人事档案管理操作规范

人事档案管理操作规范一、引言人事档案作为记录员工职业发展轨迹、承载个人资质与经历的核心载体，是组织开展人力资源管理、员工职业发展规划及合规管理的重要依据。为规范人事档案管理流程，确保档案内容真实、完整、安全、可用，依据《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》等法规要求，结合组织实际管理需求，特制定本操作规范。二、管理原则（一）依规管理原则严格遵循国家及地方人事档案管理法规，确保档案收集、整理、保管、利用、转递等环节符合制度要求，杜绝违规操作。（二）真实准确原则档案内容需客观反映员工真实经历、资质及表现，严禁伪造、篡改档案材料，确保档案信息与员工实际情况一致。（三）安全保密原则建立健全档案安全防护机制，对涉及个人隐私、组织机密的档案内容严格保密，防止档案丢失、损毁或信息泄露。（四）方便利用原则在合规与保密的前提下，优化档案利用流程，为人力资源管理、员工职业发展及相关工作提供高效、便捷的档案服务。三、操作流程规范（一）档案收集1.收集范围涵盖员工入职审批材料、学历及职称证书、奖惩记录、年度考核材料、职务任免文件、劳动合同、离职证明等，全面反映员工职业经历、资质能力、政治思想及奖惩情况。2.收集要求及时性：员工入职、职务变动、奖惩等事件发生后，需在规定工作日内完成材料收集；完整性：确保材料要素齐全（如签字、盖章、日期等），无关键信息缺失；合规性：收集材料需为原件或具有法律效力的复印件，复印件需注明“与原件一致”并加盖出具单位公章。3.收集方式与审核员工提交：新入职或信息变更时，由员工本人提交相关材料，档案管理人员当场核对材料形式与内容，对不符合要求的材料（如复印件未盖章、信息模糊等），一次性告知补充要求；部门移交：由员工所在部门或业务单元移交考核、奖惩等材料，移交时需填写《档案材料移交清单》，双方签字确认。（二）档案整理1.分类与排序按照《干部人事档案材料分类目录》或企业自定义分类标准（如“个人基本信息”“学历职称”“工作经历”“奖惩考核”等），将材料归入对应类别；同一类别内，按材料形成时间或重要性排序（如先正式文件后辅助材料，先原件后复印件）。2.编号与装订对分类后的材料逐页编号（确保页码连续、无遗漏），使用专用档案装订工具（如线装、档案专用胶装）固定，装订后档案需平整、牢固，便于长期保存。3.数字化处理对纸质档案进行规范化扫描（分辨率不低于300dpi，图像清晰无变形），录入档案管理系统形成电子档案；电子档案需与纸质档案内容、页码严格对应，并定期备份（至少双份，存储于不同介质或位置），防止数据丢失。（三）档案保管1.保管场所要求档案存放场所需具备防火、防潮、防虫、防盗功能，安装温湿度监测设备（温度保持14-24℃，相对湿度45%-60%），并定期检查维护。2.保管设备与存放秩序使用金属制档案柜或保险柜存放档案，柜内放置干燥剂（如硅胶）防潮；档案按编号或类别有序排列，柜内张贴分类索引，便于快速查找；电子档案存储于专用服务器或加密存储设备，设置访问权限，定期进行病毒查杀与系统维护。3.保管期限管理依据档案类型划分保管期限：永久保管：员工履历、学历职称、职务任免等核心材料；长期/短期保管：考核表、奖惩记录等时效性较强的材料（具体期限参照国家或行业标准）。（四）档案利用1.利用范围与申请内部利用：人力资源部门因员工入职、调岗、考核等工作需要；其他部门因审计、合规检查等公务需求，需填写《档案利用申请表》，经部门负责人审批后提交档案管理部门；个人利用：员工本人因职称评审、学历认证等个人事务需查阅档案，需提交书面申请并经所在部门及人力资源部门审批。2.利用方式与要求查阅：仅限在档案管理场所内查阅，档案管理人员全程陪同，严禁涂改、标记、抽取档案材料；借阅：确因工作需要借阅档案（如异地评审），需经分管领导审批，借阅期限不超过规定工作日，归还时需检查档案完整性；复制：需复制档案材料时，由档案管理人员操作，复制件需注明用途并加盖档案专用章，与原件具有同等效力。（五）档案转递1.转递情形员工离职、工作调动、退休、升学等导致档案归属关系变更时，需办理档案转递手续。2.转递流程审核：档案管理人员核对档案内容完整性，确保无缺失、无涂改，填写《人事档案转递通知单》（注明档案袋数、材料清单）；密封与寄送：档案装入专用档案袋，密封后加盖单位公章，通过机要交通、邮政EMS（档案转递专用渠道）或专人送取（严禁个人自带档案）；回执与核对：接收单位收到档案后，需在规定工作日内核对并返回回执，档案管理人员及时登记回执信息，确保档案安全送达。四、安全与保密管理（一）保密责任档案管理人员需签订《保密责任书》，明确对档案内容的保密义务；非档案管理岗位人员需接触档案时，需经审批并在管理人员监督下操作，严禁泄露档案信息。（二）安全防护措施物理安全：档案场所安装门禁、监控设备，非授权人员禁止进入；定期检查档案柜、消防设施，确保设备完好；信息安全：电子档案采用加密存储、权限分级管理（如管理员、查阅员、审批员权限分离），定期备份数据，防止黑客攻击或数据丢失。（三）应急管理制定档案安全应急预案，对火灾、水灾、档案被盗等突发情况，明确应急处置流程（如紧急转移档案、启动备份数据、报警处理等），并定期组织应急演练。五、监督与责任追究（一）监督机制定期检查：人力资源部门每季度对档案管理情况进行自查，重点检查收集完整性、保管规范性、利用合规性；抽查审计：每年随机抽取一定比例的档案，核查内容真实性、转递流程合规性，发现问题及时整改。（二）责任追究对违规操作（如伪造档案、擅自涂改、泄露信息、档案丢失损毁等），视情节轻重给予责任人行政处分、扣减绩效，涉嫌违法的移交司法机关处理；因管理不善导致档案纠纷（如员工因档案问题无法办理退休、职称评审受阻），由责任单位承担相应法律责任与