2026年跨境营销策划公司印章刻制与使用管理制度

2026年跨境营销策划公司印章刻制与使用管理制度第一章总则第一条为规范公司印章刻制、使用、保管、废止等全流程管理工作，保障公司合法权益，防范印章管理风险，确保印章使用的合规性、安全性与严肃性，适配跨境营销业务印章使用的特殊性，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》等相关法律法规及公司内部管理规定，结合跨境营销策划业务实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有印章的刻制、备案、使用、保管、交接、废止及销毁等管理工作，覆盖公司全体部门及员工，包括各类行政印章、业务印章、财务印章及跨境业务专用印章等。第三条印章管理遵循“合法合规、权责明确、全程追溯、安全可控、跨境适配”的核心原则，严格规范印章全生命周期管理，确保每一次印章使用都有记录、可核查、负责任。第四条公司行政部为印章管理的核心责任部门，负责统筹印章刻制、备案、保管、废止等管理工作，制定印章管理细则，监督印章使用合规性；财务部负责财务类印章的日常使用与保管，配合行政部做好印章管理相关工作；合规部负责提供跨境业务用章的合规指引，核查跨境用章的法律法规符合性；各业务部门负责本部门业务专用印章的申请与规范使用；管理层负责审批印章刻制、废止及重大用章事项，监督印章管理工作整体落实情况。第二章核心原则与管理范围第五条核心管理原则：（一）合法合规原则：印章刻制必须经法定程序审批，符合国家印章管理相关规定；印章使用严格遵守法律法规及公司制度，跨境用章额外遵守目标国家/地区相关规定，杜绝违规用章；（二）权责明确原则：明确各印章的保管责任人、使用审批人及使用人，清晰划分各主体在印章管理中的责任，做到谁保管、谁负责，谁审批、谁把关；（三）全程追溯原则：印章从刻制、使用到废止的全流程需留存完整记录，包括刻制备案资料、用章登记记录、交接记录、废止销毁证明等，确保每一次印章使用都可追溯；（四）安全可控原则：建立严格的印章保管制度，采取必要的安全防护措施，防止印章丢失、被盗用、被滥用；对印章使用实行分级审批，严控用章权限；（五）跨境适配原则：针对跨境营销业务用章需求，提前做好合规审核，明确跨境文件用章的范围与流程，确保跨境用章符合国内外相关法律法规，保障跨境业务文件的法律效力。第六条印章管理范围：公司所有具有法律效力或业务证明效力的印章，具体包括：（一）行政类印章：公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、人事专用章等；（二）业务类印章：各业务部门专用章、项目专用章、跨境营销业务专用章、客户对接专用章等；（三）跨境专用印章：用于跨境业务文件、海外合作协议、跨境营销备案材料等的专用印章，包括中英文对照印章等；（四）其他印章：具有特定用途的印章，如发票专用章、验收专用章等。第三章印章刻制与备案管理第七条印章刻制申请：（一）因业务发展需要新增印章的，由相关部门提交《印章刻制申请表》，明确印章名称、规格、用途、使用范围、保管责任人等信息，跨境专用印章需额外说明用章场景及对应的跨境业务范围；（二）申请表经部门负责人审核后，提交行政部复核，行政部核查申请的必要性与合理性，跨境专用印章需同步提交合规部审核合规性；（三）审核通过后，按印章重要程度分级提交审批：普通业务专用章由行政部负责人审批；行政类印章、跨境专用印章需报管理层审批。第八条印章刻制实施：（一）印章刻制申请审批通过后，由行政部统一委托具备法定资质的刻制机构进行刻制，严禁任何部门或个人私自刻制印章；（二）刻制过程中，行政部需全程跟进，确保印章的规格、样式、文字等符合申请要求及相关规定，跨境专用印章需确保中英文对照准确、规范；（三）印章刻制完成后，行政部组织相关部门对印章进行验收，确认无误后签署《印章验收单》。第九条印章备案登记：（一）公章、财务专用章、合同专用章等法定印章刻制完成后，行政部需在15个工作日内按规定向公安机关办理备案手续，留存备案证明文件；（二）所有印章验收合格后，行政部建立《印章管理台账》，详细记录印章名称、规格、刻制日期、刻制机构、备案情况、保管责任人、使用范围、状态等信息；（三）行政部为每一枚印章拍摄影像资料，与台账信息同步归档，跨境专用印章需单独建立专项档案，归档资料包括合规审核意见、用章场景说明等。第四章印章使用管理第十条用章申请与审批：（一）员工因工作需要使用印章的，需提前提交《印章使用申请表》，明确用章事由、用章文件名称及份数、使用印章类型、使用日期等信息，同时附上用章文件原件及相关支撑材料；（二）跨境业务用章需额外提交跨境业务合同、合作协议等相关文件，说明用章对应的跨境业务场景，经合规部审核用章合规性后再提交审批；（三）用章申请经部门负责人审核后，按印章类型及用章事项重要程度分级审批：普通业务用章由业务部门负责人及印章保管人审批；行政类印章、跨境专用印章用于一般事项的，需经行政部负责人审批；重大事项用章（如大额合同、重要跨境合作协议等）需报管理层审批。