2026年跨境营销策划公司营销方案出库审核与发放制度

2026年跨境营销策划公司营销方案出库审核与发放制度第一章总则第一条为规范公司营销方案出库审核与发放的全流程管理，建立“层层把关、合规可控、精准送达、全程追溯”的管控机制，保障营销方案的质量安全、信息保密及使用合规，提升跨境营销策划业务的执行效率与服务品质，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国商业秘密保护法》《欧盟通用数据保护条例（GDPR）》等相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务实际，制定本制度。第二条本制度所称营销方案，是指公司为境内外客户提供的各类营销策划服务成果，包括但不限于品牌推广方案、产品营销方案、活动执行方案、跨境市场拓展方案等各类具备完整逻辑框架与执行指引的策划文档及配套资料。本制度所称出库审核，是指营销方案经内部定稿后，在对外交付或内部流转使用前，开展的合规性、完整性、准确性核查确认工作；所称发放，是指将审核通过的营销方案按规定流程交付至客户、合作方或内部相关部门的行为。第三条本制度适用于公司所有涉及营销方案出库审核与发放相关工作的部门及人员，包括营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心、客户服务部、法务部、IT部、财务部、审计部等部门，以及参与营销方案出库申请、审核、发放、归档等全流程工作的全体员工。第四条营销方案出库审核与发放遵循以下基本原则：（一）合规优先原则：严格遵守境内外相关法律法规、行业规范及公司管理制度，确保营销方案内容合规、出库流程合规、发放使用合规；（二）精准管控原则：明确各环节审核标准与发放权限，精准区分境内外方案、不同级别客户方案的管控要求，确保审核到位、发放精准；（三）安全保密原则：严格落实商业保密规定，严防营销方案中的核心创意、客户信息、商业秘密等敏感内容泄露，保障方案资产安全；（四）全程追溯原则：建立完整的出库审核与发放台账，记录每一份方案的审核过程、发放对象、发放方式、接收确认等关键信息，确保全流程可追溯；（五）高效协同原则：优化审核与发放流程，明确各部门协作职责与响应时限，提升工作效率，保障方案及时交付。第五条公司建立“管理层统筹决策、营销策划部牵头执行、相关部门协同审核、审计部门监督保障”的营销方案出库审核与发放管理体系，明确各层级责任，保障管控工作高效落地。第二章职责分工第六条管理层（总经理办公会）职责：（一）审定本营销方案出库审核与发放制度及重大管控事项；（二）审批重大跨境营销方案、核心客户营销方案的出库审核结果及发放方案；（三）协调解决出库审核与发放过程中的跨部门重大争议及核心资源调配事宜；（四）监督检查本制度落实成效及重大营销方案出库审核与发放的执行情况。第七条营销策划部（牵头执行部门）职责：（一）牵头制定、修订本制度，报管理层审定后组织实施；（二）负责营销方案出库的发起申请，整理提交完整的出库审核资料；（三）牵头组织营销方案出库的内部初审，核查方案的完整性、版本准确性及内容一致性；（四）负责协调各相关部门开展出库审核工作，跟踪审核进度，汇总审核意见并推动整改完善；（五）负责审核通过后营销方案的发放执行工作，确保发放流程规范、信息传递安全；（六）负责建立并维护营销方案出库审核与发放台账，完整记录全流程信息；（七）负责营销方案出库审核与发放相关资料的汇总、整理及归档管理；（八）定期向管理层汇报营销方案出库审核与发放工作开展情况。第八条跨境营销事业部及海外区域服务中心职责：（一）参与跨境营销方案的出库审核工作，重点核查方案的属地化适配性、目标市场合规性及文化适配性；（二）提供海外目标市场相关的法律法规、监管要求及文化习俗等审核依据；（三）协助开展海外客户营销方案的发放对接工作，确保方案精准送达并获取接收确认；（四）及时反馈海外市场对营销方案的接收情况及使用过程中的相关意见。第九条客户服务部职责：（一）参与客户营销方案的出库审核工作，核查方案是否符合客户需求约定及前期沟通共识；（二）负责境内外客户营销方案发放的对接协调工作，协助完成方案交付及接收确认流程；（三）收集客户对方案接收及使用的反馈意见，及时同步至营销策划部；（四）协助开展客户层面的方案保密沟通，提醒客户遵守相关保密约定。第十条法务部职责：（一）负责营销方案出库的合规性审核，重点核查方案内容是否符合境内外相关法律法规、监管要求，是否存在侵权、违规宣传等风险；（二）负责审核营销方案发放过程中涉及的保密协议、授权使用协议等法律文件的合法性与规范性；（三）为出库审核与发放过程中的合规风险提供法律意见，协助处理相关法律纠纷；（四）定期梳理境内外相关法律法规更新动态，为方案合规审核提供指引。