稽核维修商制度

稽核维修商制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照行业先进管理实践，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见，以及本公司为加强维修商管理、防控采购风险、提升服务质量而制定的内部管理需求，制定本制度。本制度旨在规范维修商的选择、合作、监督及退出管理，防范利益输送、质量缺陷、安全事故等风险，确保维修业务的合规、高效、安全运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在维修商选择、评估、使用、考核等环节的履职行为，覆盖设备维修、系统维护、技术服务等所有涉及外部维修商合作的活动。具体适用场景包括但不限于：基础设施维修、生产设备保养、IT系统维护、应急抢修等。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”是指公司针对维修商管理全流程建立的风险识别、控制、监督、改进的管理体系，涵盖从供应商准入到服务评价的全生命周期管理。（二）“XX风险”是指维修商管理过程中可能引发的经济损失、安全责任、合规处罚、声誉损害等潜在威胁，如供应商资质造假、服务质量不达标、违规操作等。（三）“XX合规”是指维修商及公司员工在维修业务活动中严格遵守法律法规、行业准则、公司制度的行为标准，包括但不限于招标合规、合同履约、安全责任、反商业贿赂等。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保维修商管理覆盖所有业务场景和环节，不留监管空白。（二）“责任到人”原则：明确各级管理人员和业务人员的专项管理职责，实现责任可追溯。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险环节和领域，优先配置管控资源，强化风险防范。（四）“持续改进”原则：定期评估专项管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对本公司的XX专项管理负总责，承担第一责任人职责；分管相关负责人为直接责任人，负责统筹协调专项管理工作。各级领导干部应在分管范围内履行风险防控职责，确保XX专项管理制度有效落地。第六条设立XX专项管理领导小组，作为公司XX专项管理的决策与统筹机构，成员由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成。领导小组主要职责包括：（一）审议XX专项管理制度及重大调整方案；（二）统筹协调跨部门的风险防控与应急处置工作；（三）监督评价专项管理工作的执行效果，提出改进要求。第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称]（如采购部或风控部），负责日常管理事务，主要职能包括：（一）组织制定和修订XX专项管理制度；（二）统筹开展维修商风险评估与分级管理；（三）监督考核各部门专项管理履职情况；（四）协调处理重大风险事件。第八条牵头部门（XX专项管理办公室）职责：（一）牵头建设XX专项管理制度体系，明确业务操作标准与流程；（二）组织开展维修商资质审核、能力评估，建立合格供应商名录；（三）监督维修商履约情况，定期开展绩效考核；（四）组织专项管理培训与宣贯，提升全员合规意识。第九条专责部门职责：（一）负责维修业务合规性审核，包括招标文件、合同条款的合法性审查；（二）优化XX专项管理流程，引入数字化工具提升管理效率；（三）牵头处置重大风险事件，提出风险化解方案；（四）跟踪行业监管动态，推动制度动态更新。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实XX专项管理要求，开展本领域维修商的日常管理；（二）组织内部维修需求，配合开展供应商比选工作；（三）监督维修商服务过程，及时反馈质量问题或安全隐患；（四）配合牵头部门完成专项考核与审计。第十一条基层执行岗职责：（一）严格遵守XX专项管理制度，按规定流程选择、使用维修商；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人在XX专项管理中的义务；（三）主动上报发现的违规行为或风险隐患，配合调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商准入管理：业务部门提出维修需求后，牵头部门应在X日内完成供应商初步筛选，重点审查资质证书、行业口碑、财务状况等，禁止引入存在重大法律诉讼或违规记录的供应商。第十三条招标采购管理：维修项目金额超过X万元的，必须通过公开招标或邀请招标方式选择供应商，严禁直接指定或私下交易。招标文件应明确技术标准、服务要求、价格条款，并设置合理评分体系。第十四条合同签订管理：合同条款应包含质量保证、安全责任、保密协议、违约处罚等核心内容，关键条款须经专责部门审核，确保风险隔离措施完备。第十五条履约过程监督：业务部门应每月至少开展X次现场检查，记录维修质量、响应速度、安全规范等情况，对发现的问题及时要求供应商整改，并形成书面记录。第十六条价格管理：维修项目实行阳光定价，禁止供应商通过拆分合同、虚增成本等方式规避价格监督。价格谈判过程应全程留痕，并接受随机抽查。第十七条安全责任管理：维修商必须具备相应的安全生产资质，作业前须提交安全方案并经我方审核，对违规操作导致的事故承担全部责任。第十八条服务评价管理：每项维修任务完成后，业务部门应在X日内提交评价报告，评价结果作为供应商续用或淘汰的重要依据，并纳入合格供应商名录动态管理。第十九条禁止性行为：严禁以下行为：（一）利用职权向特定供应商倾斜，或排斥其他潜在竞争者；（二）接受供应商的现金、礼品、旅游等利益输送；（三）将已中标的维修项目违规转包给第三方；（四）伪造维修记录或夸大服务成效。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门每年X月前评估XX专项管理制度有效性，根据法规变化、业务调整或风险事件及时修订，确保制度适用性。第十三条风险识别预警机制：定期开展维修商风险评估，对存在重大资质缺陷、履约记录差或行业违规的供应商纳入预警名单，并要求业务部门加强监控。第十四条合规审查机制：将XX专项管理审查嵌入以下关键节点：（一）招标文件发布前，由专责部门审查合规性；（二）合同签订前，由牵头部门复核关键条款；（三）重大维修项目启动前，由领导小组组织多部门联合评审。第十五条风险应对机制：建立风险事件台账，一般风险由业务部门牵头处置，重大风险由领导小组启动应急预案，明确责任部门、处置时限及上报路径。第十六条责任追究机制：对违反XX专项管理制度的行为，按以下标准处罚：（一）轻微违规：通报批评，责令整改；（二）一般违规：扣除绩效奖金，取消评优资格；（三）重大违规：解除劳动合同，并追究法律责任。第十七条评估改进机制：每年X月前组织专项管理效果评估，通过问卷调查、案例分析等方法收集数据，形成评估报告，明确优化方向。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导干部应在季度会议上报告XX专项管理工作进展，确保专项管理纳入绩效考核指标体系。第十九条考核激励机制：将XX专项管理纳入部门年度考核，优秀部门奖励X万元以内资金支持，连续X年不合格的取消评优资格。个人考核与专项管理履职挂钩，占绩效权重不低于X%。第二十条培训宣传机制：每年X月开展全员专项管理培训，管理层重点学习合规履职要求，一线员工重点掌握操作规范，培训结果纳入个人档案。第二十一条信息化支撑：建设XX专项管理信息系统，实现供应商资质在线审核、履约过程智能监控、风险预警自动推送等功能。第二十二条文化建设：编制XX专项管理手册，向全员发放并组织学习，每年签署合规承诺书，营造“人人参与管理、主动防范风险”的文化氛围。第二十三条报告制度：业务部门每月X日前向牵头部门提交XX专项管理月报，内容包括：维修商履约情况、风险事件处置、合规问题整改等；领导小组每季度发布专项管理简报，通报优秀案例与典型案例