2026年跨境营销策划公司营销推广资料归档管理制度

2026年跨境营销策划公司营销推广资料归档管理制度第一章总则第一条为规范公司跨境营销推广资料的归档管理工作，建立“分类有序、安全可控、便捷利用、合规可溯”的归档管理机制，保障营销推广资料的真实性、完整性与安全性，提升资料复用效率，支撑跨境营销业务持续优化，同时满足国内外相关法律法规及业务合规要求，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《欧盟通用数据保护条例（GDPR）》等国内外相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务实际，制定本制度。第二条本制度所称营销推广资料，是指公司在开展跨境营销策划业务过程中，形成的各类与营销推广活动相关的具有保存价值的资料，包括但不限于文字材料、图像素材、音视频文件、数据报表、合同协议、审批文件等，涵盖电子资料与纸质资料两种形式。第三条本制度适用于公司所有涉及跨境营销推广业务的部门及人员，包括营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心、品牌公关部、设计部等部门，以及参与营销推广资料生成、收集、整理、归档、利用的全体员工。第四条营销推广资料归档管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守国内外档案管理、数据安全、隐私保护等相关法律法规，确保归档流程与资料管理符合合规要求；（二）真实完整原则：确保归档资料真实反映营销推广活动的全过程，内容完整、要素齐全，不遗漏关键信息；（三）分类有序原则：按照跨境业务特性、资料类型、时间阶段等标准科学分类，规范编号，确保归档资料条理清晰、便于查找；（四）安全可控原则：建立电子与纸质资料双重安全保障机制，防范资料丢失、损坏、泄露，确保归档资料的安全与保密；（五）便捷利用原则：在保障安全的前提下，优化归档资料的检索与利用流程，提升资料复用效率，支撑业务决策与创新；（六）跨境适配原则：结合海外不同区域的法律法规与业务需求，差异化开展归档管理工作，兼顾属地合规与资料利用需求。第五条公司建立“管理层统筹决策、行政部牵头管理、营销部门协同配合、法务部合规审核、IT部技术支撑”的营销推广资料归档管理体系，明确各层级责任，保障归档管理工作规范有序开展。第二章职责分工第六条管理层（总经理办公会）职责：（一）审定公司营销推广资料归档管理制度及重大归档管理事项；（二）审批归档管理专项经费、资源配置及重大资料销毁方案；（三）监督检查归档管理制度的落实成效，协调解决跨部门重大争议。第七条行政部（档案管理牵头部门）职责：（一）牵头制定、修订营销推广资料归档管理制度，报管理层审定后组织实施；（二）负责营销推广资料的统一归档、分类管理、安全保管及检索利用；（三）建立归档资料管理台账，定期对归档资料进行清查、维护与更新；（四）负责指导各部门开展营销推广资料的收集、整理、提交工作；（五）负责归档资料的到期鉴定与销毁工作，按规定办理销毁手续；（六）组织开展归档管理相关培训，提升全员归档意识与操作规范。第八条营销相关部门（营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心等）职责：（一）负责本部门生成的营销推广资料的日常收集、初步整理与合规自查；（二）按照制度要求，按时向行政部提交归档资料，确保提交资料的真实、完整、合规；（三）配合行政部开展归档资料的核查、补充工作，提供相关资料的背景说明；（四）负责本部门人员归档操作的内部培训与监督，确保严格执行归档制度；（五）在资料利用过程中，严格遵守资料借阅、使用规定，保障资料安全。第九条法务部职责：（一）负责审核营销推广归档资料的合规性，尤其是跨境营销资料涉及的海外当地法律法规、知识产权、隐私保护等方面的合规性；（二）为归档管理制度的制定与修订提供法律支持，确保制度符合国内外相关法律法规要求；（三）协助处理归档资料利用、销毁过程中的法律风险问题。第十条IT部职责：（一）负责电子营销推广资料归档系统的搭建、维护与升级，保障系统稳定运行；（二）建立电子资料的安全防护机制，包括数据加密、备份恢复、防病毒、防泄露等，确保电子归档资料的安全；（三）为归档管理工作提供技术支持，协助解决电子资料归档、检索、利用过程中的技术问题；（四）负责电子归档系统用户权限的设置与管理，严格控制访问权限。