人力资源信息系统(HRIS)使用手册

人力资源信息系统(HRIS)使用手册一、系统概述与使用前提人力资源信息系统（HRIS）是整合员工信息管理、考勤、薪酬、数据分析等功能的数字化平台，旨在通过流程线上化、数据可视化提升人力资源管理效率，保障数据准确性与合规性。本系统面向HR专员、部门管理者、全体员工开放，不同角色需通过专属权限开展操作。使用前请确保：设备已连接企业内网（或通过VPN访问）；使用最新版Chrome、Edge浏览器（或企业专属APP），避免兼容性问题。二、系统登录与权限管理（一）登录入口（二）账号与密码管理初始账号为员工工号（或身份证后6位，首次登录需修改），初始密码为企业统一设置（如`Abc@1234`）。首次登录需按要求修改密码（需包含大小写字母、数字、特殊字符，长度≥8位）。若忘记密码，可点击登录页「忘记密码」，通过绑定的手机号/邮箱接收验证码重置；若账号锁定（连续5次密码错误），请联系HR部门解锁。（三）权限说明HR专员：拥有全模块操作权限（信息录入、考勤规则设置、薪资核算等）。部门管理者：可查看/审批本部门员工的考勤、请假、调岗申请，查询本部门人力数据。普通员工：仅可查询/修改个人信息、提交考勤申诉、查看薪资条与个人报表。三、员工信息管理模块（一）信息录入与维护员工自助修改：员工登录后点击「个人中心-信息维护」，可修改联系方式、紧急联系人等非核心信息（提交后需HR审核）；核心信息（如工号、入职日期）需由HR修改。（二）离职与异动管理离职流程：员工通过移动端/PC端提交「离职申请」，直属上级审批后，HR在系统中标记「离职待办」。完成资产交接、薪资结算后，点击「确认离职」，系统自动归档员工信息。调岗管理：HR在「员工管理-异动管理」中发起调岗申请，填写新岗位、生效日期，经双方部门负责人审批后，系统自动更新员工组织架构与权限。四、考勤管理模块（一）考勤规则配置HR进入「考勤管理-规则设置」，可创建考勤组（如“研发部-弹性工作制”“销售部-外勤制”），设置打卡时间（如上午9:00-12:00、下午13:30-18:00）、迟到/早退判定标准（如迟到15分钟内不计入考勤异常）、加班规则（需提前提交申请或事后补卡）。（二）员工打卡操作正常打卡：手机端点击「考勤-打卡」，系统自动定位并记录打卡时间；PC端需在指定页面点击「签到/签退」。异常处理：若忘打卡或定位异常，可在24小时内提交「补卡申请」，上传工作场景照片或邮件证明，由直属上级审批（每月限3次补卡机会）。（三）考勤统计与审批HR可在「考勤管理-报表中心」查看部门/个人考勤汇总（含迟到、旷工、加班时长），支持按周/月导出Excel。部门管理者需在「待办事项」中审批本部门的请假、加班申请（请假类型含年假、病假、事假，需上传医疗证明等附件）。五、薪酬管理模块（一）薪资结构设置HR在「薪酬管理-薪资结构」中维护薪资项（如基本工资、绩效奖金、餐补、个税扣除等），支持按岗位、职级设置差异化薪资模板（如“经理级模板”“专员级模板”）。（二）薪资核算与发放每月5日前，HR需完成考勤数据、绩效数据的同步（系统自动关联考勤模块、绩效模块数据），点击「薪资核算」生成初步薪资表，核对无误后提交财务部门。薪资发放后，员工可在「个人中心-薪资查询」查看当月工资条（含明细项、扣除项、实发金额），历史薪资记录可通过「薪资报表」导出。（三）个税与社保管理HR在「薪酬管理-个税社保」中维护员工社保基数、公积金比例，系统自动计算个税（需在每年1月更新专项附加扣除信息），支持导出社保缴纳明细供员工查询。六、报表与数据分析（一）常用报表生成员工花名册：在「员工管理-报表」中筛选条件（如部门、入职时间），导出含联系方式、岗位、合同期限的员工清单。考勤报表：按部门/个人生成月度考勤汇总，展示迟到次数、加班时长、请假天数。薪资报表：统计部门人力成本、人均薪资、薪资结构占比。（二）数据分析功能系统内置「人力分析」模块，支持可视化展示离职率趋势（按部门/岗位）、员工年龄/学历结构、招聘渠道效果等。HR可通过「自定义分析」设置维度（如“近半年离职员工司龄分布”），生成柱状图、折线图并导出。七、系统设置与维护（一）基础配置组织架构：HR在「系统设置-组织架构」中新增/调整部门、岗位，支持拖拽调整层级关系。系统参数：设置考勤周期（如自然月）、薪资发放日（如每月15日）、密码有效期（如90天）等全局参数。（二）数据备份与安全系统每日凌晨自动备份数据至云端，HR可在「系统设置-数据管理」中手动导出全量数据（格式为CSV）。若遇系统故障（如数据异常、功能报错），请联系IT部门，提供操作时间、错误截图，协助恢复数据或修复功能。（三）版本更新与反馈系统每季度发布功能更新（如新增“电子签劳动合同”模块），HR可在「系统公告」查看更新说明。若需优化功能，可通过「意见反馈」提交需求（描述场景+建议，如“希望考勤报表增加‘迟到原因统计’维度”）。八、常见问题与解决方案（一）登录类问题提示“账号不存在”：确认工号是否正确（需区分大小写），或联系HR核对账号状态（是否为“在职”）。提示“密码错误”：尝试使用初始密码（若未修改），或通过「忘记密码」重置，注意区分全角/半角字符。（二）操作类问题提交信息后系统无响应：检查网络连接（切换至Wi-Fi或4G），清除浏览器缓存后重试；若仍失败，联系IT部门排查服务器状态。报表导出失败：确认导出格式（Excel/PDF），若数据量过大（如超1000条），可分批次导出或联系HR协助。（三）数据类问题考勤数据与