公司行政管理制度及表格化操作指南

公司行政管理制度及表格化操作指南一、办公物资申领与规范管理适用范围适用于公司全体员工日常办公所需文具、耗材（如纸张、笔、文件夹等）及部分低值易耗品（如硒鼓、墨盒）的申领、领用与管理流程。操作步骤1.需求提报员工根据实际工作需要，每月25日前填写《办公用品月度申领表》（见模板1），注明所需物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人*审核签字后，提交至行政部。临时急需物资（如会议突发需求），可通过企业/钉钉向行政部发起临时申领，说明紧急原因，经部门负责人*确认后优先处理。2.集中采购与库存核对行政部每月28日前汇总各部门申领需求，核对库存台账，避免重复申领或积压。按公司采购流程（小额采购由行政部负责人审批，大额采购需提交总经理审批）完成采购，保证物资质量符合标准。3.物资发放与登记行政部于每月1-3日集中发放上月申领物资，员工领取时需在《办公用品领用登记表》（见模板2）上签字确认，注明领用日期及数量。临时申领物资发放后，行政部需在1个工作日内更新台账，保证账实相符。4.月度盘点与补充行政部每月末对库存物资进行盘点，核对台账与实际库存，编制《办公用品库存盘点表》（见模板3），对短缺物资及时补充，对积压物资协调各部门调剂使用。模板表格模板1：办公用品月度申领表申领部门申领人申领日期序号物品名称规格型号12部门负责人签字：行政部审核意见：模板2：办公用品领用登记表领用日期物品名称规格型号领用数量领用人部门发放人签字：模板3：办公用品库存盘点表盘点日期物品名称账面数量实际数量差异数量差异原因责任人盘点人：复核人：审批人：注意事项申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止为私人目的申领办公物资。行政部需每季度更新《办公用品价格清单》，保证采购成本合理。部门负责人需严格审核本部门申领需求，避免过度囤积。发觉物资质量问题（如笔不出水、纸张破损等），需在领用后3日内反馈至行政部更换。二、会议资源预约与使用规范适用范围适用于公司内部会议（如部门例会、项目推进会）、外部会议（如客户洽谈、供应商对接）等各类场景的会议室、投影设备、视频会议系统等资源的预约与使用管理。操作步骤1.提前预约预约人需至少提前1个工作日通过“企业会议管理系统”或邮件填写《会议室使用预约表》（见模板4），注明会议名称、时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板笔）及特殊需求（如茶水、横幅）。同一会议室如遇多人预约，按“先到先得、重要会议优先”原则协调，冲突时由行政部通知原预约人调整时间。2.审核与确认行政部收到预约申请后1个工作日内审核会议室可用性，通过系统或邮件回复确认，并告知会议室位置及设备使用说明。重要会议（如客户接待、高层会议）需提前3天预约，行政部协助布置会场（如调试设备、摆放席卡、准备茶水）。3.会前准备与使用预约人需提前15分钟到达会议室，检查设备是否正常，如遇故障及时联系行政部处理。会议期间需保持会议室整洁，禁止吸烟、乱扔垃圾，设备使用后按原样归位（如关闭投影仪、收好麦克风）。4.会后复原与反馈会议结束后，预约人需组织人员清理会场（如擦拭白板、整理桌椅、关闭电源），并在《会议室使用情况反馈表》（见模板5）中记录使用情况及设备问题。行政部每日检查会议室复原情况，对未按要求复原的部门进行提醒，屡次者纳入部门考核。模板表格模板4：会议室使用预约表预约人联系方式预约日期会议名称会议时间参会人数会议室所需设备□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他：特殊需求□茶水□横幅□席卡□其他：部门负责人签字：行政部审核意见：模板5：会议室使用情况反馈表使用日期会议室使用人设备使用情况（正常/故障）会场整洁度（优/良/差）问题反馈反馈人：行政部处理意见：注意事项会议室使用需遵守“预约优先、按时使用”原则，超时30分钟未使用且未提前告知的，行政部有权取消预约。