公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度篇1

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、

借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

一、适用范围

1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

3、公司的请示与上级批复文件

4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议

等相关文件资料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司营业执照、税务登记证等重要文件

二、档案保管

1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

2、保管人员需根据文件内容及其历史关系।合并整理，分类保存。

3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,

收集齐全，加以整理后归档。

4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补

或复制。

三、档案借阅

1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部

门负责人签字。

2、借阅的'案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。

3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无

关人员翻阅。

4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说

明情况，办理续借手续。

4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅

审批表》上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，

否则一律不准借阅、抄录、复印。

四、档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领

导及有关人员会审批准后销毁。

五、档案保密

L档案保管人员要严守机密，档案存放要关独设锁，无关人员不

准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

公司文件档案管理制度篇2

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，

确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证

管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

L档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企

业管理、宣传等活

动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、

凭证、报表、电脑

盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提

供利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促

指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的'档案和其他资

料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过

程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人

事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、

保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

公司文件档案管理制度篇3

1目的

规范分公司档案资料的管理工作。

2适用范围

适用于分公司所有档案资料的管理工作。

3职责

3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工

作，并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批

工作。

3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

4实施程序

4.1归档保存的文件

4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、

报告、质量记录及与工作有关的.图表、统计资料等。

4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案，如:会议纪要、声像档案、

工作记录等专项档案。

4.2文件、资料归档的要求。

4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家

标准。

4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加，对其文件

材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和

编号。

425案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。

4.3档案资料的保管。

4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。

4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时，应按照类别和保管

部门的次序启左向右启上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认

真检查其修改、补充情况，并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。

4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和

专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复

制、拷贝。

4.3.5每年一季度，对上一年度的各种资料档案进行归档，并对库藏

档案进行清理核对和质量检查工作，做到完好、齐全。对破损或载体变

质档案，要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。

4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。

4.3.7质量记录保存期为二年。

4.4档案资料借阅管理。

4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。

4.4.3在借阅档案资料时，应做到以下几点：

4.4.3.1按规定办理登记手续，定期归还；

4A3.2要爱护档案资料，不得丢失；

4.43.3所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写；

4.4.4借出和归还档案时，应办理清点手续，由资料档案员和借阅者

当面核对清楚。

4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。

4.5档案鉴定和销毁

4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总

经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成，日常的鉴定

工作由行政部资料档案员负责。

4.5.2档案鉴定小组的任务：

4.5.2.1负责制订档案保管期限表；

4.5,2.2对到期档案提出存、毁意见。

4.5.3确定保管期限原则

4.5.3.1对有长远利用价值（如技术图纸、操作说明书等），并能反映

分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

4.53.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

4.5.4鉴定工作应该每年进行一次，由资料管理员在每年1月初提出。

4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员负责修

改和补充。

4.5.6销毁档案的程序包括：

4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司

总经理审批，销毁清单及报告要保存。

456.2档案销毁时，由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。

4.5.7销毁档案资料时，要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中

出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。

5相关文件和质量记录表格

5.1《档案管理制度》

5.2《保密规定》

5.3《文件发放登记表》

5.4《文件借阅登记表》

公司文件档案管理制度篇4

总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本

制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理

完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄

册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机

关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照

片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要

收集部门：行政部）

4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；

（主要收集部门：行政部）

5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收

集部门：行政部）

6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）

7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主

要收集部门：行政部）

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、

财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公

司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）

11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，

公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：

财务部、行政部）

12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、

人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）

13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、

声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的‘实物和展览照片、

录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政

部）

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评

定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇

（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）

16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力

资源及行政部）

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部

门：财务部、行政部）

18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要

简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、

工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）

20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人

力资源及行政部）

21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸

图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。

二、立卷归档

文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案

的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专

业集中统一保管。

(2)归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务,

编制文件材料的编号类别。

(3)文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材

料，收集齐全，加以整理后归档。

(4)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材

料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文

件之间的密切联系并进行系统的排列。

三、档案保管

L档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆

放。

2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝

要分别存放。

3、底图入库要认真检查，平放或卷放。

4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补

或复制。

四、档案借阅

1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要

注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不

得让无关人员翻阅。

3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，

要说明情况，办理续借手续。

4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿

上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，

否则一律不准借阅、抄录、复印。

6、底图一般不予外借。

五、档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导

及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

六、档案保密

1、档案工作人员要严守机密，档案存放要苴独设锁，无关人员不

准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

公司文件档案管理制度篇5

（一）意义

（二）文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏

（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审

计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、

流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、

奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、

营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册溶户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客

