销售合同审核与签约流程表

销售合同审核与签约流程表一、适用场景与对象本流程表适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务团队，用于规范销售合同从发起至签署的全过程管理。适用于常规产品销售、服务合同、定制化合同等各类销售类合同，涵盖新签合同、续签合同、合同补充协议等场景，保证合同内容合法合规、权责清晰，降低履约风险。二、全流程操作步骤详解步骤1：合同发起与资料准备责任主体：销售专员/业务经理操作说明：销售专员与客户达成合作意向后，根据双方沟通结果（如产品规格、价格、交付时间、付款方式等），起草销售合同初稿。收集并整理客户资质资料（包括但不限于营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（若非法定代表人签署）），保证客户主体资格合法有效。整理内部支撑资料，如产品报价单、技术规格书、订单确认单、过往合作记录（如有）等，保证合同内容与内部信息一致。输出成果：销售合同初稿（含Word/PDF版）、客户资质资料、内部支撑资料清单。时限要求：客户意向确认后2个工作日内完成。步骤2：业务部门内部初审责任主体：销售部门负责人/业务主管操作说明：销售负责人对照客户需求、内部政策及过往合作惯例，对合同初稿进行初审，重点审核：合同主体信息（客户名称、地址、联系方式等）与客户资质资料是否一致；产品/服务描述、数量、价格、交付时间、交付地点等核心条款是否与订单或报价单匹配；付款方式、开票信息、违约责任等商务条款是否符合公司销售政策；是否存在超出销售权限的特殊条款（如超长账期、大额折扣等）。对初审中发觉的问题，及时与销售专员沟通修改，形成《业务部门审核意见表》（可附于合同后）。输出成果：修订版合同、业务部门审核意见表。时限要求：收到合同初稿后1个工作日内完成。步骤3：法务部门合规审核责任主体：法务专员/法务负责人操作说明：法务部门收到业务部门提交的修订版合同及相关资料后，重点审核：合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托是否合法有效；合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险；知识产权、保密条款、不可抗力、争议解决方式（如管辖法院、仲裁机构）等法律条款是否完备、明确；违约责任是否对等，是否存在显失公平的条款。对法律风险点，提出书面修改意见，业务部门需根据意见调整合同；若存在法律争议，组织销售部门、法务部门共同协商解决。输出成果：法务审核意见表、合规修订版合同。时限要求：收到完整资料后2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日）。步骤4：财务部门审核责任主体：财务专员/财务负责人操作说明：财务部门收到法务审核通过后的合同，重点审核：付款方式、分期付款节点、收款账户信息是否清晰、准确，是否符合公司财务管理制度；价格、折扣、税费等计算是否正确，与报价单、订单是否一致；是否涉及预付款、质保金等特殊约定，资金安排是否合理；合同涉及的发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、开票信息是否符合税务要求。对财务相关问题提出修改意见，业务部门配合调整，保证财务条款可执行。输出成果：财务审核意见表、财务合规版合同。时限要求：收到资料后1个工作日内完成。步骤5：审批签署责任主体：公司授权审批人（如销售总监、总经理）、客户授权代表操作说明：内部审批：财务合规版合同提交至公司授权审批人（根据合同金额或重要性确定审批层级，如10万元以下由销售总监审批，10万元以上由总经理审批），审批人确认合同整体内容无误后，签署《合同审批单》。客户签署：审批通过后，销售专员将最终版合同（纸质版一式两份或电子版PDF）提交给客户，由客户授权代表（需核对授权委托书）签字并加盖公司公章（合同专用章）。签署确认：客户签署后，销售专员收回合同原件（或获取客户签署确认的电子版），保证双方签署页完整、清晰，公章/签字章清晰可辨。输出成果：双方签署的正式合同（纸质版/电子版）、《合同审批单》。时限要求：内部审批1个工作日内完成，客户签署根据双方约定（一般3-5个工作日）。步骤6：合同归档与执行跟踪责任主体：销售专员/行政档案管理员操作说明：归档：销售专员将签署完成的合同原件、客户资质资料、审核意见表、审批单等资料整理成册，提交至行政档案管理部门归档（电子版同步存入公司合同管理系统，注明合同编号、客户名称、签署日期等关键信息）。执行跟踪：销售部门负责按合同约定跟踪后续执行（如订单下达、生产交付、客户验收、款项催收等），财务部门根据合同约定收款，法务部门协助处理履约中的争议问题。输出成果：合同档案（纸质+电子）、执行跟踪记录。时限要求：签署完成后3个工作日内完成归档，执行过程持续跟踪至合同终止。三、标准化流程记录表单步骤编号流程环节责任部门/岗位操作说明简述输出成果时限要求备注（如特殊情形）1合同发起与准备销售专员/业务经理起草合同初稿，收集客户资质及内部支撑资料合同初稿、客户资质资料清单2个工作日客户紧急需求可申请缩短时限2业务部门初审销售部门负责人核对商务条款、客户信息、销售政策合规性修订版合同、业务审核意见表1个工作日超权限条款需同步标注3法务合规审核法务专员/法务负责人审查法律条款、主体资格、风险点法务审核意见表、合规修订版合同2-3个工作日重大争议需启动跨部门协商4财务审核财务专员/财务负责人审核付款方式、价格计算、发票信息等财务条款财务审核意见表、财务合规版合同1个工作日涉及特殊付款安排需财务专项确认5审批签署授权审批人/客户代表内部审批后提交客户签署，保证双方签字盖章完整正式合同、合同审批单内部1日+客户3-5日客户异地签署可接受电子签章6归档与执行跟踪销售专员/档案管理员整理合同资料归档，跟踪后续履约（交付、收款、验收等）合同档案、执行跟踪记录归档3日内执行异常需及时上报并启动预案四、关键注意事项与风险提示客户资质审查：务必核实客户营业执照、授权委托书等资料的真实性，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。条款一致性：合同中的产品名称、规格、价格、数量等核心内容必须与订单、报价单等内部文件完全一致，避免因表述差异导致履约争议。审核时限管理：各环节审核需在规定时限内完成，若遇特殊情况需延长，需提前通知发起部门并说明原因，避免影响合同签署进度。签署规范性：客户签署时需核对签字人身份及授权范围，保证签字与公章清晰可辨；公司内部审批人需亲笔签字，不得代签，合同签署页需注明签署日期。归档完整性：合同归档需包含所有审核过程资料（如各环节意见表、审批单），电子版与纸质版需同步管理，保证档案可追