第十一条财务部职责：（一）负责落实营销推广资料归档管理相关的专项经费，包括归档系统建设、资料保管、培训等费用；（二）对归档管理经费的使用情况进行监督与核算。第三章归档范围与分类第十二条营销推广资料归档范围包括但不限于以下内容：（一）市场调研与分析资料：海外各区域市场调研报告、竞品分析报告、消费者画像资料、市场趋势分析文档等；（二）营销策划资料：跨境营销整体策划方案、区域专项营销方案、节日营销方案、活动策划案及审批文件等；（三）推广素材资料：营销文案、广告创意稿、设计图、视频脚本、音频文件、直播回放、社交媒体推广素材等；（四）投放与执行资料：海外媒体投放计划、投放合同、投放排期表、执行报告、投放数据统计报表等；（五）合作方资料：海外营销合作方（媒体、KOL、代理商等）的资质文件、合作协议、服务方案、结算资料等；（六）合规审批资料：营销推广内容的合规审核表、海外监管机构审批文件、知识产权授权文件、数据使用授权文件等；（七）效果评估资料：营销活动效果分析报告、投放数据复盘报告、客户反馈汇总、ROI分析报表等；（八）其他相关资料：与跨境营销推广相关的会议纪要、沟通记录、政策解读文件、应急处置资料等。第十三条营销推广资料归档分类采用“多级分类法”，具体分类标准如下：（一）一级分类：按业务区域分类，包括亚洲区、欧洲区、美洲区、非洲区、大洋洲区等海外区域及国内市场；（二）二级分类：按资料类型分类，包括市场调研类、策划方案类、推广素材类、投放执行类、合作方类、合规审批类、效果评估类、其他类；（三）三级分类：按时间阶段分类，以年度、季度为单位进行划分；（四）四级分类：按具体项目或活动名称分类，确保资料精准定位至对应业务场景。第十四条归档资料编号规则：采用“区域代码-类型代码-年份代码-季度代码-项目代码-顺序号”的组合编码方式，具体编码规则由行政部另行制定并下发，确保编号唯一、规范、可追溯。第四章归档流程与要求第十五条资料收集：营销相关部门指定专人作为归档专员，负责日常营销推广资料的收集工作。资料收集需及时、全面，确保不遗漏关键资料；对于电子资料，需收集原始文件及相关版本；对于纸质资料，需收集原件，确无原件的，可收集加盖公章的复印件。第十六条资料整理：营销相关部门归档专员对收集的资料进行初步整理，按照本制度第十三条规定的分类标准进行分类，填写《营销推广资料归档明细表》，注明资料名称、编号、生成日期、作者、资料类型、份数、保管期限等信息；对资料进行排序、装订（纸质资料）或命名规范（电子资料），确保整理后的资料条理清晰。第十七条合规审核：营销相关部门完成资料初步整理后，提交法务部进行合规审核。法务部重点审核资料是否符合国内外相关法律法规、是否存在知识产权侵权风险、是否涉及隐私信息泄露等问题，审核通过后出具《合规审核意见表》；审核未通过的，退回营销相关部门进行整改，整改完成后重新提交审核。第十八条资料移交：合规审核通过后，营销相关部门归档专员在10个工作日内将整理后的归档资料及《营销推广资料归档明细表》《合规审核意见表》一并移交至行政部。行政部归档管理人员对移交资料进行核查，核对资料的完整性、准确性、规范性，核对无误后，双方签署《资料移交清单》，明确移交责任；核对不符的，退回相关部门补充完善。第十九条资料归档：行政部归档管理人员对移交的资料进行最终整理，按照分类标准与编号规则完成分类编号，将纸质资料存入指定档案库房，将电子资料上传至归档系统并完成关联编号。归档完成后，在《营销推广资料归档台账》中详细记录归档信息，确保资料可追溯。第二十条归档时限要求：（一）常规营销推广资料：在项目或活动结束后30个工作日内完成归档；（二）持续性营销推广资料：按季度汇总归档，每季度结束后15个工作日内完成上一季度资料的归档；（三）应急性营销推广资料：在应急处置工作结束后15个工作日内完成归档；（四）特殊重要资料：即时生成即时归档，确保资料安全与完整。第二十一条电子资料归档特殊要求：（一）电子资料需采用通用格式归档，确保长期可读，避免因格式问题导致资料无法使用；（二）电子资料需进行多重备份，包括本地备份、云端备份，备份周期不超过7天，确保数据安全；（三）涉及敏感信息的电子资料，需进行加密处理，加密密钥由IT部与行政部共同管理；（四）电子资料归档后，需在归档系统中记录文件大小、格式、创建时间、修改时间等元数据信息。第二十二条纸质资料归档特殊要求：（一）纸质资料需使用优质纸张打印或书写，确保字迹清晰、不易褪色；（二）纸质资料装订需规范，采用左侧装订方式，装订牢固，便于翻阅；（三）纸质资料需存入符合档案保管要求的库房，库房需具备防潮、防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防高温等防护措施；（四）珍贵或易损坏的纸质资料，需进行特殊封装处理，必要时进行数字化扫描归档。