培训学校合署办公室制度

PAGE培训学校合署办公室制度一、总则（一）目的为规范培训学校合署办公室的管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训学校合署办公室全体工作人员。（三）基本原则1.统一管理原则：合署办公室对培训学校的各项行政事务进行统一管理，确保政令畅通。2.高效服务原则：以提高工作效率、服务教学为宗旨，为学校各部门和师生提供优质、高效的服务。3.规范运作原则：各项工作严格按照规定的程序和标准进行，确保工作的规范化、制度化。二、组织架构与职责（一）合署办公室组织架构合署办公室设主任一名，副主任若干名，下设行政组、后勤组、宣传组等若干工作小组。（二）职责分工1.主任职责全面负责合署办公室的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调与学校各部门之间的关系，确保各项工作的顺利衔接。负责合署办公室人员的工作安排、考核和培训。审核重要文件和报告，代表合署办公室对外沟通和协调。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管工作小组的日常管理。具体组织实施各项工作计划和任务，及时向主任汇报工作进展情况。负责处理分管工作中的突发事件和问题，提出解决方案和建议。参与合署办公室的各项决策，提供专业意见和建议。3.行政组职责负责学校行政文件的起草、审核、印发和归档工作。安排学校各类会议，做好会议记录和纪要整理。管理学校印章，严格按照规定使用印章。负责学校办公用品的采购、发放和管理。做好学校的档案管理工作，确保档案资料的完整和安全。4.后勤组职责负责学校教学设施、设备的维护和管理，确保正常使用。做好学校环境卫生和绿化工作，营造良好的教学环境。管理学校食堂和宿舍，保障师生的饮食和住宿安全。负责学校水电、消防等设施的日常检查和维护，确保安全。组织实施学校的节能减排工作。5.宣传组职责制定学校宣传工作计划，组织开展各类宣传活动。负责学校网站、微信公众号等新媒体平台的建设和运营，及时发布学校信息。制作学校宣传资料，如招生简章、宣传册等。加强与媒体的沟通与合作，提升学校的社会知名度和美誉度。收集、整理师生的意见和建议，及时反馈给学校领导。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规和学校政策要求，语言规范、逻辑清晰。2.文件审核：起草完成后提交至合署办公室，由行政组进行审核。审核内容包括文件格式、内容准确性、语言表达等方面。审核通过后，送相关领导审批。3.文件印发：经领导审批同意的文件，由行政组负责印发。印发前应再次核对文件内容，确保无误后按照规定的份数进行印刷。4.文件归档：文件印发后，行政组负责将文件原件及相关资料进行归档保存。归档应按照分类标准进行整理，便于查询和使用。（二）会议组织流程1.会议筹备：根据会议主题和目的，确定会议时间、地点、参会人员等信息。由行政组负责起草会议通知，并提前发送给参会人员。同时，准备好会议所需的资料、设备等。2.会议记录：会议期间，安排专人负责记录会议内容。记录应详细、准确，包括会议讨论的主要内容、决议事项、责任人等。3.纪要整理：会议结束后，行政组及时整理会议纪要。纪要应突出重点，明确决议事项和责任分工，经审核后发送给参会人员和相关部门。4.会议跟进：根据会议纪要，行政组负责跟进决议事项的落实情况。定期向领导汇报进展情况，确保会议决议得到有效执行。（三）印章使用规范1.印章保管：学校印章由专人负责保管，保管人员应严格遵守印章管理制度，确保印章安全。2.印章使用审批：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人等信息。经相关领导审批同意后，方可使用印章。3.印章使用登记：每次使用印章后，保管人员应在《印章使用登记簿》上进行详细登记，包括使用时间、使用事由、使用人等信息。4.印章归还：印章使用完毕后，使用人应及时将印章归还保管人员，并在登记簿上签字确认。（四）办公用品管理规范1.采购计划：各部门根据工作需要，提前制定办公用品采购计划，报行政组汇总。行政组根据采购计划，结合库存情况，编制办公用品采购清单。2.采购实施：行政组按照采购清单进行采购，选择正规供应商，确保办公用品的质量和价格合理。采购过程中应严格遵守学校的财务制度。3.发放管理：办公用品采购入库后，行政组负责按照各部门的需求进行发放。发放时应填写《办公用品发放登记表》，由领取人签字确认。4.库存管理：行政组定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于积压、过期的办公用品，应及时清理和处理。（五）档案管理规范1.档案分类：学校档案分为行政档案、教学档案、学生档案、财务档案等几大类。每大类下再根据具体内容进行细分。2.档案收集：各部门负责收集本部门产生的档案资料，并定期移交至合署办公室档案管理部门。档案管理部门应及时对接收的档案进行整理和归档。3.档案整理：档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理。整理内容包括文件排序、编号、编目等。4.档案保管：档案应存放在专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫等设施。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。5.档案查阅：因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经相关领导审批同意后，方可查阅。查阅档案时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。（六）教学设施设备管理规范1.设备采购：根据教学需要，由后勤组制定教学设施设备采购计划，报学校领导审批。采购过程中应严格按照学校的采购制度进行，确保设备质量和性能符合要求。2.设备验收：设备到货后，后勤组组织相关人员进行验收。验收内容包括设备数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，办理入库手续。??3.设备使用：各部门和教师应按照操作规程正确使用教学设施设备，不得擅自拆卸、改装设备。如发现设备故障，应及时通知后勤组进行维修。4.设备维护：后勤组定期对教学设施设备进行维护保养，建立设备维护档案。