2026年跨境营销策划公司海外供应商合作管理制度

2026年跨境营销策划公司海外供应商合作管理制度第一章总则第一条为规范公司海外供应商合作管理，保障跨境营销策划业务所需物料、服务等资源的稳定供给，有效控制合作风险，提升合作效率与效益，依据《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及公司跨境业务发展战略，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有海外供应商的筛选准入、合作谈判、合同签订、履约管理、评估淘汰及纠纷处理等全流程工作，涵盖的海外供应商类型包括但不限于海外物料生产供应商、营销渠道供应商、创意设计服务商、物流配送服务商等。第三条海外供应商合作管理遵循合规优先、互利共赢、风险可控、动态优化的核心原则，确保合作过程合法合规，兼顾公司成本效益与供应商服务质量，实现长期稳定的合作关系。第四条公司成立海外供应商合作管理小组，由采购部、市场部、合规部、财务部、业务部及管理层代表组成，统筹推进海外供应商合作管理工作。各部门核心职责如下：（一）采购部：牵头负责海外供应商的筛选、谈判、履约跟踪及日常管理，建立供应商管理台账；（二）市场部：负责提供海外市场供应商信息，评估供应商服务与市场需求的适配性，反馈供应商服务效果；（三）合规部：负责审核海外供应商合作的合规性，包括供应商资质合规、合同条款合规、目标市场法律法规适配性等，规避合规风险；（四）财务部：负责审核合作成本预算，管控款项支付，开展成本效益分析；（五）业务部：负责提出具体采购需求，参与供应商服务质量验收，反馈合作过程中的问题；（六）管理层：负责审批供应商准入、重大合作合同及合作调整事项，监督管理工作落实情况。第二章海外供应商筛选与准入管理第五条海外供应商筛选需符合以下核心标准：（一）资质合规：具备目标市场合法经营资质，拥有完善的营业执照、行业许可等相关证明文件，近3年无重大违法违规记录；（二）能力适配：具备满足公司业务需求的服务能力或生产能力，拥有稳定的产能、专业的服务团队及成熟的跨境协作经验；（三）信誉良好：在行业内拥有良好的口碑，无重大合同违约、质量纠纷等不良记录，可提供至少2家同类企业合作参考；（四）成本合理：报价符合市场公允水平，能够配合公司开展成本管控，具备清晰的定价机制和收费标准；（五）风险可控：具备完善的质量管控体系、物流配送方案及应急响应机制，能够应对跨境合作中的汇率波动、政策变动等风险。第六条海外供应商准入流程：（一）信息收集：采购部联合市场部通过行业展会、海外商会、专业平台等渠道收集海外供应商信息，建立潜在供应商信息库；（二）初步筛选：采购部依据筛选标准对潜在供应商进行初步审核，剔除资质不全、能力不符的供应商，形成候选供应商名单；（三）资质审核：采购部向候选供应商索取资质证明、合作案例、财务报表等资料，联合合规部开展合规审核，必要时委托第三方机构进行背景调查；（四）实地考察（必要时）：对于核心供应商或合作金额较大的供应商，采购部牵头组织相关部门开展实地考察，核实其生产经营状况、服务能力及质量管控水平；（五）样品测试/小批量合作试点：对提供物料或服务的供应商，需进行样品测试或小批量合作试点，验证其产品质量或服务效果是否符合要求；（六）准入审批：采购部汇总审核结果、考察报告及试点情况，形成供应商准入申请，报管理小组审核、管理层审批。审批通过后，将供应商纳入合格供应商名录，正式开展合作。第三章海外供应商合作实施管理第七条合作谈判与合同签订：（一）采购部牵头与准入供应商开展合作谈判，明确合作内容、服务标准、交付周期、价格条款、付款方式、质量要求、违约责任及争议解决方式等核心事项；（二）谈判达成一致后，由采购部拟定合作合同，明确跨境物流责任、汇率调整机制、不可抗力条款等跨境合作特殊事项，提交合规部审核；（三）合规部审核合同条款的合规性、完整性及风险点，提出修改意见，采购部修订完善后，报管理小组审核、管理层审批；（四）合同审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订正式合作合同，合同签订后及时归档，并同步至相关部门。