2026年生物科技服务公司仓库出入库管理制度

2026年生物科技服务公司仓库出入库管理制度第一章总则第一条为规范公司仓库出入库管理工作，明确出入库流程、验收标准、存储要求及责任分工，保障物资存储安全，提升物资流转效率，防范物资丢失、损坏、错发等风险，确保公司生产经营、研发活动的有序开展，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司资产管理相关规定，结合公司生物科技服务业务所需物资特性（如实验试剂、耗材、精密设备配件、小型实验仪器等），制定本制度。第二条本制度所称仓库出入库管理，是指公司各类物资（含原材料、实验试剂、实验耗材、设备配件、成品、办公用品等）从入库验收、存储保管到出库领用、销售发运等全流程的管理活动，包括入库验收、台账登记、存储养护、出库审批、物资交接、痕迹追溯等核心环节。第三条本制度适用于公司所有仓库（含主仓库、试剂专用仓库、精密设备仓库、危险品仓库等）的出入库管理工作，覆盖公司各部门、各业务单元及全体参与物资出入库、存储管理的员工。外部合作单位（如供应商、物流公司、客户等）涉及公司仓库出入库相关业务时，应遵守本制度相关规定。第四条仓库出入库管理工作遵循以下基本原则：（一）依法合规原则：严格遵守国家相关法律法规及行业规范，尤其针对危险化学品类试剂、易制毒试剂等特殊物资，严格执行危险废物管理、化学品安全管理等相关规定，确保出入库及存储行为合法合规；（二）验收从严原则：建立严格的入库验收标准，对入库物资的数量、规格、质量、资质证明等进行全面核查，杜绝不合格物资入库；（三）精准高效原则：规范出入库操作流程，明确各环节操作标准与时限要求，确保物资流转精准、高效，保障业务需求及时响应；（四）安全可控原则：结合生物科技行业物资特性，规范特殊物资（如低温试剂、危险试剂）的存储条件与出入库操作规范，防范火灾、泄漏、变质等安全环保风险；（五）痕迹可追溯原则：建立完整的出入库台账与凭证管理体系，对物资流转全过程进行记录，确保每一批物资的来源、去向可追溯；（六）责任明晰原则：明确各部门及岗位在出入库管理各环节的职责，确保责任到人，避免管理脱节或推诿扯皮。第五条各部门仓库出入库管理职责分工：（一）仓储部：作为仓库出入库管理的归口管理部门，负责制定仓库出入库操作细则；统筹管理各类仓库的日常运营；组织开展入库验收、出库复核、物资存储养护等工作；建立并维护物资出入库台账及库存台账；负责仓库安全管理与环境维护；对接供应商、物流公司及内部各部门办理出入库相关手续；（二）采购部：负责提供采购物资的相关信息（如采购订单、供应商信息、物资规格型号、预计到货时间等）；配合仓储部开展采购物资的入库验收工作，对验收不合格物资及时对接供应商处理（如退换货、索赔等）；（三）研发部：负责提供研发用物资（如专用试剂、研发设备配件）的技术规格要求与验收标准；提出研发用物资的领用需求，按规定办理出库手续；配合仓储部开展研发专用物资的入库验收与库存核查工作；（四）生产部（若有）：负责提供生产用物资的领用计划与技术要求；按规定办理生产用物资的出库手续；配合仓储部开展生产用物资的入库验收与库存盘点工作；及时反馈领用物资的质量问题；（五）销售部（若有）：负责提供销售物资的发货需求信息（如客户信息、发货地址、发货时间、包装要求等）；配合仓储部办理销售物资的出库发运手续；跟踪发货进度，协调解决发货过程中的问题；（六）财务部：负责对出入库物资的价值核算与账务处理；定期与仓储部核对库存台账，开展库存清查工作；对出入库相关费用（如运输费、仓储费）进行审核管控；（七）法务部：负责对出入库管理相关的合同（如采购合同、运输合同、仓储合同）进行合规审核；对特殊物资出入库的合规性提供法律指导；处理出入库过程中出现的法律纠纷；（八）安全环保部（若有）：负责对仓库安全环保管理工作进行监督指导；制定危险化学品、危险废物等特殊物资的安全存储与出入库操作规范；组织开展仓库安全环保培训与应急演练；排查安全环保隐患并督促整改；（九）各物资使用部门：按规定提出物资领用需求，办理出库手续；负责领用物资的现场验收与后续管理；及时反馈领用物资的质量问题；配合仓储部开展库存盘点与物资清查工作。