公益培训档案管理制度

PAGE公益培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公益培训档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公益培训工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的各类公益培训活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公益培训档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公益培训活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及个人隐私和敏感信息的档案严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于公益培训工作的查询、参考和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公益培训档案管理制度，并组织实施。2.负责公益培训档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立公益培训档案数据库，实现档案信息的电子化管理，方便查询和利用。4.定期对公益培训档案进行检查和评估，确保档案质量。5.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。6.对过期或无保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。（二）培训业务部门职责1.负责本部门公益培训活动中各类文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理要求及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好公益培训档案的收集、整理和归档工作，提供必要的业务指导和支持。3.在开展公益培训工作过程中，严格按照档案管理规定进行文件材料的形成和保管，确保档案的真实、完整。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并在规定时间内归还。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责公益培训档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.负责档案的数字化录入和维护工作，确保档案信息的准确、完整和安全。5.为档案查阅、借阅人员提供优质服务，按照规定办理查阅、借阅手续，并做好登记和跟踪工作。6.保守档案机密信息，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.公益培训活动的策划方案、通知、公告等文件。2.培训课程安排、教学大纲、讲义、教材等教学资料。3.学员报名登记表、考勤记录、成绩考核表等学员信息资料。4.培训教师的基本信息、授课记录、教学评估等资料。5.培训活动的照片、视频、音频等多媒体资料。6.培训活动的总结报告、评估报告、反馈意见等文件。7.与公益培训相关的其他文件材料，如捐赠协议、合作协议等。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将公益培训活动中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整、清晰，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和可利用性。（三）收集时间1.公益培训活动结束后[X]个工作日内，培训业务部门应将相关文件材料整理好并移交档案管理部门。2.对于临时性的公益培训活动，在活动结束后立即进行文件材料的收集和移交。四、档案整理（一）分类标准1.按照公益培训活动的类别进行分类，如职业技能培训、文化艺术培训、科普知识培训等。2.每个类别下再按照文件材料的性质进行细分，如培训方案类、教学资料类、学员管理类、师资管理类等。（二）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类排序，按照时间顺序或重要程度进行排列。2.去除文件材料中的重复页、空白页和无关材料，确保文件内容的简洁明了。3.对破损或褪色的文件材料进行修复或复制，保证档案的完整性。4.编写文件材料的页码，确保页码的准确性和连续性。5.为每份文件材料编制目录，目录应包括文件名称、日期、编号、页码等信息，方便查阅。（三）装订要求1.对纸张规格不一致的文件材料进行折叠或裁剪，使其规格统一。2.采用线装或胶装的方式进行装订，确保装订牢固，不易散落。3.装订时应注意文件的顺序和页码，避免出现颠倒或错页现象。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的文件材料进行再次审核，确保档案的质量符合要求。2.将审核通过的文件材料按照分类标准进行归档，放入相应的档案盒或档案柜中。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。4.将归档情况记录在档案管理台账上，包括档案名称、编号、归档日期、保管期限等。（二）归档时间1.每月定期对当月收集整理的公益培训档案进行归档。2.对于重大或紧急的公益培训活动，在活动结束后及时完成档案的归档工作。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房内配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，确保档案的安全性和完整性。2.纸质档案应按照分类顺序排列存放，便于查找和利用。3.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。4.建立档案保管期限表，明确各类公益培训档案的保管期限，到期及时进行鉴定和处理。（三）保管期限1.公益培训活动的策划方案、通知、公告等文件材料保管期限为[X]年。2.培训课程安排、教学大纲、讲义、教材等教学资料保管期限为[X]年。3.学员报名登记表、考勤记录、成绩考核表等学员信息资料保管期限为[X]年。4.培训教师的基本信息、授课记录、教学评估等资料保管期限为[X]年。5.培训活动的照片、视频、音频等多媒体资料保管期限为[X]年。6.培训活动的总结报告、评估报告、反馈意见等文件保管期限为[X]年。7.与公益培训相关的其他文件材料，如捐赠协议、合作协议等，按照协议规定的期限进行保管。（四）档案检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等。2.每月对档案库房进行一次全面检查，检查档案的存放情况、保管环境等，发现问题及时处理。3.每年对公益培训档案进行一次全面清查，核实档案的数量、质量和保管情况，确保档案管理工作的规范、有序进行。七、档案利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅公益培训档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅公益培训档案的，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织主管领导批准后，到档案管理部门查阅。3.涉及个人隐私和敏感信息的档案，未经相关人员同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、用途等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据查阅人员的需求，提供相应的档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。4.查阅人员如需复印或摘录档案内容，需经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅公益培训档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门借阅。2.外单位人员一般不得借阅公益培训档案，如有特殊情况需要借阅的，需持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经本公司/组织主管领导批准后，到档案管理部门借阅。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、用途、借阅期限等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员将档案借给借阅人员，并办理借阅登记手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。4.借阅人员在借阅期限届满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、培训业务部门负责人、相关专家等组成，负责对公益培训档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期的档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件等进行鉴定。3.对涉及个人隐私和敏感信息的档案，在保密期限届满后进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对公益培训档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、日期、数量、销毁原因等信息。3.《档案销毁申请表》经本公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