2026年生物科技服务公司XX办公设备管理制度

2026年生物科技服务公司XX办公设备管理制度第一章总则第一条制定目的为规范XX生物科技服务公司（以下简称“公司”）办公设备的配置、采购、使用、维护、报废等全流程管理，提高办公设备使用效率，降低运营成本，保障办公设备安全稳定运行，防范设备使用过程中的数据泄露、资产流失等风险，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》等相关法律法规，结合公司生物科技服务业务办公实际需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工及所有办公设备。其中，办公设备涵盖公司所有部门日常办公及业务辅助所需的各类设备，包括但不限于计算机设备（台式电脑、笔记本电脑、服务器、平板电脑等）、打印输出设备（打印机、复印机、扫描仪、多功能一体机等）、通讯设备（固定电话、对讲机等）、存储设备（U盘、移动硬盘、光盘等）、办公辅助设备（投影仪、碎纸机、传真机、考勤机、空调、饮水机等）以及其他用于办公的各类电子设备和非电子设备。第三条核心原则（一）合理配置原则。根据各部门岗位职责、工作强度及业务需求，科学核定办公设备配置标准，避免过度配置或配置不足，实现资源优化利用。（二）权责统一原则。明确各部门及员工在办公设备使用、保管、维护等环节的职责，做到“谁使用、谁负责”，确保设备管理责任落实到人。（三）规范高效原则。建立标准化的办公设备管理流程，简化审批环节，提高采购、维修、报废等工作效率，保障办公顺畅开展。（四）安全可控原则。加强办公设备使用过程中的安全管理，防范设备故障、数据泄露、用电安全等风险，保障公司资产和信息安全。（五）经济节约原则。在满足办公需求的前提下，优先选择性价比高、节能环保的办公设备，严格控制采购成本和维护费用，避免资源浪费。第四条管理机构及职责公司行政部为办公设备管理的归口部门，全面负责办公设备的统筹管理工作，主要职责包括：制定并修订办公设备配置标准、采购流程、维护规范等相关细则；组织办公设备的采购、验收、登记、调配、盘点、报废等全流程管理工作；建立办公设备管理台账，记录设备信息、使用状态、维修历史等数据；协调解决办公设备使用过程中的重大问题，组织开展设备维护保养和安全检查工作；对接外部供应商（采购、维修、回收等），建立合格供应商名录并进行动态管理。各部门负责人为所在部门办公设备管理第一责任人，负责本部门办公设备的日常管理工作，主要职责包括：根据本部门工作需求，提出办公设备配置、采购、维修、报废等申请；组织本部门员工学习遵守本制度，规范使用办公设备；监督本部门员工妥善保管办公设备，及时发现并上报设备故障、损坏、丢失等情况；配合行政部开展办公设备盘点、调配、检查等工作。全体员工需严格遵守本制度规定，规范使用、妥善保管个人使用或部门共用的办公设备，及时向本部门负责人或行政部反馈设备使用过程中出现的问题；离职时需按规定办理办公设备交接手续。第二章办公设备配置与采购管理第五条配置标准行政部结合公司各部门业务特点、岗位需求及工作强度，制定统一的办公设备配置标准，明确各类岗位、部门的办公设备配置类型、数量、参数标准及使用年限。配置标准需根据公司发展和业务变化适时修订，修订后由行政部发布实施并通知各部门。（一）计算机设备配置。核心业务岗位（如研发、检测、数据处理等）可配置高性能台式电脑或笔记本电脑，参数需满足业务软件运行需求；普通办公岗位配置标准台式电脑，满足日常办公软件使用需求；部门共用服务器需根据数据存储和业务处理需求核定配置参数。（二）打印输出设备配置。根据各部门办公打印量，合理配置打印机、复印机等设备，鼓励多部门共用高性能多功能一体机，减少重复配置；研发、检测等涉密部门需配置专用保密打印设备，符合公司保密管理相关要求。（三）其他设备配置。通讯设备、存储设备、办公辅助设备等根据岗位实际需求配置，其中涉密岗位使用的存储设备需符合保密管理规定，由行政部统一配置、编号、管理。