2026年跨境营销策划公司跨境营销合同签订规范管理制度

2026年跨境营销策划公司跨境营销合同签订规范管理制度第一章总则第一条为规范本公司跨境营销合同签订流程，明确各环节责任，防范合同风险，保障公司与合作方的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国涉外民事关系法律适用法》及相关跨境贸易、营销领域法律法规，结合本公司跨境营销业务实际情况，制定本制度。第二条本制度所称跨境营销合同，是指本公司与境内外合作方（包括但不限于品牌方、渠道方、媒体方、代理方等）签订的，以跨境营销策划、推广、执行等服务为核心内容，涉及跨境资金结算、跨国服务交付、多法域法律适用等跨境要素的书面协议。第三条本制度适用于本公司所有跨境营销业务相关的合同签订活动，包括合同的前期调研、洽谈、起草、审核、签订、生效、归档等全流程管理。公司各业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门开展跨境营销合同签订工作，均需严格遵守本制度规定。第四条跨境营销合同签订工作应遵循合法合规、平等自愿、公平诚信、风险可控、权责明确的原则，确保合同内容真实、条款完整、表述严谨，切实保障合同的可执行性。第二章合同签订前期准备第五条合作方资质核查。业务部门在启动跨境营销合同洽谈前，需对合作方的主体资格、资质信誉、履约能力等进行全面核查，形成《合作方资质核查报告》。对于境内合作方，需核查其营业执照、相关业务经营许可证、法定代表人身份证明等文件的真实性与有效性，确认其经营范围涵盖拟合作的跨境营销业务内容；对于境外合作方，需核查其所在国家/地区的合法注册证明、授权代表身份证明、相关行业许可文件（如涉及特殊营销领域），必要时可通过境外公证机构、使领馆或专业第三方机构对其资质文件进行认证核实。同时，需通过合理渠道了解合作方的商业信誉，包括过往合作记录、行业评价、是否存在重大违约或诉讼纠纷等情况。第六条业务可行性评估。业务部门结合市场环境、跨境营销目标、合作方资质情况，对拟合作项目进行可行性评估，重点分析项目的盈利前景、合规风险（包括目标市场的法律法规、税务政策、文化禁忌等）、汇率风险、履约风险等，形成《跨境营销项目可行性评估报告》，作为合同洽谈的基础依据。第七条合作意向确认。经资质核查和可行性评估合格后，业务部门可与合作方就合作核心条款进行初步洽谈，达成合作意向后，签订《合作意向书》或《备忘录》，明确初步合作内容、合作期限、费用大致范围、后续工作推进计划等核心要素，为正式合同起草奠定基础。《合作意向书》或《备忘录》应明确其不具备正式合同的法律效力（除非双方明确约定），避免引发法律纠纷。第三章合同洽谈与起草第八条洽谈责任与要求。跨境营销合同洽谈工作由业务部门指定专人牵头负责，必要时可协调法务部门、财务部门人员参与。洽谈过程中，需坚持合法合规原则，准确传达公司的合作需求与底线，全面了解合作方的诉求，对合作核心条款进行充分沟通确认，避免因信息不对称导致合同风险。洽谈过程中应做好书面记录，形成《合同洽谈纪要》，由双方参与人员签字确认。第九条合同起草主体与依据。跨境营销合同由业务部门根据《合作意向书》《合同洽谈纪要》及项目实际情况起草，或由法务部门协助起草。起草合同应优先使用公司制定的标准合同文本；若合作方要求使用其提供的合同文本或需另行起草非标准合同文本，需确保合同内容符合本制度规定及相关法律法规要求，充分保障公司合法权益。第十条合同核心条款要求。跨境营销合同应包含以下核心条款，且条款内容表述准确、明确，无歧义：（一）双方基本信息：包括境内外合作方的全称、注册地址/住所地、法定代表人/授权代表姓名、联系方式、银行账户信息（如需）等，境外合作方的信息应准确翻译并标注原文。