企业沟通协作会议记录规范模板

企业内部沟通协作会议记录规范模板适用情境说明规范操作流程一、会前准备：明确聚焦目标确定会议必要性优先通过即时通讯工具（如企业钉钉）或邮件进行初步沟通，明确是否必须召开会议；若议题简单且可线上同步，可调整为书面沟通。确认会议目标：需解决的核心问题、需达成的共识或需输出的决策成果。制定会议议程由会议发起人（通常为部门负责人或项目负责人）提前1-2天制定议程，明确各议题的讨论顺序、时间分配及预期成果。议程示例：上周工作进展回顾（15分钟）当前项目A进度汇报及风险点讨论（20分钟）跨部门协作需求对接（市场部与产品部）（15分钟）下周工作计划确认（10分钟）通知参会人员通过企业内部系统发送会议通知，包含：会议名称、时间、地点（线上需附会议）、议程、参会人员（含主持人、记录人）、会前准备要求（如需携带资料、提前阅读背景材料等）。提前确认参会人员availability，保证关键决策人出席；若无法参会，需提前提交书面意见或委托代理人。准备会议工具线下会议：提前调试投影、麦克风、白板等设备，准备纸质议程、签到表。线上会议：测试会议软件稳定性，共享屏幕权限设置，开启录制（若需存档）。二、会中记录：客观全面，突出重点签到与身份确认会议开始前5分钟，记录人负责组织签到（线上会议可通过“签到”功能或参会列表确认出席情况），记录参会人员、缺席人员及原因（如“*主管因客户拜访请假，已提交书面材料”）。按议程引导讨论主持人按议程控制会议节奏，保证各议题在规定时间内完成；记录人需同步记录：发言要点：按议题顺序记录关键发言，避免逐字记录，重点提炼观点、数据、分歧点（如“*经理提出：项目A延期原因是开发资源不足，建议临时抽调2名工程师支援”）。讨论过程：记录不同意见的交锋与共识形成过程（如“市场部与产品部就用户需求优先级达成一致：优先满足核心功能B，暂缓功能C开发”）。临时议题：对会议中新增的临时议题，记录讨论结论及后续处理建议（如“新增‘客户投诉响应流程优化’议题，决定由客服部牵头，3个工作日内提交初步方案”）。决议与行动项即时确认每个议题讨论结束时，主持人需总结决议内容，记录人同步记录“决议事项”（明确结论、依据）；对需跟进的工作，明确“行动项”，包含：任务内容（具体要做什么）负责人（明确到人，避免“相关部门负责”等模糊表述）截止时间（精确到日期，如“2024年X月X日17:00前”）交付成果（如“提交项目进度表”“完成需求文档初稿”）示例：行动项负责人截止时间交付成果调研竞品C功能模块，输出对比报告*专员2024-05-20《竞品分析报告V1.0》协调技术部支持项目A测试环境搭建*主管2024-05-18测试环境可用通知会议时间控制主持人需严格把控各议题时间，避免超时；若某议题无法在会议内完成，明确后续安排（如“项目A风险点讨论延至下次专项会议，请*经理提前准备详细方案”）。三、会后整理：及时归档，闭环管理会议记录初稿撰写会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记整理初稿，保证内容客观、准确、条理清晰，包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）会议议程及实际执行情况（如“原定议题3提前5分钟完成”）各议题讨论要点（按议程顺序，突出关键信息）决议事项（分点列出，明确结论）行动项（表格形式，包含负责人、截止时间、交付成果）附件（如演示文稿、背景材料、签到表等）审核与确认初稿完成后，提交主持人审核，重点核对决议内容、行动项的准确性与完整性；若有修改，记录人需在1个工作日内调整。审核通过后，将会议记录发送给所有参会人员（含缺席人员），附上“请于1个工作日内确认是否有异议”的提示，无异议后定稿。分发与归档定稿会议记录通过企业内部系统（如OA、共享盘）分发，抄送相关领导及部门负责人；线上会议需同步会议录像（若有）。归档要求：按“年份-月份-会议类型”分类存储（如“2024-05-部门例会”），保存期限不少于1年，重要项目会议记录需长期保存。行动项跟踪记录人或项目助理负责建立“行动项跟踪表”，每周更新进度，提前1天提醒负责人截止时间；行动项完成后，需在跟踪表中标注“已完成”并附交付成果。会议记录模板结构【会议基本信息】会议名称：[如“2024年5月产品部月度工作推进会”]会议日期：2024年X月X日会议时间：:-:（预计分钟，实际分钟）会议地点：[如“3楼会议室A”/“线上会议：X”]会议类型：[例会/项目会/协调会/复盘会等]主持人：*[姓名+职务]记录人：*[姓名+职务]参会人员：[姓名+职务]、[姓名+职务]……（共X人）缺席人员：*[姓名+职务]（原因：[如“出差”“请假”]）附件清单：[如“《项目A进度表.pptx》《客户需求文档V2.0.pdf》”]【会议议程及讨论记录】序号议题名称讨论要点（提炼关键信息、数据、分歧点）决议事项（明确结论、依据）1上周工作进展回顾专员：完成用户调研，收集有效问卷200份；主管：项目A开发进度延迟30%，因开发资源不足无决议，需在本次会议解决资源问题2项目A进度汇报及风险点讨论*经理：风险点包括测试环境不稳定、第三方接口对接延迟；建议抽调2名工程师支援，申请延期1周决议1：由主管协调技术部，5月17日前抽调2名工程师支援项目A决议2：项目A延期至5月30日交付，由专员同步更新项目计划3跨部门协作需求对接市场部经理：需产品部5月20日前提供功能B原型图，用于推广素材制作；产品部主管：可按时交付，需提供详细需求文档决议：产品部主管负责5月20日前提交功能B原型图，市场部经理同步提供需求文档【行动项列表】序号行动项内容负责人截止时间交付成果状态（跟踪用）1协调技术部抽调2名工程师支援项目A*主管2024-05-17人员调配通知□未开始□进行中□已完成2更新项目A计划，明确延期交付节点*专员2024-05-18《项目A进度计划V2.0》□未开始□进行中□已完成3提交功能B原型图*主管2024-05-20原型图（Figma文件）□未开始□进行中□已完成【其他事项】临时议题：新增“客户投诉响应流程优化”，由客服部*经理牵头，5月22日前提交方案。下次会议时间：2024年X月X日:，地点：[待定/线上]。关键执行要点聚焦“可执行”避免记录空泛讨论（如“加强沟通”“尽快推进”），所有行动项需明确“做什么、谁来做、何时完成、交付什么”，保证责任到人、可跟进。客观中立记录记录人需保持中立，不添加个人观点，不修改发言原意；对有争议的讨论，需记录各方意见及最终结论，而非偏向某一立场。及时性与闭环管理会后整理、审核、分发需在规定时间内完成，避免信息滞后；行动项需建立跟踪机制，未按时完成的需及时反馈原因并调整计划，保证“事事有跟进、件件有结果”。保密与