2026年生物科技服务公司采购管理制度

2026年生物科技服务公司采购管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购全流程管理，确保采购活动合法合规、高效有序，保障采购物资质量符合业务需求，控制采购成本，提升采购资源利用效率，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及行业规范，结合生物科技服务行业采购特性（如实验试剂、精密仪器、生物耗材等特殊物资采购需求）及公司实际运营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购活动的管理，涵盖采购物资类型包括但不限于：实验试剂（化学试剂、生物试剂）、实验耗材（一次性耗材、精密仪器配件）、生物样品、精密实验仪器、生产原料、办公物资、仓储设备、服务类采购（技术服务、检测服务、物流服务等）；适用于所有参与采购业务的部门及人员，包括采购部门、需求部门（研发部门、生产部门、仓储部门、行政部门等）、质量管控部门、财务部门、法务部门、审计部门、管理层及相关采购操作、审核、审批人员。第三条核心原则合规合法原则：采购全流程严格遵守国家法律法规及公司规章制度，确保采购行为合规、合同合法、流程规范。需求导向原则：采购活动以公司实际业务需求为核心，精准匹配物资规格、质量标准与数量要求，避免盲目采购与物资积压。质量优先原则：严格把控采购物资质量，建立全流程质量审核机制，确保采购物资符合业务使用标准与安全要求。成本可控原则：通过市场调研、多方比价、集中采购等方式优化采购成本，在保证质量的前提下实现性价比最大化。权责分离原则：明确采购、审核、审批、验收等各环节职责，实现采购执行与质量审核分离、需求提出与采购实施分离，形成有效内控监督。全程追溯原则：建立采购全流程记录体系，确保采购需求、供应商选择、合同签订、物资验收等环节信息可追溯、责任可核查。第四条职责分工需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资的名称、型号规格、质量标准、数量、交付时间、用途等信息；填写《采购需求申请表》并按权限报批；参与供应商筛选与物资验收工作；反馈采购物资使用过程中的质量问题；配合采购部门开展市场调研与采购计划制定。采购部门：作为采购业务的牵头责任部门，负责受理采购需求并审核；制定年度、季度采购计划；开展市场调研与供应商开发、评估、管理；组织采购谈判、比价或招标工作；签订采购合同并跟踪履行；协调物资到货、验收事宜；处理采购过程中的异常问题（如延期交付、质量纠纷）；建立采购台账并定期更新；整理采购相关资料归档。质量管控部门：负责制定采购物资质量抽检标准；参与供应商资质审核与评估；对采购物资进行质量检验（抽样检验或全项检验）；出具质量检验报告；审核不合格物资的处置方案；监督采购物资质量管控流程的执行情况。财务部门：负责审核采购预算的可行性与执行情况；审核采购合同的金额准确性与成本合理性；开展采购成本的财务监督与分析；参与采购相关资料的归档核查；配合采购部门开展采购成本优化工作。法务部门：负责审核采购合同的合法性、合规性与完整性；规避合同法律风险；提供采购相关法律支持；协助处理采购合同纠纷与法律争议；审核采购流程的合规性。审计部门：负责对采购全流程开展内部审计监督，核查采购活动的合规性、采购合同的履约情况、采购成本的合理性；发现采购过程中的违规行为并提出整改建议；跟踪整改落实情况。管理层：按权限审批采购需求、采购计划、采购合同、重大采购项目等；协调解决采购过程中的重大问题；保障采购工作所需资源投入；审批不合格物资的重大处置方案。采购操作人员：严格按照采购流程开展作业；做好采购各环节记录；及时上报采购过程中的异常情况；配合相关部门开展验收、审核工作；参与供应商评估与市场调研。第二章采购计划制定与审批第五条采购计划编制依据采购部门结合各需求部门提交的采购需求、公司年度业务发展规划、库存动态数据、市场供应情况及成本控制目标，编制年度、季度采购计划；对于应急采购需求（如突发实验项目、物资短缺应急），可纳入临时采购计划管理。