商务合同评审及归档管理制度

商务合同评审及归档管理制度一、适用范围与核心目标本制度适用于企业所有对外商务合同的评审、签订、履行及归档管理全流程，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等各类具有法律约束力的书面协议。管理对象包括业务部门、法务部门、财务部门、行政档案部门及相关审批责任人。核心目标：规范合同管理流程，防范法律风险与经营风险，保证合同条款合规、权责清晰，提高合同签订与履约效率，实现合同档案的标准化、系统化管理。二、合同评审及归档全流程操作指引（一）合同评审流程：从发起至审批步骤1：合同发起与资料准备责任主体：业务部门（合同经办人）操作内容：业务部门根据合作需求，与对方协商确定合同基本条款（如标的、数量、价格、履行期限、违约责任等），形成合同初稿。准备配套材料：对方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）、授权委托书（如签约人非法定代表人）、技术协议/补充协议（如有）、previous合作记录（如有）等。填写《合同评审申请表》（见模板1），注明合同类型、预计签订日期、主要风险点及需重点评审的条款。输出成果：合同初稿、配套材料、《合同评审申请表》。步骤2：部门内部评审责任主体：业务部门负责人操作内容：业务部门负责人对合同初稿进行必要性、可行性审核，重点检查：合同内容是否符合企业战略及年度经营计划；标的物/服务需求是否明确，数量、质量标准是否合理；履行期限、交付方式是否与业务计划匹配；对方履约能力（如资质、业绩、信誉）是否初步核实。对评审中发觉的简单问题（如表述歧义、数据错误）直接修改，复杂问题反馈至经办人沟通调整。评审通过后，在《合同评审申请表》“业务部门意见”栏签字确认，流转至法务部门。输出成果：修订后合同稿、《合同评审申请表》（业务部门签字版）。步骤3：法务专项审核责任主体：法务部门（法务专员/法务经理）操作内容：审核合同法律风险，重点关注：主体资格：对方是否具备签约资质（如特殊行业需经营许可证），授权委托是否有效；条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否具体、公平，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否约定清晰；关键条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决等必备条款。对法律风险点提出修改建议，形成《法务审核意见书》（可附于《合同评审申请表》后）；重大风险（如对方为失信主体、条款存在法律漏洞）需上报分管领导决策。审核通过后，在《合同评审申请表》“法务部门意见”栏签字确认，流转至财务部门。输出成果：法务审核后合同稿、《法务审核意见书》、《合同评审申请表》（法务签字版）。步骤4：财务合规审核责任主体：财务部门（财务经理/财务总监）操作内容：审核合同财务相关条款，重点关注：价格条款：价款/酬金是否合理，是否包含税费、运费等附加费用，定价是否符合公司价格政策；付款方式：支付条件（如预付款、进度款、尾款比例）、支付时限、票据要求（如增值税发票类型）是否明确，是否符合公司资金管理规范；成本效益：合同成本是否在预算范围内，投资回报是否符合预期；税务合规：涉税条款是否清晰，是否存在税务风险（如发票类型与业务不匹配）。对财务风险点提出修改意见，如付款周期不合理、成本超预算等，反馈至业务部门调整。审核通过后，在《合同评审申请表》“财务部门意见”栏签字确认，流转至审批权限负责人。输出成果：财务审核后合同稿、《合同评审申请表》（财务签字版）。步骤5：最终审批与决策责任主体：根据合同金额及类型划分审批权限（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人+法务部门负责人+财务部门负责人联合审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理审批；重大战略合同（如并购、长期独家合作）：提交总经理办公会或董事会审批。操作内容：审批人根据评审意见，对合同整体风险及合规性进行最终把关，重点检查核心条款是否满足企业利益、审批流程是否完整。审批通过后，在《合同评审申请表》“最终审批意见”栏签字确认；审批不通过的，注明原因退回业务部门重新谈判或调整。输出成果：审批通过的《合同评审申请表》、终版合同稿。步骤6：合同签订与用印管理责任主体：业务部门（经办人）、行政部（用印管理员）操作内容：业务部门与对方协商确定签署方式（纸质/电子），保证双方合同文本内容一致（如有修订需加盖“骑缝章”或“修订章”）。业务经办人持终版合同稿、审批完成的《合同评审申请表》至行政部申请用印，填写《用印申请单》。行政部用印管理员核对合同内容与审批材料一致后，加盖合同专用章或公章（严禁以部门章对外签订合同），并在《用印登记表》记录用印日期、份数、经办人等信息。纸质合同签订后，业务部门收取对方合同原件（至少2份，双方各执1份），同步在合同管理系统（如有）中录入签订信息。输出成果：盖章生效的合同原件、《用印登记表》。