特殊岗位因工作需要超出标准配置办公设备的，需由所在部门提交专项申请，说明配置理由、设备参数、预算金额等信息，经部门负责人签字、行政部审核、总经理批准后，方可按规定流程采购配置。第六条采购流程办公设备采购实行“统一申请、集中采购”原则，由行政部负责组织实施，具体流程如下：（一）申请提交。各部门根据办公需求，填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、预算金额、使用部门及用途等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部。（二）审核审批。行政部对申请进行审核，核实申请是否符合配置标准、预算合理性等；审核通过后，按公司财务审批流程上报审批，其中预算金额较大的采购项目需经总经理审批。（三）供应商选择。行政部从合格供应商名录中选择3家及以上供应商进行询价，对比产品质量、价格、售后服务等因素，形成询价报告；对于特殊设备或大额采购项目，可采用招标方式选择供应商，确保采购过程公平、公正、透明。（四）合同签订。确定供应商后，行政部与供应商签订采购合同，明确设备规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等条款，合同经法务审核（如需）、相关领导审批后生效。（五）验收入库。设备到货后，行政部组织申请部门、技术人员（如需）共同进行验收，核对设备型号、规格、数量、参数等是否符合合同约定，检查设备外观、配件是否完整，进行开机测试确保设备正常运行；验收合格后，填写《办公设备验收单》，由相关人员签字确认，行政部办理入库手续，更新办公设备管理台账。（六）付款结算。行政部根据采购合同、验收单、供应商发票等资料，按公司财务付款流程办理付款手续。第七条采购管理要求办公设备采购需严格遵守国家相关法律法规及公司财务管理制度，严禁任何部门或个人未经批准私自采购办公设备；严禁采购假冒伪劣、以次充好的设备，严禁在采购过程中收受供应商回扣、贿赂等不正当利益。行政部需建立合格供应商名录，对供应商的资质、产品质量、售后服务、信誉等进行评估，定期更新名录；加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题。第三章办公设备使用与维护管理第八条使用规范全体员工需规范使用办公设备，严格按照设备操作说明书或公司培训要求进行操作，严禁违规操作、野蛮使用设备，避免设备损坏。（一）计算机设备使用。严禁在计算机上安装非公司授权的软件、插件、游戏等；严禁接入未经安全检测的外部存储设备、移动介质；严禁随意更改计算机系统设置、删除系统文件或业务数据；涉密岗位计算机使用需严格遵守公司保密管理制度，严禁处理、存储涉密信息时接入互联网或公共网络。（二）打印输出设备使用。使用打印、复印设备时需节约用纸，优先使用双面打印、复印；严禁打印、复印与工作无关的文件资料，涉密文件打印、复印需遵守保密管理规定；使用完毕后及时取走文件，避免信息泄露；发现设备卡纸、缺墨等问题时，可按操作说明简单处理，无法处理的及时上报。（三）存储设备使用。涉密存储设备需由行政部统一编号、登记，专人专用，严禁接入非涉密计算机或互联网；非涉密存储设备严禁存储涉密信息；使用完毕后及时拔除，妥善保管，避免丢失或损坏。（四）其他设备使用。正确使用空调、饮水机、碎纸机等办公辅助设备，遵守安全使用规范，下班前关闭设备电源；碎纸机仅用于销毁办公废纸，严禁放入金属、塑料等非纸质物品。第九条日常维护各部门及员工需做好办公设备的日常维护保养工作，保持设备清洁、干燥，放置在通风、平稳的环境中，避免阳光直射、潮湿、灰尘、震动等对设备造成影响。（一）个人使用设备。员工需每日清洁个人使用的计算机、电话等设备，定期检查设备连接线、接口等是否正常；笔记本电脑使用时避免磕碰，携带时使用专用电脑包保护。