采购计划需明确采购物资名称、规格、数量、预算金额、交付时间、采购方式、责任人员等核心信息。第六条采购计划编制流程需求收集：采购部门于每年12月、每季度末收集各需求部门下一年度、下一季度的采购需求，汇总形成《采购需求汇总表》，并与需求部门核对确认。可行性分析：采购部门联合财务部门、质量管控部门对汇总的采购需求进行可行性分析，重点核查预算匹配度、质量标准合理性、市场供应稳定性，形成《采购需求可行性分析报告》。计划编制：采购部门根据《采购需求汇总表》《采购需求可行性分析报告》及库存数据，编制年度、季度采购计划，明确各批次采购的时间节点、采购方式、预算分配等内容。第七条采购计划审批编制完成的采购计划经采购部门负责人审核后，提交财务部门审核预算可行性，法务部门审核合规性；审核通过后，按审批权限报批：年度采购计划需经公司主要负责人审批，季度采购计划需经管理层审批，临时应急采购计划按对应采购金额分级审批。审批通过的采购计划由采购部门组织实施，未审批通过的需重新调整后再次申请。第三章采购全流程实施管理第八条采购需求申请与审核需求提出：需求部门根据业务开展需要，填写《采购需求申请表》，详细列明采购物资名称、型号规格、质量标准、数量、交付时间、交付地点、用途、预算金额等信息，由部门负责人审核签字确认。对于特殊物资（如危险化学品、精密仪器、进口物资），需额外附上技术参数说明、安全使用要求、进口审批所需资料等。需求审核：采购部门受理《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性、规格清晰度进行审核；核查是否符合年度/季度采购计划；对于预算金额较大或特殊类型采购，需联合财务部门审核预算可行性，联合质量管控部门审核质量标准合理性。需求审批：审核通过的《采购需求申请表》按审批权限报批：常规采购需求由部门负责人审批；大额采购需求（超出规定金额标准）需报管理层审批；重大采购项目（如核心设备采购、年度集中采购）需经公司主要负责人审批。审批不通过的，退回需求部门修改完善后重新申请。第九条供应商管理供应商准入：采购部门建立供应商准入审核机制，潜在供应商需提供营业执照、相关资质证明（如医疗器械经营许可证、危险化学品经营许可证、质量体系认证证书等）、产品合格证、检验报告、信用记录、供货能力证明等资料；采购部门联合质量管控部门、法务部门对供应商资质进行实地考察（必要时）与书面审核，评估其产品质量、供货能力、售后服务、信用状况、价格竞争力等，符合要求的纳入《合格供应商名录》并建立供应商档案。供应商动态评估：采购部门建立供应商动态评估机制，每季度对合格供应商开展综合评估，评估指标包括产品质量合格率、交付及时性、价格合理性、售后服务质量、合同履约情况、投诉处理及时性等；质量管控部门、需求部门配合提供评估相关数据。评估合格的供应商继续保留在《合格供应商名录》；评估不合格的，发出整改通知，限期整改（整改期限一般不超过30个工作日），整改后仍不合格的，移出《合格供应商名录》，暂停或终止合作，并将评估结果及处置意见归档。供应商档案管理：采购部门为每一家合格供应商建立完整档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明材料、考察记录、评估记录、合作合同、交易记录、质量反馈、整改情况、投诉处理记录等；供应商档案定期更新，确保信息准确完整，保存期限不少于合作终止后3年；档案管理实行保密制度，严禁擅自泄露供应商商业信息。供应商激励与淘汰：对于综合评估优秀的供应商，可优先纳入采购合作范围、增加采购份额或给予付款周期优惠等激励措施；对于存在严重违约、质量事故、商业欺诈等行为的供应商，立即移出《合格供应商名录》，永久终止合作，并追究其相应责任。第十条采购方式选择与实施采购方式分类及适用范围：根据采购物资特性、金额大小、市场供应情况选择合适的采购方式：（1）比价采购：适用于常规物资采购、金额较小（未达到招标标准）的采购项目。采购部门从《合格供应商名录》中选择至少3家供应商进行比价，编制《比价记录表》，详细记录各供应商的报价、质量标准、交付周期、售后服务等信息，综合评估后确定中标供应商；比价过程需有2名及以上采购人员参与，确保公平公正。