禁止在会议室存放私人物品，会议结束后需带走个人物品。视频会议设备由行政部定期维护，预约人需提前熟悉操作流程，避免技术问题影响会议。外部会议需提前告知行政部访客信息，协助办理入厂登记手续。三、公司资产登记与维护流程适用范围适用于公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的采购、入库、领用、调拨、盘点及报废管理。操作步骤1.资产采购与入库部门因工作需要新增资产时，需填写《固定资产采购申请表》（见模板6），说明资产名称、规格、数量、预估金额及用途，经部门负责人、行政部负责人、总经理*审批后交采购部执行。资产到货后，行政部、采购部、使用部门共同验收，核对资产信息与申请是否一致，验收合格后填写《固定资产入库单》（见模板7），录入资产管理系统，分配唯一资产编号。2.资产领用与登记使用部门凭《固定资产领用单》（见模板8）到行政部领用资产，领用时需在《固定资产领用登记台账》中签字确认，注明领用日期、存放位置及责任人。资产编号需粘贴在资产显眼位置（如电脑主机、打印机侧面），严禁私自拆除或覆盖。3.资产调拨与变更部门间资产调拨需填写《固定资产调拨申请表》（见模板9），经原使用部门、接收部门负责人*及行政部审批后，行政部更新资产台账，调拨双方签字确认。员工离职或岗位变动时，需将名下资产交还行政部，办理交接手续，未交接清楚者不予办理离职/转岗流程。4.定期盘点与报废行政部每季度组织一次资产盘点，编制《固定资产盘点表》（见模板10），核对台账、实物与资产管理系统信息，差异部分需说明原因并整改。资产因损坏、老化等原因无法使用时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》（见模板11），经行政部鉴定、总经理*审批后，按公司流程处置报废资产（如变卖、回收），处置残值上交财务部。模板表格模板6：固定资产采购申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号申购数量采购原因部门负责人签字：行政部意见：模板7：固定资产入库单入库日期资产名称规格型号资产编号数量供应商验收人采购部签字：行政部签字：模板8：固定资产领用单领用日期资产名称资产编号规格型号领用数量领用人存放位置部门负责人签字：行政部发放人签字：模板9：固定资产调拨申请表调拨日期资产名称资产编号原使用部门接收部门调拨原因原部门负责人签字：接收部门负责人签字：模板10：固定资产盘点表盘点日期资产名称资产编号账面数量实际数量差异差异原因盘点人行政部负责人签字：财务部负责人签字：模板11：固定资产报废申请表申请部门申请人申请日期资产名称资产编号报废数量鉴定意见：行政部签字：总经理审批：注意事项资产采购需符合公司预算管理要求，超预算采购需提交专项说明。员工离职时需保证资产完好，如有损坏需按折旧价赔偿。资产编号严禁私自涂改，如丢失需及时向行政部报备并补办。行政部需每半年更新《固定资产清单》，保证账、物、卡一致。四、员工出差申请与报销规范适用范围适用于员工因公出差（如外出洽谈、参加会议、项目考察等）的交通、住宿、补贴等费用的申请、审批与报销管理。操作步骤1.出差申请与审批员工出差前需填写《员工出差申请表》（见模板12），注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具及预估费用，经部门负责人审批；出差超过3天或跨省需额外提交总经理审批。审批通过后，员工凭申请表办理借款（如需），或自行垫付费用。2.