2026年跨境营销策划公司票据管理与使用细则制度

2026年跨境营销策划公司票据管理与使用细则制度第一章总则第一条为规范公司票据管理与使用行为，保障票据传递、使用、保管的安全合规，确保财务核算准确完整，防范票据风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国票据法》《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国外汇管理条例》等相关法律法规及公司财务管理相关制度，结合公司跨境营销业务经营实际，制定本细则。第二条本细则所称票据，是指公司在经营活动中涉及的各类有价票据、结算凭证及相关证明文件，包括境内外发票、汇票、本票、支票、收据、报关单、外汇结算凭证、完税凭证及其他具有法律效力的票据凭证。第三条本细则适用于公司各业务部门、项目组及全体员工涉及票据领用、保管、开具、收取、审核、传递、核销、归档等全流程管理工作，涵盖境内营销业务及跨境营销业务相关票据管理。第四条票据管理遵循“统一管控、分级负责、真实合规、全程追溯、安全高效”的原则，确保票据流转各环节责任明晰、操作规范，保障票据信息真实、完整、有效。第五条本细则明确了票据管理各环节的职责分工、操作标准及风险防控要求，是公司开展票据管理与使用工作的统一规范，为跨境业务票据合规管理提供制度支撑。第二章职责分工第六条财务部是票据管理的统筹责任部门，主要职责包括：制定票据管理具体操作规范；负责各类票据的统一购置、领用登记、核销归档管理；建立健全票据管理台账，精准记录票据流转信息；审核票据的真实性、合规性、完整性；监督票据使用与保管情况，排查票据风险；负责跨境票据的外汇合规审核及相关备案工作。第七条各业务部门为票据使用的责任部门，部门负责人为第一责任人，主要职责包括：督促本部门人员规范使用、妥善保管相关票据；确保业务活动中收取或开具的票据真实反映业务实际；及时将业务相关票据提交至财务部审核归档；配合财务部开展票据核查及风险排查工作。第八条采购部负责跨境及境内采购业务相关票据的对接与传递，主要职责包括：向供应商索取合法有效的采购票据；核实采购票据与采购合同、履约情况的一致性；及时将采购票据及相关佐证资料提交财务部；协助处理采购票据相关的争议问题。第九条票据使用人是票据管理的直接责任人，主要职责包括：按规定领用、保管票据，确保票据不丢失、不毁损、不挪用；规范开具或收取票据，保证票据信息真实、准确、完整；业务完成后及时将票据及相关资料提交部门及财务部处理；对票据使用过程中的违规行为承担直接责任。第十条审计部负责票据管理与使用的监督审计，定期或不定期核查票据流转的合规性、票据使用的真实性、保管的安全性，对发现的问题提出整改建议并督促落实。第三章票据种类与管理范围第十一条公司票据管理范围涵盖经营活动全流程涉及的各类票据，具体分为以下类别：（一）收入类票据：公司开展营销服务、物料销售等业务开具的增值税发票（专用发票、普通发票）、境外服务收入相关票据及其他合法收入凭证；（二）支出类票据：采购物料、接受服务、租赁资产等业务取得的境内增值税发票、境外供应商提供的合规票据、行政事业性收费收据、完税凭证等；（三）结算类票据：银行汇票、商业汇票、支票、本票等银行结算票据；（四）跨境业务专项票据：外汇结算凭证、进口报关单、出口发票、境外税务凭证及其他跨境业务相关的佐证票据；（五）其他票据：内部收据、资金往来凭证、票据领用单、核销单等内部管理票据。第十二条各类票据需严格区分使用场景，严禁混淆使用。其中，增值税发票需严格按照国家税收政策规定开具与取得；境外票据需符合我国外汇管理及税收抵扣相关规定，确保具备合规性佐证材料。第四章票据领用与保管第十三条票据领用实行“按需申领、限额管理、实名登记”制度。各部门因业务需要领用票据的，需由票据使用人填写《票据领用申请表》，注明领用票据种类、数量、领用用途，经部门负责人签字确认后，提交财务部审核发放。第十四条财务部票据管理员需对领用申请进行审核，核实领用需求的合理性，按规定限额发放票据，并在《票据领用登记薄》中详细记录领用日期、领用部门、使用人、票据种类、票据号码范围、领用数量等信息，由领用人与票据管理员共同签字确认。第十五条票据保管需符合安全规范：领用后的票据由使用人专人保管，存放于安全、干燥、防盗的场所；银行结算票据、空白发票等重要票据需存入保险柜保管，严禁随意摆放或转借他人；跨境业务相关票据需单独分类保管，避免与境内票据混淆。第十六条票据使用人岗位变动或离职时，需办理票据交接手续，编制《票据交接清单》，详细列明所持票据的种类、数量、号码等信息，经交接人、接收人、监交人共同签字确认后，完成交接工作，确保票据无遗漏、无丢失。财务部需对交接过程进行监督核实。第十七条若发生票据丢失、被盗等情况，票据使用人需立即向所在部门及财务部报告，并采取挂失止付、登报声明等必要措施防范风险；同时，需提交书面情况说明，明确责任，财务部按规定进行处理。