政务服务档案归集管理规范

政务服务档案归集管理规范范围本规范规定了政务服务档案归集管理的术语和定义、基本原则、归集范围、归集流程、质量要求、整理与编目、保管与存储、安全与保密等内容。适用于各级政务服务机构对政务服务档案的归集管理工作。术语和定义1.政务服务档案政务服务档案是指政务服务机构在履行职责过程中，受理、办理政务服务事项所形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，包括申请材料、审批文件、办理过程记录等。2.政务服务机构政务服务机构是指各级政府设立的，为公民、法人和其他组织提供政务服务的综合性服务场所及相关部门，如政务服务中心、各部门办事窗口等。基本原则1.完整性原则确保政务服务档案归集的全面性，涵盖政务服务事项从受理到办结的全过程记录，不遗漏重要信息和材料。2.准确性原则档案内容应真实、准确地反映政务服务事项的办理情况，数据、文字表述等应与实际情况相符，避免虚假或错误信息。3.及时性原则在政务服务事项办理过程中，及时收集、整理和归档相关材料，保证档案归集的时效性，避免档案积压和延误。4.安全性原则采取必要的安全措施，确保政务服务档案的物理安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。归集范围1.行政许可类档案包括行政许可申请书、申请人身份证明、申请材料清单、受理通知书、审查意见、许可证件等相关材料。2.行政确认类档案如确认申请书、相关证明材料、审核意见、确认决定书等。3.行政给付类档案涵盖给付申请书、申请人资格证明、审核审批材料、给付凭证等。4.行政征收类档案包含征收通知书、申报材料、核定材料、征收凭证等。5.公共服务类档案例如服务申请表、服务协议、服务记录、反馈评价等。6.其他政务服务档案除上述类别外，其他与政务服务事项办理相关的具有保存价值的材料，如会议纪要、专家论证意见、投诉处理记录等。归集流程1.材料收集政务服务窗口工作人员在受理政务服务事项时，应按照规定要求申请人提供齐全、有效的申请材料，并对材料进行初步审核。对于当场能够提供的材料，应及时收集；对于需要补充的材料，应一次性告知申请人补充的内容和期限。在政务服务事项办理过程中，各环节产生的审批文件、记录等材料，由相关工作人员及时收集并传递给档案管理人员。2.材料整理档案管理人员收到收集的材料后，应按照政务服务事项的类别、办理时间、申请人等进行分类整理。去除材料中的金属物，对破损、残缺的材料进行修补和裱糊。对材料进行排序，确保材料的顺序符合政务服务事项的办理流程。3.材料审核档案管理人员应对整理好的材料进行审核，检查材料的完整性、准确性和规范性。审核材料是否齐全，是否符合归档要求；检查材料的内容是否真实、准确，签字、盖章等手续是否完备。对于不符合要求的材料，应及时退回相关工作人员进行补充或更正。4.材料归档经审核合格的材料，档案管理人员应按照档案管理的相关规定进行编号、装订，并装入档案盒。在档案盒上填写档案编号、政务服务事项名称、申请人姓名、办理时间等信息，确保档案标识清晰。将归档的档案存入指定的档案柜或库房，并在档案管理系统中进行登记，建立电子档案索引。质量要求1.纸质档案质量要求纸张应采用耐久性强的纸张，如A4规格的办公用纸，纸质应坚韧、光滑、无孔洞、无破损。文字材料应使用钢笔、签字笔或毛笔书写，字迹应清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔书写。打印材料应使用激光打印机或喷墨打印机，打印效果应清晰，字体、字号应符合规范要求。材料的签字、盖章应齐全、清晰，符合相关规定。2.电子档案质量要求电子档案应采用通用的文件格式，如PDF、DOCX、JPEG等，确保档案的可读性和兼容性。电子档案的内容应与纸质档案一致，不得进行篡改或删除。电子档案应进行加密存储，设置访问权限，确保档案的安全性。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。整理与编目1.整理方法采用年度类别保管期限的分类方法对政务服务档案进行整理。按照年度将档案分为不同的时间段，每个年度内再按照政务服务事项的类别进行细分，如行政许可类、行政确认类等。根据档案的保存价值和重要程度，确定档案的保管期限，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。2.编目要求编制档案目录，包括档案编号、政务服务事项名称、申请人姓名、办理时间、保管期限等信息。档案目录应采用纸质和电子两种形式进行保存，纸质目录应装订成册，电子目录应存储在档案管理系统中，便于查询和检索。为每个档案盒编制盒号，并在档案管理系统中进行关联，实现档案的快速定位和查找。保管与存储1.保管环境档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的消防设备、除湿设备、通风设备等，定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。2.存储方式纸质档案应存放在档案柜或密集架中，按照档案编号的顺序依次排列，便于查找和管理。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，采用磁盘阵列、磁带库等方式进行备份，确保数据的安全性和可靠性。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、是否有损坏或丢失等情况。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录处理情况。定期对电子档案进行数据校验，确保数据的完整性和准确性。安全与保密1.安全管理建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房和档案管理系统的安全管理。对档案库房实行专人管理，严格控制人员出入，设置门禁系统和监控设备，确保档案库房的安全。对档案管理系统进行定期维护和更新，安装杀毒软件和防火墙，防止计算机病毒和网络攻击。2.保密管理确定政务服务档案