湖南集每超市有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...........................................................1

2公司存货内部控制制度存在的主要问题.................................1

2.1存货销售出库环节管理存在缺陷...................................1

2.2存货库存量积压严重.............................................2

2.3存货管理岗位职责划分不明确.....................................2

2.4存货财务核算不及时准确.........................................3

3公司存货内部控制制度优化设计.......................................3

3.1存货销售出库环节管理优化设计...................................3

3.2库存商品积压的优化设计.........................................4

3.3存货管理岗位职责划分的优化设计.................................5

3.4存货核算优化设计...............................................6

4总结...............................................................8

参考资料.............................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南集每超市有限公司存货内部控制制度

优化设计

1公司简介

湖南集每超市有限公司成立于2021年11月30日，注册资金200万，公司

位于湖南省长沙市雨花区洞井街道万家丽中路三段206号瑞景大厦1066号。公

司的核心业务包括各类预包装食品、婴儿配方奶粉、健康食品、酒水、饮料、

粮油产品、熟食、茶叶、新鲜肉类和冷藏肉、新鲜家禽等商品的批发和零售。

食品的在线销售以及箱包的零售。公司现有员工40余人，设置了店长、副店长、

财务经理、保安处处长、服务区经理、招聘员、理货员、采购员、清洁员、仓

储员、会计、收银员等岗位，组织结构简单、明确，如下图所示。

图1公司岗位设置结构图

2公司存货内部控制制度存在的主要问题

2.1存货销售出库环节管理存在缺陷

湖南集每超市有限公司存货销售出库环节管理存在较大的缺陷，公司的商

品分别放在超市货架上以及仓库里，但对于货物从仓库转移到货架上的数据无

记录，导致不能第一时间知道存货所在的位置，影响销售。超市为举办活动时，

部分已上架的商品会被撤回仓库，但是对于这些被送回仓库的商品没有进行相

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应的检查，其过期、发霉以及毁损商品情况不知，好坏混在其中，使库存与实