第十一条IT部职责：（一）负责提供营销方案数字化存储、加密传输、线上审核等信息化技术支撑；（二）负责保障营销方案发放过程中的信息传输安全，提供加密传输工具及技术支持；（三）负责维护营销方案管理系统的稳定运行，确保审核与发放流程的线上追溯功能有效；（四）定期对方案存储及传输系统进行安全检测，及时修复安全漏洞，防范信息泄露风险。第十二条财务部职责：（一）参与营销方案出库审核工作，核查方案相关的费用预算、报价条款等财务信息的准确性与合规性；（二）负责审核营销方案发放过程中涉及的费用结算、款项支付等财务流程的合规性；（三）为方案出库后的费用核算提供财务支持。第十三条审计部职责：（一）对本制度的落实情况、营销方案出库审核与发放流程的规范性进行监督检查；（二）对审核环节的完整性、审核意见的落实情况及发放流程的合规性进行审计核查；（三）对监督检查中发现的问题，下达整改通知书，跟踪整改落实情况，并向管理层提交监督报告。第三章出库审核流程第十四条审核分级标准：根据营销方案的业务属性、客户级别及影响范围，将出库审核分为普通审核、重点审核、重大审核三个级别：（一）普通审核：适用于境内普通客户的常规营销方案，审核流程相对简化，由营销策划部、法务部完成审核即可；（二）重点审核：适用于境内重点客户营销方案、一般跨境营销方案，需在普通审核基础上，增加跨境营销事业部（跨境方案）、客户服务部审核；（三）重大审核：适用于核心客户营销方案、重大跨境营销方案（涉及多国市场或大额合作），需在重点审核基础上，报管理层终审。第十五条出库申请：营销方案内部定稿后，由营销策划部项目负责人填写《营销方案出库审核申请表》，详细列明方案名称、客户名称、方案类型、适用市场、交付要求、方案版本及附件清单等信息，同时附上定稿后的营销方案文档、相关沟通纪要、客户需求确认书等完整资料，经部门负责人签字确认后，启动审核流程。第十六条内部初审：营销策划部在2个工作日内组织内部初审，由部门技术负责人牵头，重点核查以下内容：（一）方案完整性：方案文档是否齐全，包括方案正文、附件、补充说明等所有相关资料；（二）版本准确性：提交审核的方案版本是否为最终定稿版本，是否存在版本混淆、内容遗漏等问题；（三）内容一致性：方案各部分内容逻辑是否连贯，数据是否准确，与客户需求确认书、前期沟通纪要是否一致；（四）格式规范性：方案文档格式是否符合公司统一标准，标识是否清晰。初审通过后，出具《内部初审意见表》，连同申请资料一并提交至相关部门开展后续审核；初审未通过的，退回项目负责人整改完善后重新申请。第十七条部门审核：相关审核部门在收到审核资料后，需在规定时限内完成审核并出具明确审核意见：（一）法务部：普通审核及重点审核项目需在2个工作日内完成合规审核，重大审核项目需在3个工作日内完成，重点核查方案内容的合规性、合法性，出具《合规审核意见表》；（二）跨境营销事业部：涉及跨境方案的，需在2个工作日内完成属地化适配性审核，出具《跨境适配审核意见表》；（三）客户服务部：重点审核及重大审核项目需在2个工作日内完成客户需求匹配度审核，出具《客户需求匹配审核意见表》；（四）财务部：涉及费用条款的方案，需在2个工作日内完成财务信息审核，出具《财务审核意见表》。各部门审核通过的，在对应审核意见表签字确认；审核发现问题的，需明确提出整改建议，退回营销策划部整改完善后重新提交审核。第十八条终审审批：（一）普通审核项目：经营销策划部、法务部审核通过后，由营销策划部负责人审批确认，完成出库审核流程；（二）重点审核项目：经相关部门审核通过后，由营销策划部汇总审核意见，报分管副总经理审批确认；（三）重大审核项目：经所有相关部门审核通过后，由营销策划部整理完整审核资料，报总经理办公会终审批准。终审未通过的，退回营销策划部牵头组织整改，整改完成后重新启动审核流程。第十九条审核归档：营销方案出库审核完成后，营销策划部需在1个工作日内将《营销方案出库审核申请表》、各部门审核意见表、整改说明（如有）等相关资料整理归档，并同步更新至营销方案管理系统。第四章发放管控流程第二十条发放准备：营销方案出库审核通过后，营销策划部项目负责人制定发放方案，明确发放对象、发放方式、发放时间、接收人信息及保密要求，填写《营销方案发放记录表》，经部门负责人审核确认后，开展发放准备工作：（一）数字化方案需通过IT部提供的加密工具进行加密处理，设置访问权限及有效期；（二）纸质版方案需加盖公司公章及“保密”“仅限客户使用”等标识，按发放数量整理装订；（三）对外发放方案需提前准备好保密协议、授权使用协议等相关法律文件，明确双方权利义务。