户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的'内部管理制度、流程、文本

及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往

来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公

司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、

顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主

管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、

杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互

联网主页介绍等。

公司文件档案管理制度篇6

1.目的

为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生

产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中

华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。

2.适用范围

适用于本公司安全文件、档案管理

本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成

的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、

图表、声像等不同形式的历史记录。

3.管理体制与职责

3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指

定T立档案管理员，负责档案曰常管理工作。

3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统

一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进

行监督与指导。

3.3安全生产管理档案员职责

(1)凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性

文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。

(2)建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。

(3)安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和

相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整

程度、准确性以及保存价值进行审核。

(4)公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全

生产活动中形成的材料。

4.档案的范围、收集与移交

4.1安全生产档案范围包括以下内容：

1)基础档案

(1)企业基本情况；

(2)厂区平面布置图；

(3)主要管理人员登记表；

(4)企业证照文书;

(5)危险化学品登记证；

(6)职业危害申报表及申报回执单；

(7)应急预案备案回执单;

(8)重点部位、关键装置和危险岗位一览表；

(10)特种设备登记表；

(11)特种作业人员登记表(附操作证复印件)。

2)组织机构

(1)安全生产组织架构图；

(2)关于成立安全生产领导小组的通知；

(3)关于任命安全生产管理人员的决定；

(4)关于印发安仝生产职责和安仝管理制度的通知。

(5)其他与安全组织有关的内容。

3)安全职责

各部门、各级人员安全生产职责

4)安全管理制度

安全标准化规定的安全管理制度。

5)安全操作规程

6)教育培训

Q)企业安全教育培训计划；

(2)企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；

(3)员工三级教育培训卡；

(4)员工三级安全教育培训记录；

(5)特种作业人员安全教育培训记录；

(6)复转岗、〃四新〃安全教育培训记录；

(7)日常安全、宣传、教育培训记录及总结；

(8)应急救援预案演练记录及总结，

(9)其他安全培训记录。

7)安全检查

(1)各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整

改通知书等各类执法文书；

(2)企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；

(3)安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

(4)安全检查及整改通知书(企业自检部分)。

(5)车间(部门)、班组例行安全检查记录；

(6)各专项安全检查的计划安排、检查记录；

(7)安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；

(8)各项安全检查的处理情况及整改验收记录；

(9)各项安全检查的总结汇报材料；

8)安全投入

(1)全年安全投入的计划及专项安全投入计划；

(2)安仝、宣传、教育培训投入的'情况记录；

(3)安全隐患整改方面的投入记录；

(4)劳动防护用品方面的投入记录；

(5)安全防护设备、设施方面的投入记录；

(6)安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；

(7)其他与安全有关的投入。

9)"三同时"

(1)有关安全设施和劳动防护职业卫生方面"三同时〃项目的文件、

资料；

(2)〃三同时"项目的设计图纸及相关资料；

(3)〃三同时"项目的竣工验收报告及相关资料；

(4)其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

10)防护装置(含职业卫生设备、下同)

(1)各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；

(2)各类安全防护设备运行维护保养情况记录；

(3)应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；

(4)其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；

11)特种设备

(1)特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和

资料；

(2)特种设备的定期检验记录；

(3)特种设备的日常使用及维护保养记录；

(4)特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属

仪器仪表的日常维修保养记录；

(5)特种设备运行故障和事故记录。

12)安全用电

(1)变、配电室运行状况记录。

(2)临时用电申请及拆除记录；

(3)配电柜(箱)、控制柜(箱)等用电设施运行记录；

(4)变配电室平面图及供电系统图。

13)工伤保险

Q)参加工伤保险员工的名单；

(2)企业为员工缴纳保险费的凭证或单据;

(3)发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；

(4)其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

14)职业病防治

(1)本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；

(2)产生职业病危害的岗位的预防措施情况;

(3)产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；

(4)接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；

(5)确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；

(6)其他与职业病防治相关的文件、材料。

15)劳动防护用品

(1)各类劳动防护用品发放记录；

(2)员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；

(3)其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

16)事故调查处理

(1)事故调查收集各类证据；

(2)事故调查的相关会议记录；

(3)工伤事故调查处理报告书(表);