（二）服务内容与要求：明确跨境营销服务的具体内容、服务标准、实施流程、交付成果（如营销方案、推广数据报告等）、交付时间与方式、验收标准与流程等。（三）服务期限：明确合同生效时间、服务开始时间、服务结束时间，若涉及分期服务，需明确各阶段的时间节点；同时应约定合同期限的延长、终止条件。（四）服务费用与支付方式：明确服务费用金额（需注明货币种类，如人民币、美元、欧元等）、计费标准、支付期限、支付方式（如银行转账、信用证等），跨境支付的需明确汇率确定方式、跨境支付的手续费承担方等；同时应约定费用调整的条件与方式。（五）双方权利与义务：明确双方在服务实施过程中的权利与义务，包括本公司的服务提供义务、质量保障义务、信息保密义务，合作方的配合义务、费用支付义务、信息提供义务、保密义务等。（六）违约责任：明确双方违反合同约定的情形及相应的违约责任承担方式，包括违约金的计算标准与支付方式、赔偿损失的范围、继续履行或解除合同的条件等；对于跨境营销业务中可能出现的延迟交付、服务质量不达标、费用逾期支付、信息泄露等常见违约情形，应明确具体的违约责任条款。（七）风险承担：明确在跨境营销服务实施过程中可能出现的风险（如汇率波动、目标市场政策变化、不可抗力等）的承担主体与承担方式。（八）争议解决方式：明确因合同履行发生争议时的解决方式，约定管辖法院或仲裁机构；若约定仲裁，需明确仲裁机构名称、仲裁地、仲裁规则；若约定诉讼，需考虑跨境诉讼的便利性与可行性，合理选择管辖法院。（九）法律适用：明确合同适用的准据法，应优先选择与合同有最密切联系的法律（如中华人民共和国法律），若选择境外法律，需确保该法律适用不违反中华人民共和国的强制性法律规定。（十）其他条款：包括保密条款、知识产权条款（明确服务过程中产生的知识产权归属与使用权限）、不可抗力条款（明确不可抗力的范围、通知义务、责任免除范围）、合同的变更与解除条款、通知与送达条款（明确双方的送达地址、联系方式及送达方式的法律效力）等。第四章合同审核流程第十一条内部初审。业务部门完成合同起草后，由部门负责人对合同进行内部初审，重点审核合同内容是否符合合作意向、洽谈纪要及项目实际需求，条款是否完整、表述是否清晰，相关数据是否准确等。初审通过后，业务部门将合同文本及《合作方资质核查报告》《跨境营销项目可行性评估报告》《合同洽谈纪要》等相关材料一并提交至法务部门审核。第十二条法务审核。法务部门收到业务部门提交的合同审核材料后，应在3个工作日内完成审核（复杂跨境合同可适当延长，但最长不超过5个工作日）。法务审核重点包括：合同条款的合法性、合规性（是否符合中华人民共和国及目标市场所在国家/地区的相关法律法规）、严谨性（是否存在条款漏洞、歧义），是否充分保障公司合法权益，违约责任、争议解决方式、法律适用等条款是否合理有效等。法务部门审核后，应出具《合同审核意见表》，明确审核结论（通过、修改后通过、不予通过）及具体修改意见。若审核结论为修改后通过或不予通过，需详细说明理由。第十三条财务审核。业务部门根据法务部门的审核意见修改合同后，需将合同文本及相关材料提交至财务部门审核。财务审核重点包括：服务费用金额、计费标准的合理性，支付方式、支付期限的可行性，跨境支付的汇率风险、税务处理（包括境内外税费的承担、发票开具要求等），财务内控相关要求的符合性等。财务部门审核后，出具《财务审核意见表》，明确审核结论及修改意见（如需）。业务部门需根据财务审核意见进一步修改完善合同。第十四条审核意见处理。业务部门应严格按照法务部门、财务部门的审核意见对合同进行修改，修改完成后需重新提交对应部门复核，直至审核通过。若业务部门对审核意见有异议，应与审核部门充分沟通协商，协商无法达成一致的，提交公司分管领导裁决。第五章合同签订与生效第十五条合同签署权限。