会议室预约及使用管理记录表

会议室预约及使用管理记录表工具模板一、适用场景与价值在企业、学校、科研机构或各类组织中，会议室作为高频使用的公共资源，常面临“预约冲突”“资源浪费”“使用记录缺失”等问题。本工具模板旨在通过标准化流程实现会议室资源的有序管理，帮助组织：提升资源利用率：实时掌握会议室空闲状态，避免重复预约或闲置；规范使用流程：明确预约、审批、使用、反馈全链条责任，减少管理混乱；留存追溯依据：详细记录会议室使用情况，便于统计使用频率、分析需求峰值，优化资源配置；保障使用体验：通过设备检查、卫生维护等要求，保证会议室始终处于可用状态。二、详细操作流程（一）预约前：确认会议室状态与需求查询空闲时间登录会议室管理系统（或查看线下公示表），筛选所需日期、时间段，确认目标会议室（如“3楼大会议室”“5楼圆桌会议室”）是否未被占用。注意：部分会议室支持“提前3天预约”“最长使用时长不超过4小时”等规则，需提前确认组织内具体限制。2.明确使用需求确定会议人数、所需设备（投影仪、视频会议系统、白板等）、特殊布置需求（如茶歇、桌型调整等），并评估所选会议室是否满足需求（如容纳20人的会议室是否适合30人会议）。（二）提交预约申请1.填写预约信息通过线上系统（如企业钉钉插件）或线下《预约申请表》提交以下信息：预约人姓名（**）、部门（市场部）、联系方式（分机号8888）；会议主题（“Q3产品发布会”）、时间（2024年8月20日14:00-16:00）；参会人数（25人）、所需设备（投影仪+无线话筒2个）；特殊需求（提前30分钟布置桌型为U型）。2.提交审批根据组织权限，提交给部门负责人（）或行政部（）审批：普通会议：部门负责人审批即可；跨部门会议/大型会议（＞50人）：需额外报行政部备案，确认资源支持。（三）审批与反馈1.审批流程审批人需在1个工作日内完成审核，重点核对：时间是否与现有会议冲突；设备/需求是否在会议室承载范围内；预约人是否符合“提前24小时取消/改期”要求（如有临时紧急会议，需备注说明）。2.结果通知审批通过：系统自动发送预约成功通知（或短信提醒），包含会议室位置、设备清单、取钥匙方式（如前台领取）；审批不通过：注明原因（如“时间冲突”“设备不足”），建议调整时间或更换会议室。（四）使用前：准备与检查1.领取钥匙与设备预约人于会议开始前30分钟，凭工卡/预约码到前台（或指定地点）领取会议室钥匙、设备遥控器，并签字登记。2.环境检查进入会议室后，检查以下内容：设备是否正常（投影仪是否能开机、话筒是否有声音、空调温度是否适宜）；卫生是否达标（桌面无杂物、地面干净、座椅归位）；特殊布置是否落实（如U型桌、茶歇区是否已准备）。若发觉问题，立即联系行政部（**，分机号6666）处理，避免影响会议按时开始。（五）使用中：规范管理1.遵守使用规则按预约时间准时开始，不得提前占用或超时使用（如需延长，需在结束前30分钟通过系统申请续期，经审批后方可延长）；保持会议室安静，避免大声喧哗；爱护设备，禁止私自拆卸或外借会议室物品（如白板笔、遥控器）。2.突发情况处理若设备故障，立即联系行政部，同时启用备用方案（如更换会议室、改用线上会议）；若临时取消会议，需在会议开始前2小时通过系统取消，释放资源（紧急情况可电话通知行政部）。（六）使用后：清洁与归还1.整理环境会议结束后，预约人需负责：关闭所有设备（投影仪、空调、灯光）；清理垃圾（将垃圾带至指定垃圾桶，茶歇区餐具回收至行政部）；归位座椅、白板笔、遥控器等物品。2.归还钥匙与反馈将会议室钥匙、设备遥控器交还前台，并在《使用记录表》上签字确认；通过系统填写《使用反馈表》，评价会议室设备状态、卫生情况等（可选，用于后续优化）。三、管理记录表模板会议室预约及使用管理记录表会议室基本信息名称：__________位置：__________容纳人数：__________主要设备：__________预约信息预约人**所属部门市场部联系方式分机号8888会议主题Q3产品发布会预约日期2024年8月20日使用时间14:00-16:00参会人数25人所需设备投影仪、无线话筒2个特殊需求提前30分钟布置U型桌审批信息审批人**（部门负责人）审批时间2024年8月19日10:30审批结果□通过□不通过（原因：__________）使用记录实际开始时间14:05实际结束时间15:55设备使用情况投影仪正常，话筒1个电量不足（已更换备用）卫生情况桌面有茶渍（已清理）使用人签字**备注会议室空调制冷效果一般，建议提前开启；茶歇区需增加纸巾供应四、关键注意事项与规范（一）预约规则提前限制：需至少提前1个工作日预约，紧急会议（如突发问题讨论）可提前4小时申请，但需经行政部特批；时长限制：单次使用时长一般不超过4小时，如需延长需重新申请，避免长期占用；禁止空占：预约后需在会议开始后15分钟内到场，否则系统自动取消预约（累计3次空占，暂停1周预约权限）。（二）设备与卫生管理设备责任：使用期间如因操作不当导致设备损坏，需照价赔偿（如投影仪灯泡损坏，费用由预约人部门承担）；卫生要求：禁止在会议室用餐（茶歇区除外），禁止吸烟，禁止随意张贴海报，使用后需恢复原状。（三）取消与变更取消流程：如需取消，需在会议开始前2小时内通过系统操作，释放资源；变更规则：变更时间/会议室需重新提交申请，原预约自动作废，