小朋友培训机构档案管理制度

PAGE小朋友培训机构档案管理制度一、总则（一）目的为了加强小朋友培训机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为培训机构的教学、管理和发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于[培训机构名称]内各部门、各班级及全体教职员工在教学、管理、服务等活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指培训机构在各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由培训机构综合管理部门统一领导、组织和协调，实行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映培训机构的各项工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守国家有关保密规定。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索速度和利用效率，方便教职员工和相关人员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以培训机构负责人为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，审定档案工作规章制度。2.研究决定档案工作中的重大问题，指导、协调各部门的档案工作。3.监督检查档案工作的开展情况，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。（二）综合管理部门综合管理部门作为培训机构档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作，其职责如下：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管各类档案，确保档案的规范管理。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的防护设备，确保档案的安全存放。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高教职员工的档案意识和业务水平。（三）各部门职责1.各部门负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档，并定期移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与综合管理部门的沟通协调。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，并对归还的档案进行核对和检查。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.教学档案教学计划、教学大纲、教案、课件等教学文件。学员成绩单、学习记录、考试试卷及分析等教学成果材料。教学研究、教学改革相关资料。教师教学评估、学员评价等教学反馈材料。2.学员档案学员基本信息登记表，包括姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址等。学员入学申请表、报名资料、缴费凭证等。学员学习档案，记录学员在培训机构的学习历程、考勤情况、奖惩记录等。学员健康档案，包含学员体检报告、疫苗接种记录等。3.行政档案培训机构发展规划、年度工作计划、总结等综合性文件。机构内部管理制度、规定及相关文件。会议记录、纪要、决议等文件材料。机构资质证明、荣誉证书、合同协议等文件。人员招聘、培训、考核、任免、奖惩等人事管理文件。4.财务档案财务预算、决算报告及相关报表。会计凭证、账簿、财务报表等会计核算资料。收费标准、收费记录、退费情况等财务收支文件。审计报告、税务资料等相关财务文件。5.活动档案各类教学活动、文化活动、社会实践活动等策划方案、组织记录、总结材料。活动照片、视频、音频等资料。活动参与人员名单、反馈意见等相关材料。6.宣传档案培训机构宣传资料，如招生简章、宣传册、海报等。媒体报道、广告投放记录等宣传推广材料。学员及家长的好评、感谢信等宣传素材。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，对每类档案进行编号。编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别下档案的顺序号。2.具体编号示例如下：教学档案：JX[顺序号]，如JX001表示第一份教学档案。学员档案：XY[顺序号]，如XY001表示第一个学员档案。行政档案：XZ[顺序号]，如XZ001表示第一份行政档案。财务档案：CW[顺序号]，如CW001表示第一份财务档案。活动档案：HD[顺序号]，如HD001表示第一个活动档案。宣传档案：XC[顺序号]，如XC001表示第一份宣传档案。3.档案编号应保持唯一性和系统性，便于档案的识别、管理和查询。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件、紧急文件和需长期保存的文件，应优先收集并及时移交综合管理部门。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。（二）整理方法1.综合管理部门对接收的档案进行统一整理，按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐美观，便于保管和查阅。4.按照档案保管期限和类别，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映培训机构主要职能活动和历史面貌的，对培训机构有长远利用价值的档案，如机构发展规划、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管的档案：在较长时间内对培训机构工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年，如教学计划、学员档案（部分）等。短期保管的档案：在较短时间内对培训机构工作有参考价值的档案，保管期限一般为几年，如一般性的会议记录、临时性活动文件等。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和培训机构实际情况，由综合管理部门会同相关部门进行审核，并报档案管理领导小组批准。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存放。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等必要的防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应设置不同的区域，分别存放不同类别、不同保管期限的档案，便于管理和查找。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，确保档案管理的可追溯性。2.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。对破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。同时，定期对电子档案进行维护和更新，保证电子档案的可读性和可用性。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记，严禁在库房内吸烟、用火、存放易燃物品等。六、档案的利用（一）查阅权限1.培训机构内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经档案管理领导小组批准。3.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，经培训机构负责人批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意。4.借阅人员归还档案时，应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（三）利用登记综合管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）目的、档案名称、编号、归还日期等信息，确保档案利用的可追溯性。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从以下几个方面进行判断：档案内容已过时效，对当前工作无参考价值。档案所涉及的事项已经结束，且无后续利用需求。档案重复或与其他档案内容交叉，且可替代。档案保管条件恶化，无法修复，且已无保存必要。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定报告，提出存毁意见，并报档案管理领导小组审批。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员