培训公司档案管理制度

PAGE培训公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训公司各部门及全体员工在各项业务活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司业务活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作，集中保管公司各类档案，并提供档案查阅、利用等服务。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规章制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向有关部门移交档案，办理档案查阅、借阅、复印等手续，提供档案利用服务。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识。7.参与公司重大活动档案的收集、整理和归档工作。（二）各部门各部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步保管工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.负责本部门档案的日常收集、整理和分类工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交综合管理部。3.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司行政管理制度、工作计划、总结、报告等；公司各类会议记录、纪要；公司印章管理文件；公司证照、资质证书等。2.人事档案：员工入职、离职、调动等相关手续文件；员工劳动合同、薪酬福利文件；员工培训记录、绩效考核文件；员工奖惩记录、职业发展规划等。3.财务档案：财务预算、决算报告；会计凭证、账簿、报表；审计报告、税务文件；资金管理文件等。4.业务档案：培训项目策划书、招生简章、培训教材、学员名单、授课记录、考试试卷及成绩等与培训业务相关的文件。5.合同档案：公司对外签订的各类合同、协议，包括培训合作合同、采购合同、租赁合同等。6.客户档案：客户基本信息、培训需求记录、培训反馈等与客户相关的文件。7.其他档案：不属于上述分类的其他重要文件和资料，如公司荣誉证书、宣传资料、重要活动照片等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用分类号+流水号的方式，具体如下：1.行政档案：XZ+流水号2.人事档案：RS+流水号3.财务档案：CW+流水号4.业务档案：YW+流水号5.合同档案：HT+流水号6.客户档案：KH+流水号7.其他档案：QT+流水号流水号按照档案形成的时间顺序依次编排，位数根据档案数量确定。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等，确保档案的全面性和完整性。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与公司相关的文件、通知、指示等。2.公司内部形成的各类文件、报告、请示、批复、会议记录、工作计划、总结等。3.员工个人在工作中产生的重要文件，如工作成果报告、项目方案、调研资料等。4.培训业务活动中产生的各类文件，如培训需求分析报告、培训课程设计方案、学员评估报告等。5.合同签订、履行过程中产生的各类文件，如合同文本、补充协议、往来函件、付款凭证等。6.客户沟通、服务过程中产生的各类文件，如客户咨询记录、服务反馈意见、投诉处理文件等。7.公司各类活动的策划方案、组织实施记录、活动照片、视频等。8.公司获得的荣誉证书、资质证书、奖励文件等。9.其他与公司业务相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止数据丢失。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损毁。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可检索性。（三）整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。具体整理方法如下：1.分类：按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应清晰、准确、唯一。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度整理好的档案移交综合管理部归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时移交归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，对本部门档案进行整理、编目，并填写档案移交清单。2.将整理好的档案及档案移交清单一并报送综合管理部。3.综合管理部档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续，并将档案存入档案库房。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年。具体保管期限根据档案的重要程度和性质确定，如下：1.永久保管：公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等。公司年度财务决算报告、审计报告、税务文件等。公司获得的重要荣誉证书、资质证书等。涉及公司重大权益、重要合同纠纷及诉讼案件相关的文件。2.定期保管：3年保管期限：一般性的行政文件、短期培训项目档案等。5年保管期限：员工劳动合同、部分培训业务档案等。10年保管期限：员工绩效考核文件、部分财务凭证等。15年保管期限：公司一般性会议记录、部分业务合同等。20年保管期限：长期培训项目档案、重要客户档案等。（四）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行定期检查和盘点，及时发现并处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、泄密。5.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，可直接向综合管理部提出申请。2.外部单位或个人查阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部审批。3.综合管理部档案管理人员根据审批意见，为查阅人提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，须经所在部门负责人和综合管理部负责人批准，并办理借阅手续。2.外部单位或个人借阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并交纳一定的押金，办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，报公司相关领导审批。3.综合管理部档案管理人员根据审批意见，为借阅人办理档案借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、借阅人姓名、部门、借阅期限、归还日期等信息，并收取押金（外部单位或个人）。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、伪造、转借或丢失。借阅期限届满，应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。5.档案归还时，综合管理部档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的保密与销毁（一）保密措施1.综合管理部应加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任感。2.对涉及公司机密的档案，应严格限制查阅和借阅范围，未经批准，不得擅自对外提供或泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，对查阅人进行监督，防止档案信息泄露。4.对档案库房应采取必要的保密措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，确保档案的安全。（二）销毁程序1.档案保管期限届满或已失去保存价值的档案，由综合管理部提出销毁意见，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、保