第二章入库管理第六条入库物资分类：根据物资特性及管理要求，将入库物资分为以下类别：实验试剂类（含常规试剂、特殊试剂、危险化学品试剂等）、实验耗材类（含通用耗材、专用耗材等）、设备配件类、小型仪器类、办公用品类、成品类（若有）及其他类物资。不同类别物资实行分类入库、分区存储管理。第七条入库验收准备：仓储部接到物资到货通知后，应提前做好验收准备工作，包括：核对采购订单、到货通知单等相关凭证信息；准备验收所需的工具（如电子秤、卷尺、温湿度计等）、记录表格；明确验收人员及验收流程；根据物资类别准备对应的存储区域，确保存储条件符合要求（如低温试剂需提前检查冷藏设备状态）。第八条通用物资入库验收流程：（一）到货通知：供应商送货到库后，应向仓储部提交送货单、质量合格证明、检验报告（如需）等相关凭证；采购部应提前将采购订单传递至仓储部，确保验收时有据可依；（二）外观核查：验收人员首先核查物资外包装是否完好，有无破损、变形、渗漏、受潮等情况；核对送货单与采购订单的物资名称、规格型号、数量、供应商等信息是否一致；（三）数量核对：根据送货单与采购订单，逐一对物资数量进行核对，可采用点数、称重、丈量等方式，确保实际到货数量与凭证数量一致；对批量到货物资，可按规定比例进行抽样核查；（四）质量验收：核查物资质量合格证明、检验报告等资质文件是否齐全有效；对有明确质量标准的物资，按标准进行外观质量检查（如试剂瓶有无破损、标签是否清晰完整，耗材有无变形、污染等）；需要抽样送检的物资（如特殊试剂），由仓储部牵头组织相关部门（如研发部、质量部）进行抽样送检，待检验合格后方可办理入库；（五）验收结果处理：验收合格的物资，验收人员在送货单上签字确认，注明验收日期；验收不合格的物资（如数量不符、规格错误、质量不达标、资质不全等），验收人员应立即通知采购部及供应商，同时在送货单上注明不合格原因，将物资单独存放并张贴“不合格”标识，严禁入库使用；采购部负责与供应商协商退换货、补货或索赔等事宜；（六）入库登记：验收合格后，仓储部录入物资信息至库存管理系统，建立入库台账，详细记录物资名称、规格型号、数量、单位、采购价格、供应商、到货日期、验收日期、存储位置、验收人员等信息；同时打印入库单，由验收人员、仓储管理员签字确认，入库单一份留存仓储部，一份传递至财务部，一份传递至采购部。第九条特殊物资入库验收特殊要求：（一）实验试剂类：验收时需重点核查试剂的有效期（确保有效期符合公司规定要求）、储存条件要求、安全技术说明书（MSDS）是否齐全；特殊试剂（如危险化学品、易制毒试剂）需核查供应商的相关经营资质、运输资质及公安机关备案证明等；低温试剂需核查运输过程中的温湿度记录，确保运输过程符合存储要求；（二）精密设备配件及小型仪器类：验收时需核查产品合格证、说明书、检测报告等技术资料是否齐全；对精密配件进行外观检查，确认无磕碰、损坏、变形等情况；必要时由研发部或技术人员配合进行功能性初步检测；（三）危险化学品类：严格执行危险化学品安全管理相关规定，验收人员需具备相应的安全操作资质；验收过程在专门的危险化学品验收区域进行，配备必要的安全防护设备（如防护手套、护目镜、应急喷淋装置等）；核对危险化学品的品名、数量、规格、危险标志与凭证是否一致，核查安全技术说明书（MSDS）及安全标签是否完整规范；验收合格后立即转运至专用危险品仓库存储，严禁在普通区域长时间存放。第十条退货入库管理：客户退货或内部部门退回的物资，按以下流程办理入库：（一）退货申请：客户退货由销售部提交《退货申请单》，说明退货原因、退货物资信息、数量等；内部部门退回物资由使用部门提交《物资退回申请单》，说明退回原因；申请单需经相关部门负责人审核批准；（二）退货验收：仓储部根据批准的退货申请单，对退回物资进行验收，核查物资名称、规格型号、数量与申请单是否一致，检查物资外观、性能状态等；对退回的试剂、耗材等，需重点核查是否过期、变质、污染等；（三）入库处理：验收合格可重新使用的物资，仓储部办理入库手续，录入库存台账，注明“退货入库”；验收不合格无法使用的物资，按呆滞物资或报废物资管理规定处理；退货验收过程中发现问题的，及时与相关部门沟通协调解决。第三章出库管理第十一条出库物资分类：根据出库用途，将出库物资分为领用出库（含研发领用、生产领用、办公领用等）、销售出库、退货出库（退回供应商）、报废出库及其他出库（如捐赠、调拨等）。