湖南明星吉祥商贸有限公司2024年10月客户接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍........................................................................................................................1

2接待目的........................................................................................................................1

3接待时间........................................................................................................................2

4接待地点........................................................................................................................2

5接待对象........................................................................................................................2

6接待准备........................................................................................................................2

7人员安排........................................................................................................................3

8接待行程安排................................................................................................................3

9接待流程........................................................................................................................4

9.1第一天流程............................................................................................................4

9.1.1接机................................................................................................................4

9.1.2入住酒店........................................................................................................5

9.1.3欢迎会............................................................................................................5

9.2第二天流程............................................................................................................6

9.2.1前往公司参观................................................................................................6

9.2.2午餐................................................................................................................6

9.2.3会议宣讲........................................................................................................6

9.2.4晚餐................................................................................................................7

9.3第三天流程............................................................................................................7

9.3.1会议洽谈........................................................................................................7

9.3.2午餐................................................................................................................8

9.3.3市内游览........................................................................................................8

9.3.4欢送会............................................................................................................8

9.4送机........................................................................................................................9

10费用预算......................................................................................................................9

11意外防范......................................................................................................................9

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

12效果预估....................................................................................................................10

参考资料.........................................................................................................................11

II

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南明星吉祥商贸有限公司2024年10月客户接待方

案设计

1背景介绍

2017年成立的湖南明星吉祥商贸有限公司是以从事批发业为主的企业,主

