舞蹈培训班采购制度

PAGE舞蹈培训班采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范舞蹈培训班的采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障教学质量和培训效果，合理控制采购成本，维护培训班的利益。2.适用范围本制度适用于舞蹈培训班所有采购活动，包括但不限于舞蹈教学设备、服装道具、办公用品、培训教材等各类物资及服务的采购。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合教学需求的物资和服务，以保障教学质量。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争。成本效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，实现采购效益最大化。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，严格履行合同约定，维护双方的合法权益。二、采购组织与职责1.采购决策机构舞蹈培训班设立采购领导小组，由培训班负责人、财务人员、教学骨干等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行部门培训班指定专人或设立专门的采购部门负责具体采购工作的执行。采购执行人员应熟悉采购流程和相关法律法规，具备良好的沟通协调能力和市场调研能力，按照采购领导小组的决策和要求，组织实施采购活动。3.职责分工采购领导小组职责制定和修订采购制度，确保采购活动符合法律法规和培训班实际情况。审议采购计划和预算，根据培训班教学需求和财务状况，确定采购项目和金额。审查供应商资质，评估采购合同条款，确保采购质量和合同的合法性、有效性。监督采购过程，对采购活动中的违规行为进行纠正和处理。定期对采购工作进行总结和评估，提出改进意见和建议。采购执行人员职责根据采购领导小组的决策，编制采购计划和采购文件，明确采购需求、采购标准、采购方式等内容。开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库，对供应商进行筛选、评估和管理。组织采购谈判，与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。负责采购项目的实施，包括采购订单的下达、货物的验收、款项的支付等工作。将采购过程中的相关文件、资料进行整理归档，妥善保管。及时向采购领导小组汇报采购工作进展情况，反馈采购过程中出现的问题和风险。三、采购流程1.采购需求提出各部门根据教学计划、培训活动安排等实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。2.采购计划编制采购执行人员收到采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析，结合培训班的库存情况、资金状况等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购预算等内容，并报采购领导小组审批。3.供应商选择与确定采购执行人员根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商库。对供应商库中的供应商进行筛选和评估，主要评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务、交货期等方面。可以通过实地考察、查阅供应商资料、咨询其他用户等方式进行评估。根据评估结果，选择若干家符合要求的供应商作为潜在供应商，并向其发出询价函或招标邀请书，要求其提供报价或投标文件。采购执行人员对潜在供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、服务等因素，选择最优的供应商作为中标供应商，并报采购领导小组批准。4.采购合同签订采购执行人员与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，采购执行人员应将合同草案提交至采购领导小组审核，确保合同条款合法合规、公平合理。5.采购项目实施采购执行人员根据采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交货时间。供应商按照采购订单的要求组织生产或提供服务，并在规定的交货时间内将货物送达指定地点或完成服务交付。采购执行人员组织相关人员对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，填写《验收报告》，并办理入库手续。如验收不合格，应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。6.款项支付采购执行人员根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，附上相关发票、合同等凭证，提交至财务部门审核。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理款项支付手续。四、采购方式1.公开招标对于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，采用公开招标的方式进行采购。公开招标应通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序进行开标、评标、定标，选择最优的供应商中标。2.邀请招标对于具有特定资质要求、供应商数量有限或采购项目较为特殊的采购项目，可以采用邀请招标的方式进行采购。邀请招标应向不少于三家具备相应资质和能力的供应商发出招标邀请书，邀请其参加投标，按照规定的程序进行开标、评标、定标，选择最优的供应商中标。3.竞争性谈判对于采购项目时间紧迫、技术规格复杂且难以明确、市场竞争不充分等情况，可以采用竞争性谈判的方式进行采购。竞争性谈判应邀请不少于三家供应商参加谈判，通过谈判确定供应商的报价、技术方案、售后服务等内容，选择最优的供应商成交。4.单一来源采购符合下列情形之一，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和其他条款，签订采购合同。5.询价采购对于采购项目规格标准统一、货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购的方式进行采购。询价采购应向不少于三家供应商发出询价函，要求其提供报价，根据报价情况选择最优的供应商成交。五．采购预算管理1.预算编制采购执行部门在编制采购计划时，应同时编制采购预算。采购预算应根据采购项目的需求、市场价格行情、培训班的财务状况等因素进行合理估算，明确采购项目的预算金额，并报采购领导小组审核批准。2.预算执行采购执行人员应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购领导小组审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和检查，定期对采购支出进行统计和分析，确保采购预算的合理使用和有效控制。采购领导小组应加强对采购预算执行情况的监督，对违反预算规定的行为进行纠正和处理。六、采购合同管理1.合同签订采购执行人员应在中标供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。合同签订后，应将合同副本提交至采购领导小组、财务部门等相关部门备案。2.合同履行采购执行人员和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行人员应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供物资或服务。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、双方协商一致等原因需要变更或解除合同的，应按照规定的程序办理相关手续。变更或解除合同应签订书面协议，并报采购领导小组备案。4.合同纠纷处理如在采购合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据材料，维护培训班的合法权益。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。例如，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任；加强对采购物资的验收管理，确保质量符合要求；建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间；加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。如发现风险指标超出预警值，应及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理，降低风险损失。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购文件、供应商资料、报价文件、投标文件、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。2.档案整理与归档采购执行人员应在采购活动结束后，及时对采购档案进行整理和归档。档案应按照时间顺序、类别等进行分类整理，确保档案资料完整、清晰、有序。档案应妥善保管，便于查阅和使用。3.