（二）部门共用设备。部门指定专人负责共用设备（如打印机、复印机、投影仪等）的日常维护，定期清洁设备内部及外部，检查设备运行状态，及时更换耗材（如打印机墨盒、硒鼓等），确保设备正常运行；建立共用设备使用登记台账，记录使用人、使用时间、使用情况等信息。行政部定期组织开展办公设备维护保养培训，向员工普及设备维护知识和常见问题处理方法；针对重要办公设备（如服务器、专用检测辅助设备等），可委托专业供应商定期进行专业维护保养，签订维护服务合同，明确维护周期、内容及责任。第十条维修流程办公设备出现故障时，使用人需及时向本部门负责人汇报，由部门负责人填写《办公设备维修申请表》，注明设备名称、型号、故障现象、使用部门、使用人等信息，提交至行政部。行政部接到维修申请后，对故障设备进行初步检查，判断故障类型和维修方式：（一）简单故障处理。对于轻微故障（如打印机卡纸、计算机软件小问题等），行政部安排专人或指导使用人进行现场处理，及时解决问题。（二）内部维修。对于需内部技术人员维修的故障，行政部组织技术人员进行维修，记录维修过程、更换配件等信息。（三）外部维修。对于复杂故障或需专业维修的设备，行政部从合格供应商名录中选择维修供应商，协调安排维修事宜；维修前需与供应商明确维修费用、维修周期、保修期限等事项；涉及大额维修费用的，需按公司财务审批流程上报审批。设备维修完成后，行政部组织使用人进行验收，确认设备故障已解决、运行正常后，由使用人、部门负责人、行政部相关人员在《办公设备维修记录表》上签字确认；行政部及时更新办公设备管理台账，记录维修信息、费用等数据。严禁任何部门或个人未经行政部批准，私自将办公设备送外部维修或拆卸设备；严禁维修过程中泄露设备内存储的公司信息、客户数据等涉密内容。第四章办公设备领用、归还与调配管理第十一条领用管理员工因工作需要领用办公设备时，需填写《办公设备领用申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至行政部。行政部核对申请信息，确认符合配置标准后，安排领用事宜，与领用员工共同核对设备型号、规格、配件等，明确设备使用责任和使用期限，双方在《办公设备领用登记表》上签字确认；领用涉密设备的，还需签订《涉密设备使用承诺书》，严格遵守保密管理规定。领用的办公设备由领用员工负责妥善保管和日常维护，确保设备完好、正常运行；部门共用设备由部门指定专人负责领用和保管，建立共用领用登记台账。第十二条归还管理员工因岗位调整、离职等原因不再使用领用的办公设备时，需及时办理归还手续：（一）岗位调整归还。员工岗位调整后，原领用的办公设备不再需要的，需在调整后3个工作日内将设备归还至行政部，填写《办公设备归还登记表》，由行政部核对设备状态、配件等，确认无误后签字确认；如需继续使用或调整至新岗位使用的，需告知行政部，更新办公设备管理台账中的使用人信息。（二）离职归还。员工离职时，需在办理离职手续前将领用的所有办公设备归还至行政部，行政部对设备进行全面检查，核对设备型号、规格、配件是否完整，设备运行是否正常，是否存储有公司涉密信息；确认无误后，双方在《办公设备归还登记表》上签字确认，作为离职手续办理的必要条件之一；若设备存在损坏、丢失或配件缺失的，按本制度相关规定处理。部门撤销或重组时，需在撤销或重组后5个工作日内将本部门所有办公设备归还至行政部，由行政部统一调配或处置，部门负责人需配合行政部完成设备盘点、交接工作。第十三条调配管理为提高办公设备使用效率，避免资源浪费，行政部定期对公司办公设备使用状态进行梳理，根据各部门设备需求变化，对闲置、冗余的办公设备进行统一调配。（一）调配流程。行政部根据设备闲置情况和各部门需求，提出设备调配方案，通知相关部门；相关部门需积极配合设备调配工作，接收部门需填写《办公设备调配接收表》，与行政部、调出部门共同核对设备状态、配件等，确认无误后签字确认；行政部及时更新办公设备管理台账，记录调配信息、使用人变更等数据。