营业务包括日用百货，装饰物品，灯具，橡胶制品，仪器仪表、电线、电缆的

批发；太阳能路灯、电工器材的销售等。提供的产品不但最具市场性价比，而

且型号全、上市快，特别对企业小家电礼品团购有特定的价格，同时提供超值

的售后服务。该产品在本地市场占有一定的市场份额，公司具有较强的产品研

发能力和市场开拓能力。

中山市光向标电器有限公司成立于2022年，位于广东省中山市，是一家以

从事电气机械和器材制造业为主的企业，主打光向标这个品牌，照明效果好，

也比较耐用，始终坚持绿色，节能产品的设计和制造，在每一款节能产品设计，

每一项操作工艺设计和每一个工作方案的设计中，都尽可能消除了一切污染源

头，保证了用户的健康使用，全新设计，高效节能，安装简易，亮度足，光衰

小，寿命长。

2024年10月8日中山市光向标电器有限公司以总经理为首的4人代表团

来湖南明星吉祥商贸有限公司实地考察，进行交流，促进合作。为了更好的展

现湖南明星吉祥商贸有限公司的品牌形象，拉近与中山市光向标电器有限公司

的距离，湖南明星吉祥商贸有限公司特制定此接待方案。

2接待目的

湖南明星吉祥商贸有限公司与中山市光向标电器有限公司共同合作了不少

的项目，随着光向标的品牌形象在市场上越来越好，在电器类的市场上光向标

的产品名列前茅。此次湖南明星吉祥商贸有限公司想进取中山市光向标电器有

限公司大量的插线板电器产品，为了促成光向标电器销售计划的完成，特此接

待中山市光向标电器有限公司来到湖南明星吉祥商贸有限公司进行实地考察，

展现湖南明星吉祥商贸有限公司的企业文化，树立良好的企业形象，以达成长

远的合作。

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

3接待时间

接待时间:2024年10月8日至2024年10月11日

4接待地点

接送机地点:长沙黄花国际机场

下榻酒店:长沙芙蓉广场亚朵酒店

5接待对象

接待公司:湖南明星吉祥商贸有限公司

被接待公司:中山市光向标电器有限公司

表1来访人员表

姓名职务性别

金明董事长男

吕建娜股东女

任小永财务负责人男

金莹员工女

6接待准备

（1）与中山市光向标电器有限公司的负责人联系，确认此次行程的人数，

协调时间。了解代表团成员的的基本信息以及喜好忌讳。

（2）根据中山市光向标电器有限公司代表团成员的信息提前预订酒店。

（3）来回机票的预订，与贵公司负责人确认时间，提前15天预订机票。

（机票费用由中山市光向标电器有限公司支出，

（4）根据接待工作的安排，每个行程都设有专门的负责人，制定详细流程

安排表。

（5）合理安排时间，规划市内游览路线，确定游览地点以及用餐地点。并

查找游览攻略，为中山市光向标电器有限公司代表团成员带来良好的游览体验。

（6）确认代表团成员的到达时间，提前抵达机场做好接机准备。主动上前

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

打招呼，做到热情大方。

（7）会议接待流程梳理

会议前准备工作：①布置会场，根据会议主题和风格做相应的布置方案和

装饰品，灯光的调试，使会场的氛围感更加温馨，音响的设置要适当，保证声

音清晰。桌子上放置纸笔和茶水，保持桌面的整洁摆放美观。②会议室设置个

简约大气的舞台，便于演讲者的讲话和表彰，更好的展示公司企业形象，产品

的宣讲、ppt等资料。根据参会者的人数合理的安排座位，保证每位参会者有

个舒适的座椅，并且方便看向舞台与他人交流。③会议当天所有工作人员着正

装出席会议，安排一位工作人员负责管理音响和电子屏，会议途中出现意外，

负责人要懂得随机应变。④会场完成布置后，需要进行全面的检查，确保每个

细节都到位，未做好的需要即使做到位。

会议接待安排：安排陪同人员与代表团成员一起到达会议室，陪同人员提

前通知客户做好相应的准备，确保会议的顺利交流。会议开始十五分钟前，再

次通知各位工作人员做好相应的准备。

会后工作安排：会议宣讲和洽谈之后，安排工作人员对会议内容进行记录

和整理，并且会议室进行打扫，是否有物品遗漏。随后陪同人员将代表团成员

送到酒店。

7人员安排

表2人员安排表

姓名职务工作安排

曾国振董事长负责安排工作，配合接待，会议决策

联系来访人员负责人，确定来访人数、行程安排、酒店

李葵花财务人员

预订和饭店预订的安排。

曾玉倩接单员负责全程而出面陪同接待工作

候湘林接单员负责会议室的安排、会后的资料整理

8接待行程安排

表3接待行程安排表

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

日期时间内容地点

14：20接机长沙黄花国际机场

2024年10月8日16：30--17：00酒店入住长沙芙蓉广场亚朵酒店

18：00—19：30欢迎会长沙市芙蓉广场三味楼

9：30—11：00前往公司进行参观湖南明星吉祥商贸有限公司

12：00—13：40午餐湖南明星吉祥商贸有限公司

2024年10月9日

14：30—16：30公司会议宣讲湖南明星吉祥商贸有限公司

17：00—19：00晚餐南景饭店迎宾路店

10：00—11：30双方进行洽谈湖南明星吉祥商贸有限公司

12：00—13：40午餐爱尚新芙蓉湖南菜

2024年10月10日

15：30—18：00市内游览岳麓书院、爱晚亭、岳麓山

18：30—20：30欢送会宴长沙

2024年10月11日10：30送机长沙黄花国际机场

9接待流程

9.1第一天流程

9.1.1接机

时间:2024年10月8日14:20

地点:长沙黄花国际机场

注意事项:

（1）提前与中山市光向标电器有限公司负责人提前取得联系，确认接机的

时间和出站口。

（2）提前记住中山市光向标电器有限公司代表团成员的外貌特征，方便接

机。

（3）接机负责人提前半个小时到达机场，在机场出站口找一个显眼的位置

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

负责接机。

（4）开车前应保持车内干净清洁，不要出现多余的杂乱物品。要准备矿泉

水和纸巾，为客人做好准备。

（5）注意了解路况，避免因堵车而导致迟到。

（6）接到代表团成员后，先进行自我介绍，热情大方不要尬场，双方熟悉

交流。

（7）把代表成员的行李放入后备箱，做好分类便于代表团成员行李的分辨。

立即前往酒店办理入住。

9.1.2入住酒店

酒店名称:长沙芙蓉广场亚朵酒店

酒店地址:长沙市芙蓉区五一大道618号银华大厦

分配房间:

（1）陪同人员提前与中山市光向标电器有限公司的负责人联系，确认酒店

预订的房间号。

（2）由陪同人员引导中山市光向标电器有限公司代表团成员进入酒店办理

酒店入住。

（3）酒店前厅人员带领中山市光向标电器有限公司进入各自房间休息。

（4）在入住后后，询问代表团成员是否有准备不足的地方。

9.1.3欢迎会

时间:2024年10月8日18:00

地点:长沙市芙蓉广场三味楼

接待流程:

（1）代表团成员整顿休息后，提前与中山市光向标电器有限公司代表团负

责人联系，确定晚上的就餐地点，接送到达用餐地点。

（2）根据代表团成员的喜好进行点菜就餐。

（3）在用餐过程中时刻注意代表团成员的需要，即使提供帮助。

（4）用餐完毕后，陪同人员送中山市光向标电器有限公司前往酒店休息，

提醒代表团成员早点休息。

注意事项:

（1）提前与代表团负责人联系，询问是否有忌口和过敏的地方。

（2）用餐过后可以参考菜品剩余多少，了解代表团成员的口味。方便下次

点餐的时候可以更加方便。

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

9.2第二天流程

9.2.1前往公司参观

时间:2024年10月9日9：30

地点:湖南明星吉祥商贸有限公司

参与人员:湖南明星吉祥商贸有限公司全体成员

接待流程:

（1）提前抵达酒店接待中山市光向标电器有限公司代表团成员前往湖南明

星吉祥商贸有限公司。

（2）陪同人员在参观的同时介绍公司的的整体环境和公司企业文化。

（3）希望通过陪中山市光向标电器有限公司代表团成员参观公司的过程

中，增加对湖南明星吉祥商贸有限公司的整体印象。

注意事项:

（1）提前做好卫生整治，各部门对各自区域做好细节卫生。

（2）各部门成员做好一切准备迎接代表团成员。

（3）多备一辆汽车，预防突发情况。

9.2.2午餐

时间:2024年10月9日12：00

地点:湖南明星吉祥商贸有限公司食堂

注意事项:

