高校学生活动经费使用管理办法范本

一、总则为规范学生活动经费的使用与管理，提高经费使用效益，保障学生活动有序开展，依据《XX高校学生管理规定》《关于加强学生社团建设与管理的意见》等文件精神，结合本校学生活动实际情况，制定本办法。本办法适用于全校学生组织（含学生会、学生社团、志愿服务队等）、班级开展的各类学术科技、文化艺术、社会实践、志愿服务等活动的经费管理。二、经费来源学生活动经费主要通过以下渠道筹集，各来源需遵循合规性与透明度原则：1.学校专项拨款：学校根据学生活动计划与规模，按学期或学年向院系、校级学生组织划拨专项活动经费，拨款标准由学校财务处、团委结合实际需求核定。2.社会捐赠与赞助：学生组织可依法依规接受企业、社会组织或个人的捐赠、赞助。赞助资金需签订书面协议，明确使用范围与双方权利义务，且不得影响活动的公益性与独立性（如不得强制植入商业广告、不得要求活动主题与商业营销挂钩）。3.学生组织会费：经学校审批的学生社团可按规定收取会费，会费需全额存入学校指定账户，由社团管理部门（如校团委）监督使用，仅限社团内部活动支出。4.活动自筹资金：学生组织可通过合规方式自筹活动资金（如义卖、合规竞赛报名费等），自筹资金需单独记账，与其他经费分账管理，使用时需符合本办法规定。三、经费使用范围学生活动经费应全部用于活动本身的合理支出，具体范围包括：（一）活动策划与组织活动策划方案设计、论证费用（如邀请专家指导的劳务费用，需附服务协议或签收单）；活动组织过程中的会议费、通讯费（如活动协调产生的必要通讯支出，需提供明细）。（二）物资采购活动所需的奖品、耗材（如比赛奖品、宣传物料、实验耗材等），采购需选择质优价廉的供应商，单笔采购金额超过[X]元需提供至少两家供应商报价单，且需经指导老师或社团负责人签字确认；活动设备租赁（如音响、摄影设备等），需签订租赁合同，明确租赁期限、费用及设备使用要求。（三）宣传推广活动宣传物料制作（如海报、横幅、宣传单页等），需控制数量与成本，避免过度宣传；新媒体宣传费用（如公众号推广、短视频制作等），需在预算内执行，且需保留推广记录与费用凭证。（四）场地与设备活动场地租赁、布置费用（如校外场地租赁需附租赁合同，校内场地若产生布置费用需说明用途）；活动所需设备的调试、维护费用（如舞台灯光调试、音响设备维护等）。（五）嘉宾费用受邀嘉宾的劳务酬金（需符合学校关于劳务报酬的规定，如专家讲座酬金需附签到表、讲座记录）；嘉宾往返交通、食宿费用（仅限因活动必要产生的支出，需提供票据或说明）。（六）交通与差旅活动必要的市内交通费用（如集体出行的租车费、公交费，需附出行人员名单与行程说明）；经学校审批的跨区域活动差旅费用（如社会实践调研的差旅费，需提前提交审批表，按学校差旅费管理办法执行）。（七）其他支出活动应急备用金（用于活动突发情况的小额支出，需事后说明用途并提供凭证）；活动相关的合规税费（如涉及发票开具的税费，需附税务凭证）。禁止使用情形：经费不得用于个人消费（如餐饮娱乐、礼品赠送）、与活动无关的支出（如社团成员聚餐、个人通讯费）、违规商业赞助返点等，严禁虚报冒领、截留挪用。四、经费审批流程（一）预算申报1.活动负责人需在活动开展前[X]个工作日编制《学生活动经费预算表》，预算表需分项目列明明细（如物资采购需注明物品名称、数量、单价、用途），并由指导老师审核签字。2.班级活动预算由辅导员初审后，报院系团委审批；校级学生组织活动预算由组织负责人签字后，报校团委审批；跨院系、跨部门的联合活动，需报校团委与相关部门联合审批。（二）预算调整活动执行过程中，因特殊情况需调整预算（如金额变动超过原预算的[X]%），需提交《预算调整申请表》，说明调整原因与调整内容，按原审批流程重新审批后方可执行。（三）审批权限单次活动经费预算（含调整后）在[X]元以下的，由院系团委或校级学生组织分管老师审批；超过[X]元的，需报校团委书记或分管校领导审批。五、经费报销规定（一）票据要求1.报销需提供正规发票（税务部门监制或财政部门监制的票据），发票内容需与实际支出一致，且需注明购买方名称（学校全称）、税号、项目明细（如“宣传物料一批”需附清单，列明物品名称、数量、单价），发票需加盖销售方公章或财务专用章。2.若因特殊情况无法取得发票（如校内手工制作、小额便民服务），需提供收款收据（需注明收款单位、金额、事由、收款人签字），并附情况说明（由指导老师签字确认），此类支出总额不得超过活动总经费的[X]%。（二）报销流程1.活动结束后[X]个工作日内，经办人整理票据，填写《学生活动经费报销单》，注明活动名称、经费来源、支出项目、金额等，附预算表、审批表（如有调整）、票据及相关证明材料（如采购清单、签到表、租赁合同等）。2.指导老师或社团负责人对报销材料的真实性、合规性进行审核，签字确认后，按审批权限报相关部门审批。3.审批通过后，经办人将材料提交学校财务部门办理报销，财务部门对材料进行复核，符合要求的予以报销，资金原则上转入活动负责人或组织的对公账户（或指定银行卡）。（三）特殊情况处理多人共同经办的支出，需明确主经办人，由主经办人负责报销；活动经费需专款专用，不得与个人资金混存混用，报销资金需优先用于偿还垫付费用，剩余资金需退回原经费账户。六、监督与管理（一）台账管理各学生组织需建立经费使用台账，详细记录每笔经费的来源、支出时间、项目、金额、票据编号等，台账需定期（每月或每学期）报院系或校团委备案。（二）公示公开院系学生活动经费使用情况需每学期在院系公告栏或官网公示，公示期不少于5个工作日；校级学生组织经费使用情况需在学校官网、公众号等平台公示，接受全校师生监督。（三）审计监督校团委、学生会成立“学生活动经费监督小组”，由学生代表、指导老师组成，定期对各组织的经费使用情况进行抽查审计；学校审计部门每年对学生活动经费进行专项审计，重点检查大额支出、赞助资金使用等情况。（四）违规处理对虚报冒领、截留挪用经费的个人或组织，责令限期整改，追回违规资金；情节严重的，给予相关责任人通报批评、取消评优资格，涉及违法的移交司法机关处理。七、附则1