行政负责人应诉制度

行政负责人应诉制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，结合行业管理准则及集团母公司关于企业风险防控的统一要求，并基于公司强化内部控制、规范行政行为、提升管理效能的内部需求制定。旨在通过明确行政负责人应诉管理的组织架构、职责分工、关键环节管控及运行机制，有效防范法律诉讼风险，保障公司合法权益，维护公司声誉与秩序，促进企业可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司行政行为引发的诉讼、仲裁或行政处罚等法律风险事项，均应遵照本制度执行。适用场景包括但不限于合同纠纷、劳动争议、知识产权侵权、行政监管处罚及突发事件应对等与公司行政职能相关的法律事务。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“行政负责人应诉专项管理”指公司针对行政行为可能引发的诉讼风险，通过建立健全风险识别、评估、应对、处置及持续改进机制，实现系统性管控的过程。其内涵涵盖预防性合规建设、事中性风险监控及事后性法律应对的全链条管理；外延包括但不限于合同履约、用工管理、知识产权保护等行政行为相关的法律风险防控。（二）“专项风险”指在行政行为中存在的可能导致公司承担法律责任或经济损失的潜在法律事项。例如，合同条款缺失或违约、用工管理疏漏、对外合作中的权利义务界定不清等均属此类风险。（三）“合规管理”指公司基于法律法规及内部制度要求，对行政行为实施的全过程规范控制，确保各项管理活动在合法合规的框架内运行，并符合社会主义核心价值观及行业伦理标准。第四条行政负责人应诉专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则。确保所有行政行为相关的法律风险均纳入管控范围，不留管理空白；（二）“责任到人”原则。明确各级管理主体及岗位人员的应诉责任，形成权责清晰的责任体系；（三）“风险导向”原则。优先防范重大风险，对一般风险实施有效监控，动态调整管理资源；（四）“持续改进”原则。通过定期评估与优化，不断提升应诉管理的科学性与有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对行政负责人应诉专项管理承担全面领导责任，统筹决策重大法律风险事项的应对策略；分管行政、法务等领域的领导承担直接管理责任，负责专项管理的组织协调与督促落实。第六条公司设立“行政负责人应诉专项管理领导小组”（以下简称“领导小组”），作为专项管理的决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，法务、财务、人力资源、行政等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定与修订专项管理制度，审议重大法律风险事项的处置方案；（二）协调跨部门协作，解决应诉管理中的重大问题；（三）监督专项管理工作的执行情况，评估管理成效。第七条领导小组下设“专项管理办公室”（由法务部门牵头），负责日常管理工作，具体职能包括：（一）收集与整理相关法律法规、政策动态，跟踪行业监管要求；（二）组织开展专项风险排查与评估，发布风险预警；（三）指导各部门落实应诉管理要求，提供法律咨询与技术支持。第八条各部门、下属单位负责人为本部门专项管理第一责任人，应履行以下职责：（一）组织学习并落实本制度及相关操作规范；（二）开展本部门行政行为的风险自查，建立风险台账；（三）配合领导小组开展专项检查与评估。第九条专责部门（法务部门）专项职责包括：（一）审核本部门及各部门的行政合同、协议等法律文件，提出合规意见；（二）参与重大诉讼、仲裁案件的应诉工作，提供法律支持；（三）总结应诉管理经验，优化管理流程。第十条业务部门及下属单位专项职责包括：（一）在行政行为中落实合规要求，确保操作规范；（二）发现风险事项及时上报，配合调查取证；（三）开展员工合规培训，提升全员风险意识。第十一条基层执行岗位人员应履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在应诉管理中的义务；（二）发现违法或违规行为及时向直接上级报告；（三）配合完成风险排查、调查取证等行政任务。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同履约管理。行政合同签订前应进行法律风险评估，明确权利义务条款；合同履行中定期检视履约情况，防范违约风险。禁止性行为包括：未经授权签订合同、擅自变更合同条款、逾期未履行付款义务等。重点防控点为重大合同履约过程中的争议预防，需建立履约监控机制。第十三条用工管理。招聘、培训、绩效、离职等环节需严格遵守《中华人民共和国劳动法》及相关政策，规范劳动关系管理。禁止性行为包括：违规解除劳动合同、拖欠工资社保、未依法进行劳动争议调解等。重点防控点为劳务派遣、非全日制用工的权益保障合规。第十四条知识产权保护。对外合作中需明确知识产权归属，签订保密协议；内部应加强专利、商标等知识产权的登记与保护。禁止性行为包括：侵犯他人知识产权、未履行保密义务泄露商业秘密等。重点防控点为供应链、研发等环节的知识产权风险管理。第十五条行政处罚应对。涉及行政监管处罚的，应第一时间启动应对程序，收集证据材料，依法进行陈述申辩。禁止性行为包括：拒不配合调查、伪造证据逃避处罚等。重点防控点为行政处罚前的合规自查，建立风险预警机制。第十六条信息安全管控。行政行为中涉及个人信息、商业秘密的，需采取技术及管理措施保障信息安全。禁止性行为包括：非法收集、泄露敏感信息、系统存在安全漏洞等。重点防控点为数据跨境传输、第三方系统接入的安全评估。第十七条外部合作管理。对外投资、合作等行政行为需进行尽职调查，明确合作边界。禁止性行为包括：虚假宣传、利益输送、违规承诺等。重点防控点为合作方资质审核及履约能力评估。第十八条争议解决机制。行政纠纷优先采用协商、调解等非诉方式解决，必要时依法提起诉讼或申请仲裁。禁止性行为包括：滥用诉讼权利、拖延应诉等。重点防控点为争议解决时效管理，避免诉讼成本过度增加。第十九条合规审查标准。所有行政行为需经合规审查后方可实施，审查内容包括合法性、合理性及风险可控性。禁止性行为包括：未经审查擅自开展行政活动、审查流于形式等。重点防控点为重大事项的集体决策机制。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。法务部门每年第一季度汇总法律法规变化及管理实践中的问题，提出修订建议，经领导小组审议后实施。第二十一条风险识别预警机制。各部门每月开展行政行为风险自查，由专项管理办公室每季度组织抽查，对发现的重大风险发布预警通知，明确整改时限。第二十二条合规审查机制。所有行政合同、重大行政决策需经法务部门出具合规意见，未经审查的行政行为不得实施，并记录存档。第二十三条风险应对机制。一般风险由部门自行处置，重大风险由领导小组协调处置；涉及诉讼的，需制定应诉方案，明确责任分工及法律策略。第二十四条责任追究机制。对违反本制度的行为，根据情节轻重给予警告、通报批评、经济处罚等处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制。每年12月30日前开展年度评估，重点考核风险防控成效、制度执行情况，形成评估报告提交领导小组审定。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。各级领导干部应在季度会议上布置应诉管理工作，重大风险事项需纳入会议议题。第二十七条考核激励机制。将应诉管理纳入部门年度绩效考核，合规表现突出的部门给予奖励，违规发生频次较高的部门进行约谈。第二十八条培训宣传机制。每年6月和12月开展全员合规培训，管理层重点培训法律风险防控，一线员工重点培训操作规范。第二十九条信息化支撑。建立应诉管理信息系统，实现风险台账电子化、预警信息自动推送、处置流程线上管理。第三十条文化建设。每年发布《行政负责人应诉合规手册》，组织签署合规承诺书，在内部宣