（2）招标采购：适用于大额采购项目、核心设备采购、特殊物资采购或年度集中采购项目。采购部门编制招标文件，明确采购需求、质量标准、投标资格、评审标准等内容；邀请符合资质的供应商投标（邀请招标或公开招标）；成立招标评审小组（由采购、质量管控、财务、法务等部门人员组成），开展评审工作，确定中标供应商并公示结果（公示期一般不少于3个工作日）；公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。（3）单一来源采购：适用于因物资特殊性（如独家代理、专有技术、应急需求、与现有设备配套唯一供应商）只能从唯一供应商采购的情况。需求部门需填写《单一来源采购审批表》，详细说明单一来源采购的理由并附上相关证明材料（如独家代理证明、技术参数唯一性说明、应急情况说明等）；采购部门审核后，联合法务部门、质量管控部门出具审核意见，按权限报批（大额单一来源采购需经公司主要负责人审批）；审批通过后，与供应商签订采购合同。（4）应急采购：适用于突发业务需求、物资短缺应急等紧急情况。需求部门需填写《应急采购申请表》，说明应急采购的原因、物资需求及时间要求；采购部门简化审核流程，优先从《合格供应商名录》中选择供应商，紧急情况下可临时选择合格供应商；应急采购完成后，需在5个工作日内补齐相关审批手续。采购谈判：对于大额采购项目、特殊物资采购，采购部门组织谈判小组（由采购、技术、财务等人员组成）与供应商开展采购谈判，谈判内容包括价格、质量标准、交付周期、售后服务、违约责任等核心条款；谈判过程需做好记录，形成《采购谈判记录表》，由谈判人员签字确认后归档。第十一条采购合同管理合同拟定：确定供应商后，采购部门根据采购需求、比价/招标结果及谈判内容，与供应商协商拟定采购合同。合同内容需明确物资名称、型号规格、数量、质量标准、交付时间、交付地点、价款金额、付款方式（仅明确原则性条款，具体付款执行另行参照付款制度）、质量验收标准、违约责任、争议解决方式、售后服务要求等核心条款；合同文本需采用公司标准合同模板（特殊情况可另行拟定）。合同审核：采购合同拟定完成后，提交法务部门审核合同的合法性、合规性与完整性，重点审核违约责任、争议解决方式等条款；提交财务部门审核合同金额准确性、成本合理性；提交质量管控部门审核质量标准、验收条款等内容；相关部门审核后出具审核意见，采购部门根据审核意见修改完善合同。合同审批：审核完善后的采购合同按审批权限报批：常规采购合同由部门负责人审批；大额采购合同需经管理层审批；重大采购项目合同需经公司主要负责人审批。审批通过后，由公司授权人员与供应商签订正式合同（签订合同时需核对供应商签字盖章权限）。合同履行跟踪：采购部门建立采购合同履行跟踪台账，实时跟踪供应商生产进度、物流状态，确保物资按合同约定时间、地点交付；对于特殊物资或大额采购，可安排专人跟进或现场核查生产进度；若预计出现延期交付，及时与供应商沟通并采取补救措施（如调整交付计划、承担违约责任等），同时向需求部门及管理层反馈；合同履行过程中的沟通记录、变更情况需及时归档。合同变更与终止：因业务需求调整、市场变化或供应商原因需变更合同条款的，由需求部门或采购部门提出合同变更申请，说明变更理由及变更内容，按原合同审批流程报批；审批通过后，与供应商签订合同补充协议。因供应商严重违约、不可抗力等原因需终止合同的，采购部门联合法务部门制定合同终止方案，按权限报批；审批通过后，通知供应商终止合同，并追究相关责任（如索赔）；合同变更与终止的相关资料需及时归档。第十二条验收入库管理验收准备：物资到货前，采购部门通知需求部门、质量管控部门做好验收准备，准备好验收工具、检验标准、采购合同、送货单等资料；对于特殊物资（如低温试剂、危险化学品、精密仪器），需提前确认存储环境符合要求，准备好专用防护用品与检验设备。联合验收：物资到货后，采购部门牵头，联合需求部门、质量管控部门开展联合验收，验收过程需做好记录，形成《物资验收记录表》：（1）单据核对：核对送货单、采购合同、采购需求申请表的一致性，确认物资名称、型号规格、数量、生产厂家、生产日期、保质期、批号等信息准确无误；进口物资还需核对报关单、商检证明等资料。