（二）合同归档流程：从签订至保管步骤1：归档资料收集与整理责任主体：业务部门（经办人）、行政档案部门（档案管理员）操作内容：合同签订后7个工作日内，业务经办人收集以下资料，保证完整、无遗漏：合同原件（双方签字盖章页）；《合同评审申请表》及各环节评审意见（含法务、财务审核意见）；与合同相关的附件（如技术协议、招投标文件、对方资质证明、补充协议等）；合同签订过程中的重要沟通记录（如邮件、会议纪要，如有）。按合同类型（采购/销售/服务等）、签订时间顺序对资料进行分类整理，去除无关纸质杂物（如草稿纸、便签）。输出成果：完整的合同归档资料包。步骤2：档案编号与信息登记责任主体：行政档案部门（档案管理员）操作内容：按照“合同类型-年份-序号”规则编制档案编号（示例：采-2024-001、销-2024-015），保证编号唯一、可追溯。填写《合同归档清单》（见模板2），登记以下信息：归档编号、合同名称、合同编号、签订日期、合同类型、对方主体名称、合同金额、履行期限、归档部门、归档人、归档日期、存放位置、备注（如是否涉密、是否附补充协议）。将编号标注于档案袋（盒）封面及《合同归档清单》右上角，保证一一对应。输出成果：编号档案、电子版《合同归档清单》（录入档案管理系统）。步骤3：档案存储与保管责任主体：行政档案部门（档案管理员）操作内容：纸质档案存放于专用档案柜，按编号顺序排列，做到“上小下大、左宽右窄”，避免挤压变形；涉密合同存放于带锁保密柜，由专人管理。存放环境需满足“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光”要求，定期检查（每季度1次），记录温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%）。电子档案（如扫描件、合同管理系统数据）存储于企业服务器或加密云盘，定期备份（每周1次），防止数据丢失。输出成果：规范存储的合同档案、档案保管记录。步骤4：档案借阅与使用责任主体：借阅人（业务部门/法务部门/财务部门等）、档案管理员操作内容：因工作需要借阅档案的，由借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、合同名称、借阅期限（最长不超过15个工作日），经所在部门负责人签字后，报档案管理员审批。涉密档案借需经分管总经理审批，借阅时由档案管理员全程陪同，不得带离档案室；确需带离的，经总经理批准后，签订《档案保密承诺书》。借阅归还时，档案管理员检查档案完整性（有无涂改、缺失），确认无误后在《档案借阅登记表》记录归还日期；超期未还的，及时催还。输出成果：《档案借阅申请表》、《档案借阅登记表》。步骤5：档案到期处置责任主体：行政档案部门、法务部门、财务部门操作内容：合同到期后，根据《档案法》及企业档案管理规定，确定保管期限（示例：一般合同保管10年，重大合同保管20年以上，涉密合同永久保管）。保管期满需销毁的，由档案部门编制《档案销毁清单》，会同法务、财务部门共同审核，报分管总经理批准后，由2人以上监销，保证销毁过程全程记录（含监销人签字、销毁日期）。涉密档案销毁需采用粉碎或焚烧方式，普通档案可回收至指定机构，禁止随意丢弃。输出成果：《档案销毁清单》、监销记录。三、配套工具模板模板1：合同评审申请表合同名称合同编号（暂定）合同类型□采购□销售□服务□合作□其他对方主体名称合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务部门经办人联系方式业务部门负责人主要合同内容摘要（可附页）需重点评审条款/风险点1.2.3.评审环节评审部门评审意见及签字（可附页）评审日期业务部门评审____年__月__日法务部门审核____年__月__日财务部门审核____年__月__日最终审批□分管副总□总经理□董事会____年__月__日备注（如附件清单）|1.《对方营业执照复印件》2.《技术协议》3.《授权委托书》|模板2：合同归档清单归档编号合同名称合同编号签订日期合同类型对方主体名称合同金额（元）履行期限归档部门归档人归档日期存放位置（柜号/层号）备注采-2024-001原材料采购合同CG20240012024-03-01采购A科技有限公司500,0006个月采购部*明2024-03-05A01-03-02附技术协议销-2024-005设备销售合同XS20240052024-03-10销售B制造有限公司1,200,00012个月销售部*华2024-03-12B02-01-05涉密…………………四、关键风险控制点（一）评审环节风险控制时效性要求：各部门评审需在收到申请后2个工作日内完成（重大合同不超过3个工作日），避免因延误导致合同签订错过最佳时机。条款完整性：法务部门需重点审核必备条款缺失问题，如质量标准、违约责任、争议解决方式等，保证合同具备可执行性。审批权限合规：严禁越级审批或化整为零规避审批，如50万元合同拆分为两笔10万元以下合同，一经发觉追究相关人员责任。（二）归档环节风险控制及时性：合同签订后7个工作日内必须完成归档，业务部门不得拖延或私自保管合同原件，保证档案统一管理。资料完整性：归档资料需包含合同原件、评审表及附件，缺一不可；档案管理员对资料不全的，有权拒绝接收并退回业务部门补充。保密管理：涉密合同（如涉及核心技术、商业秘密）需单独标注，借阅需经总经理审