（二）调配要求。调出部门需确保调出设备状态良好、配件完整，提前清理设备内存储的本部门涉密信息；接收部门需安排专人负责接收设备的保管和使用，及时反馈设备使用过程中出现的问题。涉及涉密办公设备调配的，需严格遵守公司保密管理制度，调配前由行政部对设备内存储的涉密信息进行彻底清理，接收人员需签订《涉密设备使用承诺书》，确保涉密信息安全。第五章办公设备报废与处置管理第十四条报废条件办公设备符合下列条件之一的，可申请报废：（一）达到或超过规定使用年限，设备性能严重下降，无法满足办公需求，且维修费用过高（维修费用超过设备现有价值的50%）的；（二）设备因意外事故、自然灾害等原因造成严重损坏，无法修复的；（三）设备技术落后，被淘汰，且无法适配公司现有业务软件或办公需求的；（四）存在重大安全隐患，无法通过维修消除，继续使用可能危及人身安全或公司资产安全的；（五）经专业维修机构鉴定，确认无法修复或无维修价值的其他情形。第十五条报废流程办公设备报废需按以下流程办理：（一）申请提交。各部门对符合报废条件的办公设备，填写《办公设备报废申请表》，注明设备名称、型号、购置时间、使用年限、报废原因、设备现状等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部。（二）审核鉴定。行政部对报废申请进行审核，核对设备信息、使用年限等，组织技术人员或委托专业机构对设备进行鉴定，确认是否符合报废条件，出具鉴定意见。（三）审批。审核鉴定通过后，行政部按公司财务审批流程上报审批，其中大额资产报废需经总经理办公会审议通过。（四）信息清理。报废设备审批通过后，使用部门或行政部需对设备内存储的所有公司信息、客户数据、涉密内容等进行彻底清理、删除或销毁，确保信息无法恢复；涉密设备信息清理需由保密办监督实施，填写《涉密设备信息销毁记录表》。（五）处置实施。行政部负责组织报废设备的处置工作，根据设备类型和状态选择合适的处置方式：可回收利用的配件由行政部统一回收保管，用于其他设备维修；无回收利用价值的设备，需委托具备资质的专业回收机构进行环保处置，签订处置合同，明确处置责任和环保要求；严禁将报废设备随意丢弃、出售给无资质的个人或单位，严禁泄露设备内未清理的信息。（六）台账更新。报废设备处置完成后，行政部及时更新办公设备管理台账，注销报废设备信息，记录处置方式、处置时间、回收金额（如有）等数据，相关申请、鉴定、审批、处置等资料整理归档。第六章办公设备安全管理第十六条设备安全防护行政部定期组织开展办公设备安全检查工作，重点检查设备运行状态、用电安全、防火防潮措施、防盗设施等，及时发现并消除安全隐患；每年至少开展2次全面的办公设备安全检查，重大节假日前后开展专项安全检查。（一）用电安全。办公设备用电需符合国家电气安全标准，使用专用插座，严禁私拉乱接电线，严禁超负荷用电；设备电源线路、插头、插座等出现老化、破损时，需及时上报行政部更换；下班前或设备长时间不使用时，需关闭设备电源，拔掉电源插头，防止电器火灾。（二）防火防潮防盗。办公设备需远离火源、水源，放置在干燥通风的环境中；配备必要的防火器材（如灭火器），并确保员工掌握正确使用方法；加强办公区域防盗管理，贵重办公设备（如笔记本电脑、服务器等）需妥善保管，下班前锁好门窗，防止设备丢失。（三）设备防护。对于便携式办公设备（如笔记本电脑、平板电脑等），使用人需做好防护措施，避免设备磕碰、摔落、进水等；外出携带时需使用专用保护包，妥善保管，防止丢失或损坏。第十七条数据安全管理办公设备数据安全管理需严格遵守公司保密管理制度和数据安全相关规定，防范数据泄露、丢失、篡改等风险。（一）数据备份。重要业务数据、客户数据、研发数据等需定期备份，备份数据存储在安全的服务器或存储设备中，定期检查备份数据的完整性和可用性；行政部负责监督各部门数据备份工作的落实。（二）病毒防护。