（1）就餐期间，维持好员工食堂的秩序。

（2）提前打扫员工食堂，中山市光向标电器有限公司代表团来访期间员工

食堂的干净整洁。

（3）用餐后，送中山市光向标电器有限公司回到酒店休息整顿，整理下午

会议宣讲所需要资料。

9.2.3会议宣讲

时间:2024年10月9日14：30

地点:湖南明星吉祥商贸有限公司会议室

宣讲流程;

(1)提前抵达长沙市芙蓉广场亚朵酒店等待代表团成员整顿，共同前往湖南

明星吉祥商贸有限公司。

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

（2）在会议开始半小时之前，由工作人员引领中山市光向标电器有限公司

代表团成员前往会议室进行准备工作。

（3）会议正式开始，每位代表团成员手上需发到宣传手册，由宣讲人开始

讲解ppt。

（4）根据客户考察所需要的资料做准备，宣讲过程中对于重点部分仔细讲

解。

9.2.4晚餐

时间：2024年10月9日17：00

地点：南景饭店迎宾路店

流程：

（1）会议即将要结束，提前与代表团负责人确定就餐地点。酒店附近饭店

就餐，便于代表团成员方便回酒店休息。

（2）长沙南景饭店是湘菜老字号高端饭店代表，提前与南景饭店销售人员

做好对接安排一个包厢，由客服管家做好接待。

（3）安排南景饭店的服务人员带领代表团成员参观游览，南景饭店的装修

设计都是有说法的，详细讲解。

（4）上菜时，客服管家详细介绍菜品，每道菜都有客服管家进行分菜，不

会导致盘中只剩最后一点菜没人夹而导尴尬。

（5）用餐过程中，活跃就餐氛围，勤换骨碟让桌面上干净整洁，湖南明星

吉祥商贸有限公司负责人需要注意桌上的菜品是否要加菜。

（6）喝酒要适当，不要强行进行敬酒。

（7）用餐结束后，时间尚早的话，可以告知中山市光向标电器有限公司是

否前往附近的烈士公园散步消食。

9.3第三天流程

9.3.1会议洽谈

时间：2024年10月10日10：00

地点:湖南明星吉祥商贸有限公司会议室

流程：

（1）早上9：00准时前往长沙市芙蓉广场亚朵酒店接中山市光向标电器有

限公司代表团成员前往湖南明星吉祥商贸有限公司会议室。

（2）提前半小时抵达公司会议室做好准备工作。

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

（3）会议成员会后及时整理会议记录。

(4)会议结束后，整理会议室的卫生，保持干净整洁。

9.3.2午餐

时间：2024年10月10日12：00

地点：爱尚新芙蓉湖南菜

流程：

（1）用餐过程中，注意用餐礼仪。

（2）提前与代表团负责人联系接下来市内游玩的景点，是否有想要去游玩

的景点。

(3)提醒代表团成员注意防晒，多补充水分。

9.3.3市内游览

时间：2024年10月10日15：30

地点：岳麓书院、爱晚亭、岳麓山

流程：

（1）下午15：00左右前往酒店接代表团成员前往岳麓书院旅游景点。

（2）抵达岳麓书院，由专业人员来进行讲解。“惟楚有材，于斯为盛”八

个字，体现长沙的骄傲四大书院之首，湖湘文化之源这里是世界上做古老的学

府之一。承载着人文气息和精神的建筑群千年学府落于此。

（3）沿着岳麓书院往上走，到达的就是爱晚亭。爱晚亭是革命活动胜地毛

泽东青年时代，经过同治、光绪、宣统、民国至建国后多次大修改，逐渐形成

了当前的格局。

注意事项：

(1)提前预约：“岳麓书院”微信公众号—游客攻略—预约购票。40元/人。

（2）岳麓山橘子洲旅游区—岳麓山风景名胜区预约（岳麓山观光车）—上

行：南门—山顶观光长廊、下行：山顶观光长廊—东门。30元/人

（3）准备防晒物品和矿泉水。

9.3.4欢送会

时间：2024年10月10日18：30

地点：宴长沙

主题：热烈庆祝此次会议洽谈的成功以及欢送来访人员

参会人员：湖南明星吉祥商贸有限公司全体成员以及全体来访人员

8

湖南商务职业技术学院毕业设计

9.4送机

时间：2024年10月11日10：30

地点：长沙黄花国际机场

流程：

（1）提前一天与中山市光向标电器有限公司负责人联系，了解他们的返程

时间。

（2）送机车辆提前抵达长沙芙蓉广场亚朵酒店等待。

（3）准备湖南特色产品送给各位代表团成员。

（4）机场后，如候车时间较长，陪同人员不要先行离开，应陪同中山市光

向标电器有限公司代表团成员聊天，至到代表团成员进站后离开。

10费用预算

表4费用预算表

项目费用（元）项目费用（元）

酒店住宿2000游览费用、水800

会议布置500特色产品600

用餐费用6000出行油费300