第八条履约过程管理：（一）采购部建立《海外供应商合作履约台账》，详细记录合同信息、交付进度、质量验收情况、款项支付情况等，实行动态跟踪；（二）采购部定期与供应商沟通对接，及时掌握履约进度，协调解决合作过程中出现的问题；对于跨境物流环节，需提前规划物流方案，跟踪物流信息，确保按时交付；（三）业务部、采购部联合开展质量验收，依据合同约定的质量标准及验收流程，对供应商交付的物料或服务进行验收，验收合格的出具验收证明；验收不合格的，要求供应商限期整改或退换货，并追究其违约责任；（四）财务部依据合同约定及验收证明，严格审核付款申请，按规定流程办理款项支付，确保付款及时、合规，同时跟踪汇率变动对成本的影响。第九条日常沟通与关系维护：（一）采购部建立定期沟通机制，每月至少与核心供应商开展1次沟通，了解其经营状况、产能变化及行业动态，及时同步公司业务需求调整情况；（二）对合作良好的核心供应商，可建立战略合作伙伴关系，开展长期稳定合作，共同优化合作方案，提升合作效益；（三）及时处理供应商的合理诉求，协调解决合作过程中的分歧，维护互利共赢的合作关系。第四章海外供应商风险管控与评估淘汰第十条风险管控：（一）合规风险管控：合规部定期梳理目标市场法律法规变化，及时向采购部及供应商同步，确保合作过程持续合规；严禁与受制裁国家或地区的供应商开展合作，规避地缘政治风险；（二）质量风险管控：建立供应商质量追溯机制，对出现质量问题的供应商，要求其提交整改报告，跟踪整改效果；必要时调整合作方案或暂停合作；（三）物流与交付风险管控：提前评估跨境物流可能面临的延误、损坏等风险，选择资质优良的物流合作伙伴，必要时购买货运保险；建立应急响应机制，应对物流中断等突发情况；（四）汇率与财务风险管控：财务部密切跟踪汇率变动，在合同中约定合理的汇率调整条款；合理规划付款时间，降低汇率波动对成本的影响；严格审核供应商发票等财务凭证，确保款项支付合规。第十一条供应商评估：（一）采购部牵头，联合市场部、业务部、合规部、财务部每季度对海外供应商开展一次综合评估，年度开展一次全面评估；（二）评估指标包括履约能力、服务质量、产品质量、价格合理性、合规性、合作配合度、风险管控能力等，采用百分制量化评分，评分结果分为优秀、合格、不合格三个等级；（三）评估完成后形成《海外供应商综合评估报告》，明确供应商的优势与不足，提出合作调整建议，报管理小组审核。第十二条供应商淘汰与退出：（一）出现以下情形之一的，启动供应商淘汰流程：评估结果连续两次为不合格；存在严重合同违约行为，给公司造成损失；违反法律法规或公司制度，存在欺诈、贿赂等违规行为；经营状况恶化，无法保障履约能力；合作过程中出现重大质量事故或安全隐患；（二）采购部提出供应商淘汰申请，附评估报告、违约证明等相关材料，报管理小组审核、管理层审批；（三）审批通过后，终止与供应商的合作，收回相关合作资料，清理未结款项及遗留问题；同时将其从合格供应商名录中移除，纳入黑名单，原则上不再开展合作；（四）对于正常终止合作的供应商，做好合作总结与归档工作，保留其合作资料以备查阅。第五章合作纠纷处理与监督考核第十三条合作纠纷处理：（一）合作过程中发生纠纷的，采购部应及时与供应商沟通协商，争取友好解决；协商解决不成的，依据合同约定的争议解决方式（如仲裁、诉讼）处理；（二）处理跨境纠纷时，合规部提供法律支持，确保纠纷处理符合国内外相关法律法规，最大限度维护公司合法权益；（三）纠纷处理完成后，采购部整理纠纷处理过程及结果，形成报告归档，并总结经验教训，优化供应商管理流程。第十四条监督考核：（一）管理小组每季度开展一次海外供应商合作管理专项监督检查，重点核查供应商准入合规性、合同执行情况、风险管控措施落实情况及评估淘汰的规范性，形成监督检查报告；（二）建立海外供应商合作管理绩效考核机制，考核指标纳入采购部及相关岗位的季度、年度绩效考核，核心指标包括供应商准入合格率、合同履约率、质量验收合格率、纠纷发生率、成本控制达标率等；（三）考核结果与薪酬调整、奖金发放、评优评先直接挂钩，对考核优秀的部门或个人给予表彰奖励；对考核不合格的，组织限期整改，