保密协议电子及纸质双重管理台账，详细记录员工姓名、岗位、协议类型、签订时间、到期时间、续签情况、变更情况、解除情况等信息，确保台账信息真实、准确、完整；（二）纸质版保密协议及相关补充协议、变更协议、解除协议等资料，由人力资源部门按照档案管理规定整理归档，保存期限为协议终止后不少于5年；电子版本协议及台账需加密存储、定期备份，严格控制访问权限；（三）员工离职时，人力资源部门应核对其保密协议履行情况，明确离职后的保密义务，在离职交接清单中注明保密协议相关事项；离职员工的保密协议资料单独归档留存。第四章保密范围与义务第十三条保密范围结合跨境电商业务特点，公司保密信息范围包括但不限于：（一）商业秘密：1.技术类商业秘密：跨境电商平台运营系统技术方案、数据分析模型、软件开发代码、技术接口文档、物流追踪系统技术信息等；2.经营类商业秘密：跨境平台账号信息、运营策略、营销方案、定价策略、海外客户名单及联系方式、采购渠道及供应商信息、跨境物流合作方案、清关流程及相关资料、外汇结算数据、财务核心数据、重大跨境合作项目信息、未公开的业务规划及发展战略等；（二）公司内部管理信息：员工个人信息、薪酬福利体系、绩效考核方案、内部规章制度、会议纪要、未公开的人事调整信息等；（三）第三方涉密信息：公司在跨境业务合作过程中，从合作伙伴处获取的、需承担保密义务的相关信息；（四）其他经公司明确界定为保密信息的资料、数据或信息。第十四条保密义务员工应履行以下保密义务：（一）严格遵守保密协议约定，不得未经授权泄露、传播、披露、赠与、转让或允许他人使用公司保密信息；（二）在工作中合理保管保密信息，妥善存放含有保密信息的文件、资料、电子设备等，离开工作岗位时确保保密信息处于安全管控状态；（三）不得利用公司保密信息为个人或第三方谋取利益，不得在离职后违反保密约定利用原工作中接触的保密信息开展与公司存在竞争关系的业务；（四）工作中需要使用保密信息的，严格按照授权范围使用，不得超出工作必要范围获取或使用保密信息；（五）发现保密信息可能或已经泄露时，立即采取补救措施，防止泄露范围扩大，并第一时间向所在部门及专项小组报告；（六）离职时，主动交还所有含有公司保密信息的文件、资料、电子设备及其他载体，不得私自留存、复制或带走；（七）保密协议约定的其他保密义务。第十五条保密期限（一）通用版保密协议的保密期限为员工在职期间及离职后2年；（二）核心版及专项版保密协议的保密期限，根据保密信息的重要程度及存续周期确定，一般为员工在职期间及离职后3-5年；涉及公司核心商业秘密、对公司经营影响重大的信息，保密期限可延长至该信息公开或不再具有保密价值为止；（三）竞业限制期限按照相关法律法规及协议约定执行，最长不超过员工离职后2年，公司应按约定向员工支付竞业限制补偿。第五章监督管理与责任追究第十六条监督检查机制（一）日常监督：各业务部门负责人为本部门保密监督第一责任人，每日对本部门员工保密义务履行情况进行巡查，重点核查敏感信息使用、传递、保管的规范性；（二）专项检查：专项小组每季度组织一次跨部门保密专项检查，通过查阅资料、访谈员工、核查电子设备使用记录等方式，检查保密协议签订、履行及信息管控情况，对发现的问题下达整改通知书，跟踪整改进度；（三）投诉举报：公司建立保密违规投诉举报机制，公布举报渠道（如专用邮箱、举报电话等），鼓励员工举报违反保密义务的行为；专项小组对举报信息严格保密，及时组织核查并反馈结果；（四）年度评估：专项小组每年开展一次保密协议管理工作年度评估，总结管理成效，分析存在的问题，制定下年度改进计划。第十七条责任追究（一）员工违反保密协议约定，未履行或未完全履行保密义务的，公司根据情节轻重，采取以下处理措施：1.情节较轻的，给予警告处分，责令限期改正，扣除相应绩效奖金；2.情节较重的，给予记过、降职或降薪处分，取消年度评优资格；3.情节严重的，解除劳动合同或劳务关系，没收违法所得；4.给公司造成经济损失的，依法追究赔偿责任，赔偿金额包括直接损失和间接损失（如业务损失、名誉损失、维权费用等）；5.构成违法犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；（二）部门负责人未履行日常监督管理职责，导致本部门发生重大信息泄露事件的，公司对其给予警告、降职等处分，扣除相应绩效奖金；情节严重的，追究其管理责任；（三）相关管理人员在保密协议管理过程中，存在失职渎职、弄虚作假、违规操作等行为的，公司根据情节轻重给予相应处分；给公司造成损失的，依法追究赔偿责任。第十八条信息泄露应急处置（一）发现信息泄露事件后，相关部门或个人应立即向专项小组报告，说明泄露信息类型、范围、可能造成的影响及已采取的初步措施；（二）专项小组接到报告后，立即启动应急处置机制，组织相关部门开展核查，评估泄露风险等级，制定处置方案；（三）根据处置方案，采取补救措施，包括但不限于：收回泄露的保密信息载体、删除违规传播的信息、通知相关方采取保密措施、发布澄清声