跨境营销合同的签署实行权限分级管理：（一）单项合同金额在XX万元（含）以下的，由业务部门负责人审核后，报公司分管领导签署；（二）单项合同金额在XX万元以上的，由业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司总经理或董事长签署；（三）特殊重大跨境营销合同（如涉及新兴市场、复杂合作模式、金额巨大等），需经公司董事会审议通过后，由董事长签署。未经授权人员不得擅自签署跨境营销合同。第十六条签署要求。合同签署前，业务部门需再次核对合同文本的最终版本与审核通过的版本一致，确保无任何未经审核的修改内容。合同签署时，应使用公司正式公章或合同专用章，签署人员需在授权范围内签署，并注明签署日期。对于境外合作方签署的合同，若合作方为境外企业，其签署人需提供有效的授权委托书（需经境外公证机构公证并经我国使领馆认证，或符合双方约定的其他认证方式）；合同文本若为外文，需同时签署中文译本，明确中文译本与外文原本具有同等法律效力。第十七条合同生效条件。跨境营销合同自双方签字盖章之日起生效；若合同约定了生效条件（如需经特定审批程序、支付预付款等），则自生效条件成就之日起生效。合同生效后，业务部门应及时将生效情况告知合作方及公司相关部门。第十八条合同份数。跨境营销合同应根据双方需求确定签署份数，通常至少签署一式四份，公司留存两份（业务部门、档案管理部门各一份），合作方留存两份；涉及跨境备案、税务申报等需求的，应额外增加签署份数。第六章合同归档与保管第十九条归档时限与材料。合同签订生效后，业务部门应在3个工作日内将以下材料整理齐全，提交至公司档案管理部门归档：（一）生效的合同正本及副本（包括中文译本与外文原本，如有）；（二）《合作方资质核查报告》及相关资质证明文件复印件；（三）《跨境营销项目可行性评估报告》；（四）《合同洽谈纪要》；（五）《合同审核意见表》（法务部门、财务部门）；（六）授权委托书（双方，如有）；（七）其他与合同相关的重要材料（如补充协议、变更协议、沟通函件等）。第二十条归档管理要求。档案管理部门收到归档材料后，应按照公司档案管理规定进行分类、编号、登记，建立专门的跨境营销合同档案台账，妥善保管合同档案。合同档案的保管期限为合同终止后至少5年；涉及重大权益的跨境营销合同，保管期限延长至合同终止后10年。第二十一条档案查阅与使用。公司内部部门因工作需要查阅跨境营销合同档案的，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案管理部门指定地点查阅，不得擅自复制、摘抄、带出；如需复制，需经档案管理部门负责人审批。外部单位（如司法机关、仲裁机构等）需查阅合同档案的，需出具合法有效的证明文件，经公司分管领导审批后，由档案管理部门配合查阅。第七章责任追究第二十二条责任追究情形。在跨境营销合同签订过程中，存在以下情形之一的，将对相关责任人进行责任追究：（一）未按规定对合作方资质进行核查或核查不全面、不真实，导致与无合法主体资格或无履约能力的合作方签订合同，给公司造成损失的；（二）未按规定开展项目可行性评估或评估流于形式，导致签订的合同项目无法实施或产生重大风险，给公司造成损失的；（三）在合同洽谈、起草过程中，故意隐瞒重要信息、提供虚假信息，或因工作失误导致合同条款存在重大漏洞、歧义，给公司造成损失的；（四）未按审核流程提交审核或擅自修改审核通过的合同文本，导致合同无效或存在重大风险，给公司造成损失的；（五）超越授权范围签署合同，或未经授权擅自签署合同的；（六）未按规定及时归档合同材料或妥善保管合同档案，导致合同材料丢失、损毁，影响合同履行或纠纷处理的；（七）其他违反本制度规定，导致公司合法权益受到损害的情形。第二十三条责任追究方式。根据违规行为的情节轻重、造成损失的大小，对相关责任人采取以下责任追究方式：（一）情节较轻、未造成实际损失的，给予警告