出差期间费用控制员工需选择经济实惠的交通方式（如高铁二等座、飞机经济舱），超标准费用需自行承担（特殊情况需提前申请）。住宿需选择公司协议酒店（或同级别经济型酒店），单人住宿标准不超过300元/晚（一线城市不超过400元/晚），超标部分需说明原因并附相关证明。伙食补贴按100元/天标准发放（无需提供发票），交通补贴按实际出差天数计算（市内交通20元/天）。3.费用报销与凭证整理员工出差结束后5个工作日内，整理出差期间的所有费用凭证（如发票、车票、住宿清单等），按时间顺序粘贴在《费用报销单》（见模板13）后，注明出差事由及对应申请表编号。部门负责人*审核报销单的真实性与合规性后，提交至财务部，财务部核对凭证与申请表信息，无误后安排报销。4.报销时限与特殊情况处理正常报销需在出差后10个工作日内完成，逾期未报需提交书面说明，经部门负责人及总经理审批后可延长15天。如遇紧急出差无法提前申请，需在出差后1个工作日内补填申请表，注明紧急原因，由部门负责人*确认后生效。模板表格模板12：员工出差申请表申请人部门职位出差事由出差时间出差地点交通工具预估费用交通：住宿：伙食：其他：行程安排部门负责人签字：总经理审批：模板13：费用报销单报销人部门报销日期出差申请表编号：费用类型金额（元）凭证张数交通费住宿费伙食补贴其他费用报销总额（大写）：小写：部门负责人签字：财务部审核：注意事项出差费用需“一事一报”，禁止将本次出差费用与以往费用混报。费用凭证需为合规发票（发票抬头为公司全称，税号准确），无发票或发票不合规不予报销。严禁虚报、冒报出差费用，一经发觉按公司规定处理，情节严重者追究法律责任。部门负责人需严格审核本部门员工报销单，保证费用真实合理。五、公司文件归档与查阅流程适用范围适用于公司各类正式文件（如管理制度、合同、会议纪要、项目方案、红头文件等）的形成、审核、归档、保管及查阅管理。操作步骤1.文件分类与编号行政部根据文件内容、部门、年份等维度制定《公司文件分类目录》（见模板14），明确文件编码规则（如“部门-年份-序号”，如“行-2023-001”）。文件形成部门需在文件定稿后1个工作日内，向行政部提交纸质版及电子版文件，申请分配文件编号。2.文件审核与归档涉及公司重要决策、对外合同、财务类文件需经部门负责人、分管领导、总经理三级审核；一般性文件由部门负责人审核即可。审核通过后，行政部将文件按编号分类存入档案柜（纸质文件）及公司文件管理系统（电子文件），同时在《文件归档登记表》（见模板15）中记录文件信息。3.文件保管与维护纸质档案需存放在干燥、通风的档案室，由行政部专人负责管理，定期检查档案完整性，防止虫蛀、受潮。电子档案需定期备份（每周一次），存储在加密服务器中，访问权限仅开放给授权人员。4.文件查阅与借阅内部员工因工作需要查阅文件时，需填写《文件查阅申请表》（见模板16），注明文件编号、查阅用途，经部门负责人*审批后，在档案室或指定终端查阅。外部单位查阅文件需持单位介绍信及有效证件，经总经理*审批后，由行政部专人陪同查阅，严禁复制或带出公司。文件借阅期限不超过7天，到期需归还；如需续借，需提前3天重新申请，续借期限不超过7天。模板表格模板14：公司文件分类目录文件类别分类代码包含文件类型示例文件编号管理制度GL各类管理规定、办法GL-2023-001合同文件HT业务合同、合作协议HT-2023-056会议纪要HJ各类会议记录HJ-2023-112项目文件XM项目方案、验收报告XM-2023-023模板15：文件归档登记表归档日期文件编号文件名称形成部门页数密级存放位置归档人审核人：模板16：文件查阅申请表申请人部门查阅日期文件编号文件名称查阅用途部门负责人签字：行政部审批：注意事项涉密文件（如财务数据、核心技术资料）需单独存放，查阅权限仅限高层管理人员及相关部门负责人。文件归档需及时，禁止拖延或遗漏，重要文件需留存原件（复印件需注明“复印件”并加盖公章）。