第五章票据使用规范第十八条票据开具规范：（一）开具票据需以真实业务为基础，严格按照业务实际内容、金额、税率开具，严禁虚开发票或开具与业务不符的票据；（二）票据开具需要素完整、字迹清晰，准确填写付款人名称、纳税人识别号（境内企业）、地址电话、开户行及账号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，无遗漏、无涂改；（三）开具跨境业务相关票据，需符合境内外相关规定，明确币种、汇率、结算方式等信息，必要时附双语说明；（四）票据开具后，需及时加盖公司发票专用章或财务专用章，确保印章清晰、完整；作废票据需全联次留存，注明“作废”字样，按规定交财务部核销归档。第十九条票据收取规范：（一）收取境内票据时，需核查票据的真实性、合规性，重点核对发票代码、号码、开票日期、销售方信息、商品或服务信息、金额、税率、税额等要素是否准确完整，发票专用章是否清晰合规；必要时通过税务系统查验发票真伪；（二）收取境外票据时，需核查票据是否具备境外供应商签章、业务内容说明、金额、币种等核心信息，同时收集对应的采购合同、报关单、外汇结算凭证等佐证资料，确保票据与业务真实匹配，符合我国税收抵扣及外汇管理要求；（三）严禁收取虚开、伪造、作废、要素不全或与业务无关的票据，对存在疑问的票据，需要求对方补正或更换，否则不得接收。第二十条银行结算票据使用规范：（一）使用支票、汇票等银行结算票据付款时，需严格审核付款金额、收款人名称等信息，确保与业务合同约定一致；（二）填写银行结算票据需字迹清晰、要素完整，加盖公司财务专用章及法定代表人（或授权人）印章，印章需与银行预留印鉴一致；（三）银行结算票据需按规定用途使用，严禁签发空头支票、远期支票；使用后及时将票据存根交财务部入账归档。第六章票据审核与核销第二十一条票据审核实行“部门初审、财务复审”两级审核制度：（一）部门初审：业务部门在提交票据至财务部前，由部门负责人对票据的真实性、与业务的关联性进行审核，确认票据信息与业务实际一致后签字确认；（二）财务复审：财务部收到票据后，在3个工作日内完成复审，审核内容包括：票据要素是否完整、填写是否规范；票据真伪及合规性；跨境票据佐证资料是否齐全；票据金额与合同、验收证明等资料是否匹配。审核通过的，办理入账或核销手续；审核未通过的，退回相关部门补正或更换。第二十二条票据核销需按以下规定执行：（一）领用的空白票据使用完毕后，票据使用人需将已使用票据的存根联、作废票据全联次交财务部核销，同时填写《票据核销申请表》，注明领用票据的使用情况、作废情况；（二）财务部票据管理员核对票据使用情况与领用登记信息的一致性，核查已使用票据的合规性、作废票据的完整性，确认无误后在票据管理台账中标注核销完成；（三）未使用的空白票据需退回财务部统一保管或销毁，严禁私自留存或处置。第七章票据归档与管理第二十三条财务部负责票据的统一归档管理，已审核通过并完成账务处理的票据，需按类别、年度、业务类型进行分类整理，装订成册，填写档案封面及卷内目录，明确档案名称、年度、类别、保管期限、归档人等信息。第二十四条票据归档后，需存入指定档案保管场所，配备防火、防潮、防盗、防磁等设施，确保票据档案安全完好；电子票据需按规定格式存储于公司指定云平台，设置访问权限，定期备份，确保可追溯。第二十五条票据档案保管期限严格按照相关规定执行：增值税发票、银行结算票据等重要票据档案保管期限为30年；跨境业务专项票据档案保管期限不少于10年；其他普通票据档案保管期限不少于5年。保管期满后，按公司档案销毁流程统一处置。第二十六条票据档案查阅需按公司财务档案保管与查阅管理制度执行，履行审批手续，在指定场所查阅，严禁私自复制、摘抄、篡改票据档案资料。第八章监督管理与责任追究第二十七条日常监督：财务部每月对票据领用、使用、保管、核销情况进行自查，核对票据管理台账与实际票据流转情况，及时发现并纠正管理过程中存在的问题，形成自查记录备案。第二十八条定期检查：审计部每半年组织一次票据管理专项检查，重点核查票据使用的真实性、合规性，票据保管的安全性，审核流程的规范性，对检查中发现的违规问题，提出整改建议，督促相关部门限期整改。第二十九条对违反本细则规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行批评教育、绩效扣分、岗位调整等处理；造成公司经济损失或不良影响的，依法依规追究相应赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）虚开发票、开具与业务不符的票据或收取虚开、伪造票据的；（二）私自领用、转借、挪用票据或擅自销毁票据的；（三）票据保管不当导致丢失、毁损，未及时报告或未采取补救措施的；（四）票据审核流于形式，未发现票据违规问