合同审查及签订流程工具

合同审查及签订流程工具一、适用场景与价值本工具适用于企业内部各类业务合同的全生命周期管理，包括但不限于：采购与销售合同、服务合作合同、劳动合同、租赁合同、保密协议等。通过标准化流程，可规范合同从需求提出到最终归档的各环节操作，降低法律风险、提高审批效率、保证合同条款符合公司利益，同时为跨部门协作提供清晰指引，实现合同管理的合规性与可控性。二、全流程操作指南（一）需求发起与合同立项操作目标：明确合作需求，启动合同管理流程，保证立项依据充分。责任主体：业务部门负责人、需求发起人（如业务专员*）。操作步骤：需求发起人根据业务合作需要，填写《合同需求申请表》（详见配套工具表单），明确合作方基本信息、合作事项、核心需求（如标的物、服务范围、预算金额、预计履行期限等），并附上合作意向书、项目立项批复等支撑材料。业务部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认符合公司战略及业务规划后，签字提交至法务部门备案。对于涉及重大金额或高风险业务的合同（如超过[具体金额]元的采购、对外投资合作等），需同步报请分管领导*审批立项。（二）合同起草与内容填充操作目标：基于需求内容，起草合同初稿，保证核心条款完整、表述清晰。责任主体：业务部门专员、法务专员。操作步骤：业务部门专员*根据审批通过的需求及合作方提供的草案（如有），参照公司《标准合同模板库》起草合同初稿，重点明确以下核心条款：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务（双方主要职责、履行期限、地点、方式）；价款与支付（金额、计价方式、支付条件、账户信息）；违约责任（违约情形、赔偿范围、争议解决方式）；保密条款、知识产权归属、不可抗力等特殊约定。法务专员*对合同初稿进行合规性审核，重点审查主体资格合法性、条款法律风险、与公司制度的冲突点，并提出修改意见，反馈至业务部门调整。业务部门专员*根据法务意见修改合同，保证内容与需求一致，形成《合同草案（修订版）》。（三）内部多部门联合审查操作目标：全面评估合同风险，保证财务、业务、法务等维度均无疏漏。责任主体：法务专员、财务专员、业务部门负责人、风控专员*（如涉及）。操作步骤：法务审查：法务专员*重点审核合同主体合法性、条款有效性、争议解决方式（如约定管辖法院）、违约责任是否明确等，填写《合同审查意见表》（详见配套工具表单）。财务审查：财务专员*审核合同价款与预算匹配性、支付条款的财务合规性（如发票类型、税务处理）、对方资信状况（如是否涉及失信被执行人），评估资金风险。业务审查：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求、履行可行性（如交付周期、资源保障）、合作方履约能力（如过往合作业绩）。风控审查（如需）：对于重大项目合同，风控专员*评估整体风险等级，提出风险应对建议。各部门审查通过后，在《合同审查意见表》中签署“同意”意见；存在争议的，由法务部门牵头组织协调，达成一致后形成最终审查意见。（四）外部沟通与条款确认操作目标：与合作方就合同条款达成一致，保证双方权利义务对等。责任主体：业务部门负责人、法务专员、需求发起人。操作步骤：业务部门专员*根据内部审查通过的合同草案，与合作方进行沟通，逐条确认条款内容，重点说明修改依据（如公司制度、法律要求）。对于合作方提出的异议，由法务专员协助分析法律风险，业务部门评估业务可行性，共同协商调整方案，必要时报请分管领导决策。双方就所有条款达成一致后，形成《合同最终文本》，并由合作方签字盖章（如为对方起草合同，需保证其文本内容与协商一致）。（五）最终审批与签署授权操作目标：履行公司内部审批程序，保证合同签署权限合规。责任主体：分管领导、总经理（或授权代表）、印章管理员*。操作步骤：业务部门专员整理完整的合同材料（包括需求申请表、各环节审查意见表、合同最终文本等），提交至分管领导审批。根据合同金额及重要性，分级审批：一般合同（金额≤[具体金额]元）：由分管领导*审批；重大合同（金额>[具体金额]元或涉及核心业务）：需报请总经理*最终审批。审批通过后，由法定代表人或其授权代表（需提前出具《授权委托书》，明确授权范围）在合同上签字，并加盖公司合同专用章（或公章）。印章管理员*核对审批手续是否齐全，确认无误后方可盖章，并记录《合同用印登记表》（包括合同名称、编号、用印日期、用印人、份数等）。（六）合同履行与归档管理操作目标：跟踪合同履行情况，保证合同档案完整、可追溯。责任主体：业务部门专员、档案管理员。操作步骤：业务部门专员*负责合同履行过程中的跟踪，督促合作方按约履行义务（如交付标的物、提供服务），并记录履行情况（如验收报告、沟通记录），发觉问题及时上报并处理。合同履行完毕或终止后，业务部门专员*收集与合同相关的全部材料（包括签署页、附件、履行凭证、变更协议等），整理成册。档案管理员*对合同材料进行分类归档，电子版存储至公司合同管理系统（命名规则：合同编号-合同名称-签署日期），纸质版存入档案柜，保管期限根据合同类型及法律规定确定（一般不少于[具体年限]年）。三、配套工具表单（一）合同需求申请表序号项目内容说明1需求部门2需求人（姓名*）3合作方名称（全称）4合作方基本信息统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（可简述）5合作事项（如“采购办公设备”“提供软件开发服务”等）6合同类型（如“采购合同”“服务合同”）7预计签署日期8预算金额（大写/小写）9核心需求（如标的物规格、服务范围、质量要求、付款周期等）10附件清单（如合作意向书、立项批复、技术参数要求等）11部门负责人审核意见（签字/日期）12备注（其他需说明事项）（二）合同审查意见表审查环节审查人（*）审查日期审查意见（可多选并补充）修改建议是否通过法务审查□主体资格合法□条款无歧义□争议解决方式明确□其他：□是□否财务审查□预算匹配□支付条款合规□资信状况良好□其他：□是□否业务审查□符合需求□履行可行□合作方能力达标□其他：□是□否风控审查□风险可控□应对措施可行□其他：□是□否（三）合同审批流转表合同名称合同编号合同金额（元）起草部门起草人（*）审查环节及意见审批环节审批人（*）审批意见签署状态归档情况法务：分管领导审批财务：总经理审批业务：授权代表签署四、关键风险提示（一）主体资格审查风险合作方为法人组织的，需核实其营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（如由非法定代表人签署），保证在有效期内且无异常（如未被吊销、注销）；合作方为自然人的，需核实其证件号码件及民事行为能力，避免与无签约主体资格的个人或组织签订合同。（二）条款完整性风险合同核心条款不得遗漏，包括但不限于合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等；避免使用“大概”“左右”“其他未尽事宜双方协商”等模糊表述，需明确具体标准或处理机制。（三）审批权限合规风险严格执行合同分级审批制度，不得越级审批或简化流程；重大合同（如涉及资产重组、重大投资等）需经公司决策机构（如董事会、股东会）审议通过后方可签署。（四）签署规范风险合同文本需经双方签字盖章后生效，签字需为本人亲笔签名或盖章（如为法人章需与备案一致），骑缝章需完