公司所有计算机设备需安装正版防病毒软件，及时更新病毒库和系统补丁；严禁接入未经安全检测的外部存储设备，严禁打开来历不明的邮件附件、链接，防止病毒、恶意软件入侵。（三）涉密数据管理。涉密岗位使用的办公设备需严格遵守保密管理规定，严禁处理、存储涉密数据时接入互联网；涉密数据的传输、存储需采用加密方式，严禁私自复制、传输涉密数据；设备维修、报废前，需彻底清理涉密数据，确保信息安全。（四）应急处置。发生办公设备数据泄露、丢失、病毒入侵等安全事件时，使用人需立即停止使用设备，向本部门负责人和行政部报告；行政部及时组织技术人员开展应急处置工作，采取措施控制风险扩大，查明事件原因，追究相关责任，并及时修订完善数据安全管控措施。第七章办公设备盘点与监督管理第十八条盘点管理行政部建立办公设备管理台账，详细记录设备名称、型号、规格、购置时间、采购金额、使用部门、使用人、使用状态、维修历史、报废时间等信息，确保台账信息真实、准确、完整，实时更新。行政部每半年至少组织开展1次全面的办公设备盘点工作，每年年底开展年度盘点，核对办公设备实际数量、状态与管理台账是否一致。盘点工作由行政部牵头，各部门配合实施，具体流程如下：（一）盘点准备。行政部提前制定盘点方案，明确盘点范围、时间、人员分工等，发放盘点表给各部门。（二）部门自查。各部门负责人组织本部门员工对领用或共用的办公设备进行自查，核对设备信息、状态，填写盘点表，签字确认后提交至行政部。（三）全面核查。行政部组织盘点小组对各部门办公设备进行全面核查，现场核对设备型号、数量、使用人等信息，检查设备状态，对盘点差异（如盘盈、盘亏、设备损坏等）进行记录。（四）差异处理。针对盘点发现的差异，行政部组织调查核实，查明原因，提出处理意见，按公司审批流程上报审批；审批通过后，及时调整办公设备管理台账，确保台账与实际情况一致。盘点工作结束后，行政部形成盘点报告，总结盘点情况、差异处理结果、存在的问题及改进措施，报相关领导审批后归档。第十九条监督管理行政部负责对本制度的执行情况进行日常监督检查，及时发现并纠正违反本制度的行为；对各部门办公设备管理工作进行评估，督促部门落实管理责任。公司建立办公设备管理监督举报机制，鼓励员工对违反本制度的行为（如私自采购设备、违规使用设备、损坏丢失设备不报告、泄露设备内数据等）进行举报。行政部设立举报电话及邮箱（举报电话：XXX；举报邮箱：XXX），对举报信息严格保密；接到举报后，行政部需在5个工作日内组织调查核实，情况属实的，按本制度相关规定处理，并向举报人反馈处理结果（可匿名反馈）；对举报有功人员，公司给予适当奖励。行政部定期向相关领导汇报办公设备管理工作情况，包括设备配置、采购、使用、维护、盘点、报废等情况，接受领导监督指导。第八章责任追究第二十条责任追究原则对于违反本制度规定的部门及个人，公司坚持“实事求是、权责统一、过罚相当”的原则，根据违规行为的情节轻重、造成的损失大小，依法依规追究相关责任。责任追究包括批评教育、经济赔偿、行政处分等；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。第二十一条具体责任追究情形及措施（一）违反本制度规定，存在下列情形之一，未造成设备损坏、资产损失或信息泄露的，给予相关责任人批评教育、通报批评：未按规定申请，私自领用、借用办公设备的；违规操作办公设备，但未造成设备损坏的；办公设备使用完毕后未及时关闭电源、妥善保管，存在安全隐患的；未按规定配合行政部开展办公设备盘点、调配、检查等工作的；其他违反本制度但情节轻微的情形。（二）违反本制度规定，存在下列情形之一，造成设备轻微损坏或一定经济损失的，给予相关责任人通报批评、警告处分，并处以500-2000元罚款；造成的损失由相关责任人承担部分或全部赔偿责任：违规操作、野蛮使用办公设备，造成设备损坏的；未妥善保管办公设备，导致设备丢失、损坏或配件缺失的；未经批准，私