企业礼品管理与发放规范

企业礼品管理与发放规范一、总则为规范企业礼品采购、仓储及发放全流程管理，提升资源使用效率，维护企业合规经营形象、保障员工权益与商务合作规范性，结合企业实际运营需求，特制定本规范。本规范适用于企业内部各类礼品（含商务馈赠、员工福利、活动礼品等）的采购、仓储、发放及关联管理活动，覆盖企业各部门及所属分支机构。礼品管理遵循合规性、节约高效、公开透明、专款专用原则：合规性：严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内控制度，杜绝商业贿赂、利益输送等违规行为；节约高效：结合实际需求合理采购，避免资源浪费或过度采购，确保礼品使用与企业目标匹配；公开透明：采购、发放流程全程留痕，关键环节接受监督，保障管理过程可追溯；专款专用：礼品预算独立管理，严禁挪用或超范围使用。二、礼品采购管理（一）职责分工企业行政部（或指定采购部门）为礼品采购主责部门，统筹需求调研、供应商筛选、合同签订及采购执行；财务部门负责预算审核、资金支付及成本核算；需求部门（如市场部、人力资源部）需结合业务计划提报礼品需求，明确使用场景、数量及标准。（二）采购流程1.需求提报：需求部门结合商务活动、员工福利计划等，填写《礼品采购需求表》，注明礼品类型、数量、预算、使用场景及交付时间，经部门负责人审核后提交至采购主责部门。2.预算审批：采购主责部门会同财务部门评估成本，结合年度/专项预算出具意见；超预算需求需报分管领导审批。3.供应商选择：优先从合格供应商库筛选合作方，新供应商需通过资质审查（营业执照、质检报告等）、样品评估及比价环节；重大采购（如批量定制）需采用招标或竞争性谈判。4.合同签订：确定供应商后签订正式合同，明确规格、数量、价格、交付周期、质量标准及售后责任，必要时约定验收条款（如抽样检测、残次品退换）。5.验收与入库：礼品到货后，采购部门联合需求、仓储部门验收，核对数量、质量是否符合合同要求；验收合格后办理入库，登记《礼品库存台账》。（三）采购标准商务馈赠类：礼品价值符合行业惯例及反商业贿赂规定，避免贵金属、现金等价物或超礼仪范畴礼品；优先选择企业特色定制礼品（如品牌周边、文化产品），提升品牌传播效果。员工福利类：结合员工需求调研（如年度福利调研），选择实用性强、品质可靠的礼品（如生活日用品、文化用品）；节日福利需符合《劳动法》及企业薪酬福利制度，确保公平性。活动礼品类：根据活动定位（如展会引流、年会互动）选择礼品，注重性价比与吸引力，避免过度包装；批量采购需明确最低质量标准（如食品类需具备生产许可证、保质期清晰）。三、礼品库存管理（一）入库管理礼品验收合格后，仓储管理人员立即登记《礼品库存台账》，记录名称、规格、数量、入库时间、供应商、成本单价等信息，确保账实一致；贵重礼品（如定制工艺品、高端电子产品）需单独建档，注明存放位置及保管要求。（二）仓储管理1.存储条件：根据礼品特性分类存放（如食品类避光防潮、电子产品防压防摔），定期检查仓储环境，避免损坏或变质。2.定期盘点：每月末由仓储部门联合财务部门盘点，填写《礼品盘点表》，对比台账数据；盘盈、盘亏需查明原因，报分管领导审批后调整台账。3.损耗处理：自然损耗、运输损坏等需拍照留证并填写《礼品损耗申请表》，经审批后报损；人为损坏或管理失误导致的损耗，追究相关人员责任。（三）出库管理礼品出库需凭《礼品出库单》（注明领用部门、用途、数量、领用人），经部门负责人及仓储管理员签字确认后发放；出库后实时更新《礼品库存台账》，确保库存数据准确。四、礼品发放规范（一）商务馈赠发放1.发放对象：仅限合法合规的商务合作对象（如客户、合作伙伴），禁止向公职人员、竞争对手或无关人员馈赠（特殊情况需报最高管理层审批）。2.审批流程：需求部门填写《礼品馈赠审批表》，注明馈赠对象、事由、礼品清单（含价值）、馈赠时间，经部门负责人、法务（合规审查）、分管领导审批后执行发放。3.登记备案：发放后在《礼品馈赠台账》中记录对象、礼品信息、审批人及发放人，保留馈赠凭证（如签收单、物流记录），便于审计追溯。（二）员工福利发放1.发放标准：节日福利、生日福利等常规福利需在企业薪酬福利制度中明确标准（如节日福利人均预算、生日礼品类型）；绩效奖励类礼品需与考核结果挂钩，确保公平透明。2.发放流程：人力资源部或行政部根据福利计划，联合仓储部门发放礼品，员工签字确认领取；远程员工可快递配送，留存物流凭证。3.特殊情况处理：员工离职或调岗时，未领取的福利礼品按制度处理（如失效或转至新福利周期），避免纠纷。（三）活动礼品发放1.发放对象：根据活动规则确定（如展会到访客户、年会抽奖参与者），禁止内部员工以不正当方式获取（如虚报参与资格）。2.发放流程：活动组织部门提前制定礼品发放清单，经审批后交仓储部门备货；活动现场安排专人登记发放，填写《活动礼品发放表》，注明领取人、礼品信息及活动场次。五、监督与审计（一）日常监督各部门定期自查礼品管理流程，行政部每季度组织跨部门检查，重点核查采购合规性、库存准确性、发放规范性，发现问题及时整改并上报。（二）审计机制财务部门每年至少开展一次礼品专项审计，审查预算执行、资金使用、库存管理及发放记录，出具审计报告；审计中发现的违规行为（如超标准采购、虚假发放、利益输送）移交纪检或法务部门处理。（三）违规处理对违反本规范的行为，视情节轻重给予责任人警告、降职、罚款等处分；涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。六、附则本规范由企业行政部负责解释，自发布之日起施行。企业可根据业务调