对于大型设备或关键设备，应制定详细的维护计划和应急预案。5.设备报废：对于已损坏无法修复或已达到使用年限的教学设施设备，由后勤组提出报废申请，经学校领导审批后进行报废处理。报废设备应及时清理，妥善处理。（七）环境卫生与绿化管理规范1.环境卫生管理制定环境卫生管理制度，明确各区域的清洁标准和责任人。定期组织卫生检查，对不符合卫生标准的区域及时进行整改。加强对公共区域的清洁消毒工作，特别是教室、办公室、食堂、宿舍等人员密集场所。做好垃圾分类收集和处理工作，倡导师生养成良好的环保习惯。2.绿化管理制定绿化养护计划，定期对学校绿化区域进行浇水、施肥、修剪、病虫害防治等工作。合理规划绿化布局，根据学校实际情况增加绿化面积，改善校园环境。加强对师生的绿化保护宣传教育，禁止随意践踏草坪、攀折花木等行为。（八）食堂与宿舍管理规范1.食堂管理严格遵守食品安全法律法规，建立健全食品安全管理制度。加强食堂从业人员的健康管理和培训，确保持证上岗。做好食堂食材采购、储存、加工、销售等环节的管理，确保食品安全。定期对食堂进行卫生检查，及时整改存在的问题。合理安排食堂饭菜品种和价格，满足师生的不同需求。2.宿舍管理制定宿舍管理制度，明确住宿学生的行为规范和管理要求。加强宿舍管理人员的培训和管理，提高服务水平。做好宿舍设施设备的维护和管理，确保学生住宿安全和舒适。定期对宿舍进行检查，及时发现和处理学生在宿舍内的违规行为。关心学生的生活和学习情况，为学生提供必要的帮助和支持。（九）宣传工作流程1.宣传策划：宣传组根据学校的工作重点和发展需求，制定年度宣传工作计划和阶段性宣传方案。策划内容包括宣传主题、宣传渠道、宣传形式等。2.素材收集：各部门和师生积极提供宣传素材，如教学成果、师生风采、活动照片等。宣传组负责对收集到的素材进行整理和筛选。3.内容制作：根据宣传策划和素材情况，宣传组制作各类宣传资料，如海报、视频、文章等。制作过程中应注重内容质量和视觉效果。4.发布推广：将制作好的宣传资料通过学校网站、微信公众号、媒体等渠道进行发布推广。及时关注宣传效果，根据反馈情况进行调整和优化。5.效果评估：定期对宣传工作的效果进行评估，通过数据分析、师生反馈等方式，了解宣传工作的影响力和覆盖面。根据评估结果，总结经验教训，不断改进宣传工作。四、人员管理与考核（一）人员招聘与培训1.人员招聘：根据合署办公室工作需要，制定人员招聘计划。招聘过程应严格按照学校的招聘制度进行，通过公开招聘、面试、笔试等环节，选拔优秀人才。2.人员培训：定期组织合署办公室工作人员参加各类培训，包括业务知识培训、技能培训、职业道德培训等。培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，提高工作人员的综合素质和业务能力。（二）绩效考核1.考核指标：制定详细的绩效考核指标，包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。工作业绩指标根据各岗位的工作职责确定，工作态度指标包括责任心、敬业精神、工作纪律等，团队协作指标考核工作人员与同事之间的合作情况。2.考核周期：绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年底进行。3.考核方式：考核方式采用自评、上级评价、同事评价相结合的方式。自评由工作人员对自己本季度或本年度的工作表现进行自我评价；上级评价由上级领导对下属工作人员的工作进行评价；同事评价由同部门或相关部门的同事对被考核人员的工作进行评价。4.考核结果应用：绩效考核结果与工作人员的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩。对于考核优秀的工作人员，给予相应的奖励和晋升机会；对于考核不称职的工作人员，进行诫勉谈话、调整岗位或辞退处理。（三）奖惩制度1.奖励制度设立多种奖励项目，如优秀员工奖、创新奖、团队协作奖等。对在工作中表现突出、为学校做出重要贡献的工作人员，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.惩罚制度对于违反学校规章制度、工作纪律的工作人员，视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。对因工作失误给学校造成损失的工作人员，应承担相应的赔偿责任。五、财务与物资管理（一）财务管理1.预算管理：合署办公室根据学校的工作计划和实际需求，编制年度财务预算。预算内容包括办公用品采购、设备维修、宣传费用等各项支出。财务预算经学校领导审批后严格执行。2.费用报销：工作人员在办理费用报销时，应按照学校的财务制度填写报销凭证，附上相关发票、清单等原始凭证。报销凭证经部门负责人审核、财务审核、领导审批后，方可报销。3.财务审计：定期对合署办公室的财务收支情况进行审计，确保财务工作的规范和透明。审计内容包括预算执行情况、费用报销情况、资金使用效益等方面。（二）物资管理1.物资采购：按照物资管理规范，由相关工作小组负责物资采购。采购过程中应严格控制成本，确保物资质量。2.物资入库：物资到货后，采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。验收合格的物资办理入库手续，填写入库单。3.物资领用：各部门根据工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，经部门负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员应按照申请表发放物资，并做好记录。4.物资盘点：定期对物资进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，进行相应的处理。六、安全与应急管理（一）安全管理制度1.安全教育：定期组织合署办公室工作人员参加安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。培训内容包括消防安全、用电安全、信息安全等方面。2.安全检查：建立安全检查制度，定期对办公区域、教学设施设备、食堂、宿舍等进行安全检查。对检查中发现的安全隐患，及时采取措施进行整改。3.安全责任：明确各岗位的安全责任，签订安全责任书。工作人员应严格遵守安全管理制度，确保工作场所和人员的安全。（二）应急预案1.制定应急预案：针对可能发生的突发事件，如火灾、地震、食品