际数有差异。对于商品的质量没有把控，一些货物上架时，却无法销售。存货

管理人员缺乏专业的培训，对库存的管理、验收、统计及其售后问题不够清楚。

对超市存货的出库没有做到先进先出，商品在超市货架上的摆放没有做到保质

期长的放里面，保质期短的的放外面，没有对快要临期商品进行打折促销。顾

客在购买完东西以后至收银台结账，拿上购物小票出去，虽然出口设置了报警

器还有保安，但是警报器只是对某些价值大且安装了防盗扣的商品才起到防盗

作用。公司没有引入自助结账系统，导致人多时顾客排队时间长。该超市在对

商品进行销售时，始终坚持我卖什么你买什么，并没有对客户的真实诉求进行

了解，更没有根据客户的需要打造系统的反馈机制，从而导致超市和客户之间

无法进行高效的沟通，没有办法在第一时间对客户的想法进行了解，更无法在

第一时间知道超市的问题所在。同时也会让人产生一种公司不作为的印象，从

而对公司的声誉产生消极的影响，而公司的整体效益，也必然会受到影响。

2.2存货库存量积压严重

公司为了降低库存商品断货的成本，存货量较大，同时商品的积压问题也

十分严重，这也给公司造成了过高的储藏费用。公司采购部门在未对客户需求

量进行分析的情况下随意采购，再加之库房部门管理不到位，没有及时进行盘

点，导致有些商品长期呆滞在库存，过量的库存就导致存货周转天数过高。一

方面对于一些易腐、新鲜度要求较高的农产品，在接近过期时公司没能及时大

促销，被返回仓库造成的堆积，最后未被利用就只能丢弃。另一方面，由于公

司在采购商品时未充分考虑销售市场的实际需求，有一部分商品进货量过大，

导致积压了过多库存，再加上没有对积压的商品进行有效的管理，导致了过度

的库存积压，进而占用了不必要的资金，降低了存货的周转率，使得库存周转

时间过长，增加了营运成本，降低了盈利，对公司的持久稳健状况构成威胁。

针对这两种情况引发的库存积压，公司的管理者把它视为零售业的常态，没有

对公司的库存堆积问题进行全面分析和及时处理。

2.3存货管理岗位职责划分不明确

湖南集每超市的库存管理制度和体系尚未健全和规范，在管理库存的过程

中难以实施和提升相应的管理任务，存在诸多缺陷。公司存货管理岗位职责划

分不清晰导致超市在购货、货物入库、出售等环节暴露问题，对超市的运作产

生负面影响。公司由一人同时负责商品的采购、库存验收和保管审批，缺乏不

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同职位权力的互相制衡，让库存管理人员或其他内部员工利用库存谋私，伤害