第十一条用章审核与实施：（一）印章保管人接到审批通过的用章申请后，需对用章文件进行最终审核，核查文件内容是否完整、合规，是否与申请事由一致，跨境用章需额外核查文件内容是否符合目标国家/地区法律法规；（二）审核无误后，印章保管人在指定文件的指定位置规范用章，确保印章清晰、端正，不得在空白文件、未审核通过的文件上加盖印章；（三）用章完成后，印章保管人需在《印章使用登记薄》上详细记录用章日期、用章人、用章文件名称、用章份数、审批人等信息，用章人需签字确认；（四）跨境业务用章完成后，印章保管人需将用章文件复印件及审批资料归档至跨境专用印章档案，以备后续核查。第十二条特殊用章管理：（一）空白文件用章：原则上禁止在空白文件上加盖任何印章，因特殊跨境业务确需使用的，需提交专项申请，说明原因、使用范围及风险防控措施，经管理层审批同意后，由印章保管人监督使用，用章后及时回收剩余空白文件并销毁；（二）外出用章：因业务需要携带印章外出的，需提交《外出用章申请表》，说明外出用章事由、目的地、使用时间、保管措施等，经行政部负责人及管理层审批同意后，由两人共同携带保管，用章过程全程记录，返回公司后立即将印章交回保管人并办理交接手续；（三）多人共用印章：对于使用频率较高的业务专用印章，需明确专人负责保管，建立用章轮值登记制度，确保每一次用章都有明确责任人。第五章印章保管与交接管理第十三条印章保管要求：（一）印章保管实行“专人保管、专柜存放、双人监管”制度，公章、财务专用章、合同专用章等重要印章需存放在带密码锁的保险柜中，保险柜钥匙由保管人妥善保管，严禁随意存放或转借他人；（二）印章保管人需每日检查印章存放情况，下班前确认印章已安全存放，节假日期间需将重要印章交由行政部指定人员集中保管；（三）印章保管人变更工作岗位或离职时，需提前办理印章交接手续，未完成交接的不得离岗；（四）跨境专用印章需由专人单独保管，保管人需熟悉跨境用章合规要求，定期接受合规培训。第十四条印章交接流程：（一）印章交接前，交接双方需对印章进行核对，确认印章完好无损，同时整理印章管理相关资料，包括用章登记记录、台账信息等；（二）交接双方填写《印章交接登记表》，详细记录交接印章名称、规格、状态、交接日期、交接人、接收人、监交人等信息，监交人由行政部指定人员担任；（三）交接完成后，交接双方、监交人共同签字确认，《印章交接登记表》归档至印章管理档案；接收人正式履行印章保管职责，行政部及时更新《印章管理台账》中的保管责任人信息。第六章印章废止与销毁管理第十五条印章废止申请：（一）出现以下情形的，相关部门需及时提交《印章废止申请表》，申请印章废止：印章损坏无法使用的；公司名称变更、业务调整导致印章不再使用的；跨境业务终止导致跨境专用印章失效的；其他需要废止的情形；（二）申请表经部门负责人审核后，提交行政部复核，行政部核查废止的必要性，跨境专用印章需同步提交合规部确认废止合规性；（三）审核通过后，报管理层审批，重大印章（如公章、财务专用章）废止需经管理层集体决策审批。第十六条印章回收与销毁：（一）印章废止申请审批通过后，行政部负责回收废止印章，核对印章信息与申请表一致后，在《印章管理台账》中更新印章状态为“废止”；（二）行政部在15个工作日内组织废止印章销毁工作，销毁前需编制《废止印章销毁清单》，明确销毁印章名称、数量、规格等信息；（三）销毁工作需由行政部、财务部、合规部等相关部门人员共同监督，选择合法合规的销毁方式，确保印章彻底销毁无法复原；（四）销毁完成后，监督人员在《废止印章销毁清单》上签字确认，同时拍摄销毁过程影像资料，与清单、废止申请等资料一并归档保存，保存期限不低于5年；（五）法定备案印章废止后，行政部需按规定向公安机关办理注销备案手续。第七章监督考核与责任追究第十七条监督管理机制：（一）行政部建立印章管理常态化监督机制，每月核查印章使用登记记录、保管情况、台账更新情况，每季度开展一次印章管理专项检查，形成《印章管理监督报告》；（二）合规部每半年对跨境用章合规性开展一次专项审核，核查跨境用章是否符合国内外相关法律法规，及时发现并纠正违规用章行为；（三）建立印章管理举报机制，鼓励员工对私自刻制印章、违规用章、泄露印章信息等行为进行举报，举报信息严格保密，行政部及时核实处理。第十八条考核评价：行政部将印章管理工作纳入各相关部门及人员的季度、年度绩效考核，核心考核指标包括：印章使用合规率、用章登记完整性、印章保管安全性、问题整改完成率、跨境用章合规性等；考核结果与薪酬调整、奖金发放、评优评先直接挂钩。第十九条责任追究：对违反本制度规定，出现以下情形的，视情节轻重追究相关部门及人员责任：（一）未经审批私自刻制印章的；（二）未按规定办理印章备案、注销手续的；（三）未经审批擅自使用印章，或在空白文件、违规文件上加盖印章的；（四）跨境用章未遵守合规指引，违反国内外相关法律法规的；（五）印章保管不善导致印章丢失、被盗用、被滥用的；（六）未按规定记录用章信息、归档用章资料，或擅自销毁印章管理档案的；（七）拒绝配合印章监督检查，或对发现的问题拒不整改、整改不到位的。责任追究方式包括：口