第二十一条发放方式：根据方案类型、客户需求及信息安全要求，选择合适的发放方式：（一）内部发放：内部部门使用的营销方案，通过公司内部OA系统、营销方案管理系统等安全渠道发放，明确使用范围及保密要求；（二）境内客户发放：可采用加密邮件、专属云盘链接、纸质文件当面交付等方式，交付时需由客户指定接收人签字确认；（三）跨境客户发放：优先采用加密数字化传输方式，确保符合境内外数据跨境传输相关法律法规要求；确需纸质交付的，通过安全快递方式寄送，并跟踪物流信息，获取客户签收凭证；（四）合作方发放：需签订正式的授权使用协议及保密协议，明确使用权限、期限及违约责任，通过加密渠道发放并获取接收确认。第二十二条发放执行：营销策划部按发放方案执行发放工作，过程中需遵守以下要求：（一）严格按照审核通过的发放对象及范围执行，严禁擅自扩大发放范围或变更接收人；（二）发放过程中需全程记录，包括发放时间、方式、传输凭证、接收人信息等；（三）对外发放方案时，需向接收方明确保密要求及方案使用限制，提醒其妥善保管方案资料；（四）发放完成后，需在1个工作日内完成《营销方案发放记录表》的填写，由相关责任人签字确认。第二十三条接收确认：营销方案发放后，营销策划部需协同客户服务部或跨境营销事业部，在规定时限内获取接收确认：（一）境内客户：需在发放后3个工作日内获取客户指定接收人的签字确认函或电子确认凭证；（二）跨境客户：需在发放后5个工作日内获取客户接收确认凭证，确因地域差异延迟的，需做好跟踪记录；（三）内部部门及合作方：需在发放后2个工作日内获取接收确认。接收确认凭证需作为发放资料的一部分归档留存。第二十四条异常处理：发放过程中如出现方案传输失败、接收人信息变更、客户对方案有异议等异常情况，营销策划部需立即暂停发放工作，及时与相关部门及接收方沟通核实，制定解决方案并报部门负责人审批后执行；涉及重大异常的，需及时向管理层汇报。第五章安全保密管理第二十五条信息存储安全：营销方案需存储在公司指定的加密存储系统或设备中，设置严格的访问权限，仅限授权人员访问；IT部需定期对存储系统进行安全检测与数据备份，确保方案数据安全。第二十六条传输安全管控：营销方案传输过程中需采取加密措施，严禁通过非公司指定的公共邮箱、即时通讯工具、云存储平台等不安全渠道传输；跨境传输方案需符合《中华人民共和国数据安全法》及目标市场相关数据传输法规要求，由法务部审核确认后执行。第二十七条保密责任落实：（一）参与营销方案出库审核与发放的所有人员，均需签订《营销方案保密承诺书》，严格遵守保密规定，严禁向无关人员泄露方案内容及客户信息；（二）对外发放方案时，必须与接收方签订保密协议，明确保密义务、保密期限及违约责任；（三）离职人员需办理营销方案相关保密交接手续，交还所有方案资料及访问权限，承诺离职后仍遵守保密规定。第二十八条废弃方案管控：对审核未通过、发放失败或作废的营销方案，营销策划部需及时整理回收，电子版本由IT部通过专业技术手段彻底删除，纸质版本进行粉碎销毁；销毁过程需有2人及以上监督，形成《营销方案销毁记录表》，相关人员签字确认后归档。第六章监督考核第二十九条监督检查：审计部每半年开展一次营销方案出库审核与发放专项监督检查，营销策划部每月开展一次流程自查，重点核查以下内容：（一）制度落实情况：各部门及员工是否严格遵守本制度及相关操作规范；（二）审核流程规范性：出库审核各环节是否完整，审核意见是否明确，整改措施是否落实到位；（三）发放流程合规性：发放对象、方式是否符合规定，接收确认是否完整，发放台账是否规范；（四）安全保密情况：方案存储、传输、销毁等环节的安全保密措施是否落实到位，有无信息泄露风险；（五）资料归档完整性：出库审核与发放相关资料是否完整归档，追溯链条是否清晰。第三十条考核评价：公司将营销方案出库审核与发放工作成效纳入各相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（一）审核效率：各审核环节的响应及时性及审核完成率；（二）审核质量：审核意见的准确性，因审核遗漏导致合规风险或客户投诉的情况；（三）发放准时率：营销方案按规定时间完成发放及接收确认的比例；（四）安全保密成效：是否发生方案信息泄露、丢失等安全事故；（五）资料归档完整性：出库审核与发放相关资料的归档及时率及完整性。考核结果与部门绩效奖金、员工评优评先直接挂钩。第三十一条责任追究：对违反本制度规定，存在以下行为的部门及个人，视情节轻重给予相应处罚：（一）未按规定提交出库审核申请或提供虚假审核资料，导