不同类型的出库业务实行差异化管理流程。第十二条领用出库管理流程：（一）领用申请：各使用部门根据业务需求，填写《物资领用申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、领用用途、领用部门、领用人等信息，经部门负责人审核批准后，提交至仓储部；领用特殊物资（如危险化学品试剂、精密设备配件）的，需额外提供相关审批手续（如安全环保部审批意见、技术负责人审批意见等）；（二）需求核实：仓储部对《物资领用申请表》进行审核，核查申请物资的库存情况、领用审批手续是否完整、领用数量是否合理等；审核通过后，安排物资出库准备；库存不足的，及时通知使用部门及采购部协调解决；（三）物资拣选与复核：仓储管理员根据审核通过的领用申请表，到指定存储区域拣选物资，确保物资名称、规格型号、数量与申请单一致；拣选完成后，由另一名仓储人员进行复核，避免错发、漏发；（四）出库交接：领用人到仓库办理交接手续，仓储管理员与领用人共同核对物资信息，确认无误后，双方在《出库单》上签字确认；领用人对领用的特殊物资（如危险化学品）需签署安全使用承诺书；仓储部将物资交付领用人，明确物资后续管理责任；（五）出库登记：仓储部及时更新库存管理系统及出库台账，详细记录物资出库信息（如出库日期、物资信息、数量、领用人、领用部门、用途等）；打印出库单，一份留存仓储部，一份传递至财务部，一份传递至领用部门。第十三条销售出库管理流程：（一）发货通知：销售部根据销售合同及客户需求，提交《发货通知单》，明确发货物资信息、数量、客户名称、发货地址、运输方式、包装要求、发货时间等信息，经部门负责人审核批准后，提交至仓储部；（二）出库准备：仓储部根据《发货通知单》，核查相关物资的库存情况，确认库存充足后，制定出库发运计划；根据物资特性及客户要求，做好物资包装工作（如低温试剂需配备冷链包装，危险化学品需按规定进行特殊包装）；（三）物资复核与交接：仓储管理员拣选物资后，由专人进行复核，确保物资信息与发货通知单一致；联系物流公司，办理物资交接手续，共同核对物资数量、包装情况，签署运输交接单；对危险化学品等特殊物资，需向物流公司提供相关安全技术说明书（MSDS）及运输资质证明；（四）出库登记：仓储部及时更新库存管理系统及出库台账，记录销售出库信息；打印销售出库单，由仓储管理员、复核人员签字确认，一份留存仓储部，一份传递至财务部，一份传递至销售部；（五）后续跟踪：销售部负责跟踪物资运输进度，及时向客户反馈物流信息；仓储部配合销售部处理发货过程中出现的物资损坏、丢失、错发等问题。第十四条特殊物资出库特殊要求：（一）危险化学品试剂出库：严格执行危险化学品领用审批制度，领用人需具备相应的安全操作资质；出库时，仓储管理员需向领用人讲解安全使用注意事项、应急处置方法，并提供安全技术说明书（MSDS）；领用人需携带防护设备，在专门的危险化学品出库区域办理交接；出库后，及时更新危险化学品管理台账，记录领用流向；（二）低温试剂出库：出库前核查试剂的存储温度及有效期，确保试剂性能稳定；根据运输距离及时间，选择合适的冷链运输方式，配备足够的冷链设备（如干冰、冷藏箱），并监测运输过程中的温湿度；出库交接时，向领用人或物流公司明确冷链维护要求；（三）精密设备配件及小型仪器出库：出库前对物资进行外观检查，确认无损坏、变形等情况；配备专用包装，做好防震、防潮防护；出库时需向领用人或客户提供产品合格证、说明书等技术资料；必要时安排技术人员陪同验收。第十五条退货出库（退回供应商）管理流程：（一）退货申请：因质量问题、规格不符等原因需退回供应商的物资，由采购部提交《退货出库申请单》，说明退货原因、物资信息、数量、供应商信息等，附相关验收不合格证明材料，经部门负责人审核批准后，提交至仓储部；（二）物资核实：仓储部根据《退货出库申请单》，核查相关物资的库存信息、存储状态，确认无误后，将物资从库存中隔离存放，张贴“退货待出库”标识；（三）出库交接：采购部对接供应商，确定退货时间及方式；仓储部与供应商或物流公司办理退货交接手续，核对物资数量、规格，签署交接单；（四）出库登记：仓储部及时更新库存管理系统及出库台账，记录退货出库信息；打印退货出库单，一份留存仓储部，一份传递至财务部，一份传递至采购部。