超市利益。另外，公司存货管理机构的配置不全，忽视了各个职位之间的分离、

平衡和监督，也没有明确管理责任，导致公司内部没有形成有力的监督和约束

机制，增加了公司内部发生私偏公舞弊情况的可能性。

2.4存货财务核算不及时准确

对湖南集每超市情况进行剖析后发现，其存货大多处在呆滞状态。究其主

要原因之一，就是未对账目进行及时的管理，使会计核算所具有的监督作用得

不到很好地发挥，造成了存货成本的持续上升。也就是说，该公司没有给予存

货核算足够的重视，相关工作的落实也没有到位。对目前部分公司的情况进行

剖析后发现，公司没有制定一个具有规范化的存货核算制度，管理人员也没有

认识到及时准确的存货核算对公司发展的意义，在工作中没有及时准确地对存

货核算工作落实到位，导致公司财务报表数据有误，对管理层的决策产生负面

影响，也让公司难以有效地控制本和制定合理的定价策略，

3公司存货内部控制制度优化设计

3.1存货销售出库环节管理优化设计

针对公司存货销售出库环节管理存在的问题，主要采取以下几个优化策略，

第一，超市内的商品全部通过收银流水线，借助收银系统直接调整存货记录同

时上传到汇总系统中。货物要定期检查，把发霉、变质、不能出售的商品拿出

来，临期商品采取打折或买一送一的活动，存货出库采取先进先出，货物摆放

按照先来的先售，后来的后售，保质期长的放在里面，保质期短的放在外面。

第二，对超市管理人员进行相应的培训，做到职责分明，调动积极性。在超市

偏僻及仓库死角处安装实时监控，管理人员应该观察超市内有无偷窃行为，以

及及时观看监控。采取引入自助收银系统。该方法能够有效缓解人工结账压力，

引入自助收银机之后，消费者可以自助对商品进行扫描、称重，保安人员监督

付款。第三，对于销售产品的种类，应当和客户进行交流，将商品推销观念转

变为商品营销，对客户提出的意见、需求进行倾听，从而让客户能够随时随地、

分门别类的提出建议。当客户根据超市的情况，提出意见和问题之后，超市方

面应当以一种较为积极的态度对问题进行解决，对意见进行采纳，并在问题解

决、意见落实之后，将结果及时的反馈给客户，从而让客户的参与感得到进一

步的提升，也让客户感受到超市对于他们的重视。

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图2公司存货销售出库管理优化设计图

3.2库存商品积压的优化设计

针对公司存货库存量积压严重的问题，主要采取以下三个优化策略。一是

制定存货促销制度，对于易腐、新鲜度要求较高的商品采取促销和清理库存，

进行无库存的运营策略，即销售决定存量，特别是针对新鲜农产品，如蔬菜、

水果，在当天内全部售出，如未能全数售罄，可以实行降价策略，例如在晚上

八点后提供八折甚至更低的优惠，对于那些临近过期食品，也可以折扣出售，

或者以买一送一形式出售，通过该策略将存货周转率提升、减少存货周转所需

时间，这样做有助于提升存货快速转化为应收账款和现金的流程，从而增强企

业的现金转化能力。二是公司需要改进供应链管理，存货是零售行业的重要资

产之一，与供应商建立紧密的合作关系，确保供货及时；三是制定采购和销售

预测制度，超市内的部门是相互联系的，需要加强财务、采购、销售以及库存

管理各部门之间的沟通，通过综合各个部门的分析，进行核算，共同设定合适

的库存采购和领用的标准，同时实施库存分层的管理职责制度，将库存管理责

任逐层下放，这样能有效的激发积极性，让各部门和员工各司其职，齐头并进

的进行库存管理，提高一部分可回收材料的再利用率，有效节约资金。

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图3商品促销策略图

图4存货采购和销售预测图

3.3存货管理岗位职责划分的优化设计

公司的发展和其内部的管理体系有着密切的联系，这种联系在库存的监控

上表现的尤为明显，针对公司在存货管理岗位方面存在的问题，为了加强对公

司存货进行有效地管理，就需要在内部落实完备的存货管理岗位职责制度，按

照要求设定具体岗位和清晰的职责划分，对采购、储藏、物流和销售等各个环

节进行管理，实现各部门之间的互相监督和平衡，可以设置可以设立采购岗位

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负责供应商的选择和采购计划的制定，设立仓储岗位负责存货的接收、入库和

出库管理，设立库存控制岗位负责库存的监控和调整。在分配工作之前，对工

作职责进行明确的划分，让每个工作岗位的职责权力清楚可见，避开职务的不

合理交叠。再者，也需设立完善的审查体系，杜绝员工职务上的漂移和责任缺

失。特别指派人员或设立职位，定期检查公司在库存管理方面的各项规章制度

的落实情况，定期对库存商品的进出进行审查。保证每位管理库存人员能在自

己的职责范围内，恪尽职守，严格遵循相关的职业规定。同时，公司需制定严

格的授权审批制度，明确各职位库存管理人员的审批权限和职责情况。

图5存货管理岗位设置及职责分工图

3.4存货核算优化设计

针对公司存货核算不及时不准确出现的各种问题，制定严谨的存货核算制

度。一是公司要制定科学的存货核算流程，需要将存货按照不同的属性和特征

进行分类，方便更好的管理和跟踪不同类型的存货，准确计算存货的成本和价

值，根据公司存货的流动性和成本变动情况，选择合适的成本计算方法，确保

成本计算的准确性和合理性，定期进行存货盘点，核实存货的实际数量和质量，

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及时发现存货的差异和损耗，及时调整存货账面数量和实际数量的差异。二是

制定存货核算内部牵制制度，需要财务部、采购部合作完成存货核算工作，也

需要保证两个部门之间是独立的，不要过分的对对方的工作、管理进行干预，

让财务数据、财务报表更具真实性，让以该数据为依据的管理人员所作出的决

策更为合理。采购相关资料在交到财务部手中之前，应当自行开展一次以上的

审核，从而保证其是真实的、完整的，公司的财务部门要对所有工作资料进行

严密的审核，确保所有工作资料都有记录可循；根据报表制定的相关规定，对

单据信息进行定期核实，从而保证监督工作的有效开展，对报表信息的真实性

进行检验，并保证该信息报表对该部门的工作状况能得到客观、真实的反映。

对月度工作报告的形式进行使用，保证每个工作部门都能将自己的工作状况定

期反映出来，并对报表中出现的问题进行分析，并给出相关的工作意见，以此

来确保各个部门的工作，都能够在日常的工作中得到有效落实；三是制定存货

核算数据分析制度，公司存货核算人员在分析存货信息的基础上，定期分析出

相关问题出现的原因，同时，采购部也要根据实际经营情况，全面对比收集上

来的信息，让采购活动的开展更为合理，保证本部门和其他部门的监管工作能

够顺利进行，存货管理人员也需要给予生产活动足够的关注，并对信息报告进

行制作，定期将工作的进度汇报给高层，当库存、采购方面出现问题时，也需

要第一时间反馈给高层，并在后续的工作中对下级进行更为严格的监督。

图6公司存货核算流程图

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4总结

在对湖南集每有限公司存货内部控制制度存在的问题进行深入分析后，提

出了存货销售出库环节管理的优化设计、库存商品积压的优化设计、存货管理

岗位职责