（2）外观检查：检查物资包装是否完好，有无破损、变形、渗漏、受潮、霉变、污染等情况；对于精密仪器，需检查包装防护措施是否到位，有无运输损坏痕迹；对于危险化学品，需检查包装是否符合防爆、防泄漏要求，标识是否清晰完整。（3）质量检验：质量管控部门按照质量抽检标准对物资质量进行检验，对于实验试剂、生物样品等特殊物资需开展针对性检验（如纯度检测、活性检测、无菌检测等），出具《质量检验报告》；检验不合格的，需进一步核查原因，明确责任。（4）数量核对：采用逐件清点、抽样核对、称重计量等方式，确认到货物资数量与单据一致；对于散装物资，需明确计量标准，确保数量准确。验收结果处理：验收合格的物资，由参与验收人员共同签署《物资验收单》，仓储部门凭《物资验收单》办理入库手续，更新库存台账；采购部门根据《物资验收单》更新采购台账。验收不合格的物资，由采购部门标注“不合格”标识，单独隔离存放，避免误用；同时填写《不合格物资处置申请表》，联合质量管控部门分析不合格原因，与供应商沟通协商处置方案（如退换货、补货、降价处理、索赔等）；处置方案按权限报批后执行，相关处置记录（如退换货协议、索赔凭证等）需留存归档；若涉及紧急需求，需求部门可提出紧急处置申请，按权限报批后执行。验收争议处理：若验收过程中对物资质量、数量存在争议，采购部门需及时与供应商沟通核实，必要时委托第三方专业机构进行检测；检测结果作为争议处理的依据，相关检测费用按合同约定或责任划分承担；争议处理完成后，形成《验收争议处理报告》，归档相关资料。第四章采购监督管控与风险防控第十三条全流程监督管理日常监督：采购部门建立采购日常监督机制，定期核查采购需求审批、供应商选择、合同签订、验收入库等环节的规范性，及时发现并纠正管理漏洞；质量管控部门定期对采购物资质量进行抽查，核查质量检验流程的执行情况；财务部门定期对采购预算执行情况、采购成本控制情况进行监督分析。专项审计：审计部门每半年开展一次采购专项审计，重点审计采购流程合规性、供应商管理规范性、采购合同履约情况、采购成本合理性、采购物资质量管控有效性等；审计完成后出具专项审计报告，提出整改建议；采购部门及相关部门需在规定期限内完成整改，审计部门跟踪整改落实情况。投诉举报：建立采购违规行为投诉举报机制，畅通举报渠道（如举报电话、举报邮箱、意见箱等），鼓励员工对采购过程中的围标串标、收受回扣、虚报采购需求、采购价格虚高、违规选择供应商、验收弄虚作假等行为进行举报；相关部门对举报信息及时核查处理，严格保密举报人员信息，对举报属实的可给予适当奖励；对举报不实且造成不良影响的，追究相关人员责任。第十四条风险识别与防控风险识别：采购部门联合财务部门、法务部门、审计部门、质量管控部门定期开展采购风险排查，重点识别以下风险：（1）合规风险：采购流程不规范、合同违法违规、供应商资质不符、进口物资报关商检不合规等导致的合规处罚或法律纠纷；（2）质量风险：供应商产品质量不合格、采购物资存储运输不当、验收流程疏漏等导致的业务损失或安全事故（如实验失败、生物污染、危险化学品泄漏等）；（3）成本风险：市场调研不充分、比价招标不规范、采购价格虚高、采购计划不合理导致的采购成本过高或资金浪费；（4）供应风险：供应商履约能力不足、延期交付、中断供应、市场供应短缺等导致的业务停滞或延误；（5）廉洁风险：采购人员收受供应商回扣、利益输送、内外勾结、虚报冒领等廉洁问题。防控措施：针对识别的风险，制定相应的防控措施，形成《采购风险防控清单》：（1）完善内控流程，明确各环节审核审批要点，规范采购方式选择、供应商管理、合同签订、验收等流程，确保采购全流程规范可控；（2）加强供应商准入与动态评估，严格把控供应商资质与产品质量，建立多元化供应商体系，降低单一供应商依赖风险；（3）规范比价、招标流程，加强市场调研，建立采购价格数据库，定期更新市场价格信息，确保采购价格合理；优化采购计划制定，提高采购计划性，减少应急采购；（4）加强采购合同履约跟踪，建立供应商履约预警机制，对可能出现的延期交付、质量问题提前预警，及时采取补救措施；（5）加强人员廉洁教育，建立廉洁承诺制度与轮岗制度，明确廉洁从业要求；对采购关键岗位人员开展定期廉洁培训与考核，对违规行为严肃追究责任。