(4)按〃四不放过〃原则对事故进行处理的文件；

(5)其他与事故相关的文件、资料。

17)消防安全

(1)消防安全管理制度及落实情况记录；

(2)消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；

(3)消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；

(4)火险火灾应急处置预案框图及实施细则；

(5)义务消防队人员名单及其消防装备情况；

(6)建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、验收以及消防

安全检查的文件、资料；

(7)消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；

(8)消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；

(9)有关电气设备检测(包括防雷、防静电)等记录资料；

(10)火灾隐患及其整改情况记录；

(11)其他与消防安全相关的文件、资料和记录。

18)其他与安全生产相关的内容。

4.2收集与移交

(1)归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、

记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。

(2)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化

管理活动的真实内容和历史过程。

(3)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。

(4)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时

归档。

(5)本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，

对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关

材料，可在项目结束后整理归档。

(6)安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。

(7)安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真

检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式二份)上签字，正式履行交

接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真

实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后

办理交接手续。

(8)在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生

产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全

生产档案由接受单位或原主办单位保存。

5.档案处理

1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品

企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归

档内容分别编制档案目录。

(1)法律、法规和标准

(2)机构和职责

(3)风险管理；

(4)管理制度;

(5)培训教育；

(6)生产设施及工艺安全

(7)作业安全

(8)职业健康

(9)危险化学品管理

(10)事故与应急

(11)检查与自评

2）特殊载体安全生产档案（录像带、照片、磁盘）可按载体形式、所

反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档

案文件的编号。

3）档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施,

确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进

行修补和复制。

4）安全生产档案保管期限分永久、长期（五年）、短期（一年）三种。

5）对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档

案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，

应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第

一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上

监销，销毁清册长期保存。

6）安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案

移交手续后方可离岗。

6.档案利用

（1）安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人

或安全生产直接责任人的批准。

（2）在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他

人的合法权益。

（3）应积极主动地接受安仝生产监督管理部门对安仝生产档案管理

工作的监督指导。

公司文件档案管理制度篇7

一、目的

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的'文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适

时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

(1)国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

(2)上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议

资料等；

(3)公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安

全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

(4)安全生产工作计划、总结、报告等；、

(5)各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

(6)供应商、承包商、施工单位相关材料等；

(7)安全设施检测、检验报告、记录等；

(8)食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

(1)、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的

齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

(2)、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期

三种，进行时间整理、分类归档；

(3).安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统

T呆存；

(4)、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、

编写页码、标定卷内文件资料目录；

(5)、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

(1)、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

(2)、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

(1)、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意

保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说

明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可,不得随意公开、发表

或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面套点清楚，并在借阅登

记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定

期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之曰起实施。

公司文件档案管理制度篇8

（一）目的

建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并

加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全

生产服务，规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序，特制定本规定。

（二）适用范围

本制度适用于公司的文件、档案管理。

（三）规范性引用文件

《中华人民共和国安全生产法》

《中华人民共和国档案法》

（四）职责

L行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。

2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。

（五）管理要求

L档案管理范围

1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检杳的安全生产

资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。

1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。

2.保管事项

2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管

理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合

理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。

2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。

2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。

2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁

烟火标志。

2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。

2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。

2.7案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。

3.归档时间

3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。

3.2按年度形成的文件，第二年上半年归档。

3.3凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。

3.4凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。

5.安全档案的借阅

5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后

方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查

阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案

员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案

员同意后，方可查阅。

5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经

主管部门批准，予以复制。

5.3公司重要的文件、技术资料、合同什办议），未经公司领导批准

同意，任何人不得查阅、借阅。

5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期

使用的，部门内部应自备一本。

5.5外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领

导的'批准同意。

5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案

室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证

文件内容不得外泄。

5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁

在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生,

违者严肃处理。

6.保密事项

6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任

何人私自保管档案。

6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，

并进行登记管理，不得乱扔乱放

6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的

份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中

形成的废页应作为密件销毁。

6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘

抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复

印、翻印和摘抄。

6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿

纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保

密安全。

6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部〃。

6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导

审核批准。

6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘

抄。

6.9〃绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。

6.10定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严

格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要

视情节严肃处理。

7.修改、补充事项

7.1修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管

副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。

7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。

8销毁

8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对

拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，

确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。

8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷

的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面我告。

8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。

8.4销毁时要进行监销。

经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其

它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）

监督销毁，并在销毁清单上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要

签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁

清单上详细注明。

8.5档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。

对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或

相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批

同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录

上签字。

公司文件档案管理制度篇9

为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有

效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。

一、总则

第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档

案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题.

第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各

部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年

的档案管理工作。

第三条根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负

责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负

责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。

二、立卷、归档

第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料

的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。

第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理

完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活

动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范

围。

第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、

资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。

第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档

案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。

1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。

2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材

料分别排列，由财务室整理归档。

3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生

处负责收集、整理归档。

4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、

整理归档。

5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工

后移交档案室。

6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、

归档。

7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年

终移交综合档案室。

第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。

L永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利

用价值的文件，划为永久保存。

2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保

存。长期保存为15年至50年。

3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划

为短期保存。短期保存为15年以下。

第十条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组

合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进

行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、

总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中

结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形

成时间先后排列。

第十二条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文