第五章归档资料管理与利用第二十三条资料保管期限：营销推广资料保管期限分为永久保管、长期保管（15年）、中期保管（10年）、短期保管（5年）四个等级，具体保管期限划分标准如下：（一）永久保管：涉及公司重大战略决策的营销策划方案、具有重大历史价值的营销活动资料、核心合作方的长期合作协议及资质文件等；（二）长期保管（15年）：海外区域重要营销项目资料、大额投放合同及执行资料、年度营销战略规划及效果评估报告等；（三）中期保管（10年）：常规跨境营销项目资料、一般合作方资料、季度营销效果评估报告等；（四）短期保管（5年）：日常市场调研资料、临时营销活动资料、一般性沟通记录等。第二十四条资料日常管理：行政部归档管理人员定期对归档资料进行清查与维护，每月检查一次电子归档系统运行情况，每季度检查一次纸质资料保管情况，及时发现并处理资料损坏、丢失、泄露等问题；建立资料维护台账，记录维护情况。第二十五条资料利用：公司内部员工因工作需要利用归档资料的，需填写《营销推广资料利用申请表》，注明利用目的、资料名称、编号、利用方式（查阅、借阅、复制）、利用期限等信息，经所在部门负责人及行政部负责人审批同意后，方可进行利用：（一）查阅：仅限在行政部档案查阅室或通过归档系统在线查阅，不得带出指定区域；（二）借阅：纸质资料借阅期限一般不超过15天，电子资料借阅期限一般不超过30天，逾期需办理续借手续；借阅期间需妥善保管资料，不得转借、涂改、损坏；（三）复制：需经行政部负责人审批同意后，由归档管理人员负责复制，复制件需加盖“档案复制件”印章，复制过程需全程监督，确保资料不泄露。第二十六条外部单位或人员需利用公司营销推广归档资料的，需提供有效身份证明及相关证明文件，填写《外部单位资料利用申请表》，经法务部审核、管理层审批同意后，在行政部归档管理人员的监督下进行利用，严格控制资料利用范围，确保公司商业秘密安全。第二十七条资料销毁：归档资料达到保管期限后，行政部牵头组织营销相关部门、法务部、审计部成立资料鉴定小组，对资料进行鉴定。经鉴定无保存价值的资料，由行政部制定《营销推广资料销毁方案》，报管理层审批同意后，按照以下程序进行销毁：（一）纸质资料：由两名以上工作人员负责销毁，销毁过程需全程监督，销毁完成后签署《资料销毁确认表》；（二）电子资料：由IT部负责采用专业数据销毁软件进行彻底销毁，确保数据无法恢复，销毁完成后签署《电子资料销毁确认表》；（三）销毁相关文件（鉴定意见、销毁方案、确认表等）需归档保存，保管期限不少于5年。第六章监督保障第二十八条监督检查：审计部每半年开展一次营销推广资料归档管理专项监督检查，重点核查归档资料的完整性、合规性，归档流程的规范性，资料保管的安全性，以及资料利用、销毁手续的完备性；对检查发现的问题，下达《整改通知书》，明确整改责任、时限与标准，跟踪整改落实情况，并向管理层提交监督报告。第二十九条培训宣导：行政部会同人力资源部，将本制度纳入员工年度培训计划，定期开展归档管理专项培训、案例分享会，解读归档流程、要求及合规风险点；新员工入职需开展归档管理岗前培训，考核合格后方可上岗，提升全员归档意识与操作能力。第三十条资源保障：公司为营销推广资料归档管理工作提供充足的资源保障，包括专项经费（用于归档系统建设、资料保管、培训、设备购置等）、专职归档管理人员配置、必要的档案保管场地与设备（档案柜、防潮设备、加密存储设备等），确保归档管理工作顺利开展。第三十一条考核评价：公司将营销推广资料归档管理工作的落实成效纳入各营销相关部门及归档专员的绩效考核体系，核心考核指标包括资料归档及时率、归档资料完整率、合规审核通过率、整改闭环率等；考核结果与部门绩效奖金、员工评优评先直接挂钩。第三十二条责任追究：对违反本制度规定，存在以下行为的部门及个人，视情节轻重给予相应处罚：（一）未按规定收集、整理、提交归档资料，导致资料遗漏、丢失的；（二）提交的归档资料不真实、不完整、不合规，造成不良影响的；（三）擅自借阅、复制、涂改、损坏、销毁归档资料的；（四）泄露归档资料中的商业秘密、隐私信息等敏感内容的；（五）拒绝配合归档管理监督检查、整改工作的。处罚方式包括口头警告、书面警告、绩效扣分、罚款等；情节严重，造成公司重大损失或严重品牌损害的，给予降职降薪、解除劳动合同等处分；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。第七章附