应急处置：发生采购重大风险事件（如供应商欺诈、重大质量事故、供应中断、大额经济损失、合规处罚等）时，相关部门立即启动应急处置预案：（1）立即暂停相关采购业务，成立应急处置小组，开展事件调查，查明事件原因、责任主体与损失情况；（2）联合法务部门制定处置方案，采取法律途径、协商谈判、更换供应商、紧急采购等方式控制风险、减少损失、追究责任；（3）及时向管理层及相关监管部门上报事件情况，不得隐瞒、拖延；必要时向行业主管部门寻求支持；（4）事件处置完成后，开展复盘分析，总结经验教训，完善风险防控措施与管理制度，避免类似事件再次发生；相关处置过程与结果记录归档。第十五条采购资料归档管理采购部门建立采购资料归档体系，明确归档范围、归档流程与保存期限，指定专人负责资料归档与管理，确保资料完整、规范、可追溯：归档范围：包括但不限于《采购需求申请表》及审批资料、采购计划及审批资料、市场调研记录、供应商资质证明材料、《合格供应商名录》、供应商评估记录、《比价记录表》《采购谈判记录表》、招标资料（招标文件、投标文件、评审记录、中标公示等）、采购合同及补充协议、送货单、《物资验收记录表》《质量检验报告》《物资验收单》、不合格物资处置申请表及处置记录、采购台账、专项审计报告、风险排查记录、投诉举报处理记录、整改记录等。归档流程：采购业务完成后（包括合同履行完毕、争议处理完成、不合格物资处置完毕等），采购操作人员整理相关资料，提交采购部门负责人审核；审核通过后，按档案分类标准归档，建立《采购资料归档台账》，明确归档资料名称、份数、归档日期、保管人等信息；电子资料需备份保存，确保数据安全。保存期限：采购资料保存期限不少于5年，涉及重大采购项目、法律纠纷、合规审批的资料保存期限不少于10年；超过保存期限的资料，需按档案管理规定办理销毁手续，由2名及以上人员监督销毁，做好销毁记录。资料查阅：查阅采购资料需履行审批手续，填写《资料查阅申请表》，经采购部门负责人审批后，在指定地点查阅；严禁擅自复制、摘抄、篡改采购资料；涉及供应商商业秘密、公司商业机密的资料，需严格遵守保密制度，查阅人员需签订保密承诺书。第五章考核与责任追究第十六条考核指标与方式考核指标：公司将采购管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（1）采购效率指标：采购需求满足率、采购计划完成率、采购周期达标率、应急采购响应及时率；（2）采购质量指标：采购物资质量合格率、验收一次性通过率、不合格物资处置及时率、供应商评估合格率；（3）成本控制指标：采购成本降低率、比价招标覆盖率、采购预算执行准确率、采购资金节约率；（4）合规管理指标：采购流程合规率、合同审批及时率、资料归档完整性、风险事件发生率；（5）供应商管理指标：供应商履约率、供应商投诉处理及时率、优质供应商合作占比。考核方式：采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，月度开展基础指标考核，季度开展综合指标考核，年度开展全面考核；考核主体包括采购部门负责人、需求部门、质量管控部门、财务部门、审计部门；考核结果结合部门/个人工作表现、采购台账、验收记录、审计报告、供应商反馈等综合确定。考核结果应用：考核结果与部门绩效奖金、个人薪酬调整、评优评先、岗位晋升、培训发展等挂钩；对考核优秀的部门及个人，给予通报表彰、绩效奖励、荣誉称号等奖励；对考核不合格的，进行约谈提醒、专项培训，督促整改；整改仍不合格的，调整岗位、降低绩效等级或按公司相关规定处理。第十七条责任追究情形对违反本制度规定，导致公司经济损失、合规处罚、声誉损害、业务停滞的部门或个人，依法依规追究责任，具体情形包括：未经审批擅自发起采购需求、制定采购计划、开展采购活动或签订采购合同的；采购过程中弄虚作假、虚报采购需求、篡改采购数据、隐瞒采购异常情况的；未按规定开展供应商准入审核与动态评估，导致不合格供应商参与合作，引发质量或供应风险的；违规选择采购方式，规避比价、招标流程，或在比价、招标过程中围标串标、泄露标底、偏袒供应商的；采购合同未经审核或审批擅自签订，或合同条款存在重大漏洞、错误，