第十六条报废出库管理流程：符合报废条件的物资，按以下流程办理出库：（一）报废申请：由仓储部或使用部门提交《物资报废申请表》，说明报废物资信息、数量、报废原因、处置方式等，附相关鉴定报告（如技术鉴定报告、质量检测报告），经相关部门审核后，报管理层审批；（二）报废核实：审批通过后，仓储部对报废物资进行核实，确认物资信息与申请单一致，将物资隔离存放，张贴“报废待处置”标识；（三）出库处置：仓储部按审批的处置方式组织报废物资出库，委托具备相应资质的处置机构进行处置；涉及危险废物的，严格执行危险废物转移联单制度，办理相关转移手续；（四）出库登记：处置完成后，仓储部更新库存管理系统及出库台账，记录报废出库信息；整理处置凭证、转移联单等资料，归档管理，并传递至财务部进行账务处理。第四章库存管理与物资养护第十七条库存台账管理：仓储部建立健全库存物资台账，实行“一物一卡一记录”管理模式，详细记录物资名称、规格型号、数量、单位、原值、入库时间、供应商、存储位置、有效期、出库记录、库存变动情况等信息。库存台账应实时更新，确保账实相符、账账相符（与财务台账核对一致）。第十八条物资存储管理：仓储部根据物资特性及存储要求，对库存物资实行分类分区存储，明确标识，避免混淆。（一）分区管理：按物资类别划分存储区域（如试剂区、耗材区、设备配件区、危险品区、退货区、报废区等），不同区域设置明显标识；危险化学品、易制毒试剂等特殊物资存储在专用危险品仓库，严格遵守隔离存储、防爆、防静电、通风等安全要求；（二）温湿度管控：对有温湿度要求的物资（如低温试剂、生物试剂），存储区域需配备温湿度调控设备（如冰箱、冷库、空调、除湿机等），并安排专人每日监测、记录温湿度数据，确保温湿度控制在规定范围内；温湿度出现异常时，立即采取调控措施，并查明原因；（三）堆放规范：物资堆放需遵循“安全、整齐、便于存取”的原则，合理规划堆放高度与间距，避免挤压、碰撞导致物资损坏；对易碎、精密物资采取防护措施，单独存放；（四）有效期管理：对有有效期的物资（如实验试剂、耗材），实行有效期预警管理，按有效期远近分类存放，张贴有效期标识；仓储部每月核查有效期情况，对临近有效期（如距有效期不足3个月）的物资，及时通知相关使用部门优先领用；对过期物资，及时按报废流程处理。第十九条物资养护管理：仓储部建立物资养护制度，根据物资特性制定相应的养护措施，定期开展养护工作。（一）常规养护：定期对库存物资进行检查，清理物资表面灰尘，核查包装是否完好，及时处理包装破损、渗漏等问题；检查存储区域的通风、防潮、防火、防盗等设施是否正常运行；（二）特殊养护：对低温试剂、生物试剂等特殊物资，定期检查存储设备的运行状态，确保设备正常工作；对危险化学品，定期检查存储容器的密封性，核查安全防护设施是否完好，及时清理泄漏物；对精密设备配件，定期进行防尘、防潮、防锈处理。第二十条库存盘点管理：仓储部定期组织开展库存盘点工作，确保账实相符。（一）盘点周期：每月开展一次月度盘点，每年开展两次季度大盘点，年底开展一次年度全面盘点；对特殊物资（如危险化学品、贵重试剂）可适当增加盘点频次；（二）盘点流程：盘点前，仓储部整理库存台账，准备盘点表；盘点时，采用“账实核对”的方式，逐一对库存物资的数量、规格、状态进行核查，详细记录盘点情况；盘点过程中发现账实不符、物资损坏、过期等问题，及时标注并查明原因；（三）盘点报告：盘点结束后，仓储部编制《库存盘点报告》，说明盘点情况、账实差异情况、存在问题及处理建议，经部门负责人审核后，同步至财务部及相关部门；对盘点发现的问题，明确整改责任人及完成时限，跟踪整改落实情况；（四）差异处理：对盘点发现的账实差异，仓储部与财务部共同核查原因，属于记账错误的，及时更正台账；属于物资丢失、损坏的，按公司相关规定追究责任；属于正常损耗的，按审批流程办理损耗核销手续。第二十一条库存预警管理：仓储部建立库存预警机制，对重要物资设置最低库存限额与最高库存限额。（一）最低库存预警：当物资库存低于最低库存限额时，仓储部及时向采购部发出库存预警通知，提醒采购部及时采购，避免出现物资短缺影响业务开展；（二）最高库存预警：当物资库存高于最高库存限额时，仓储部及时向相关部门反馈，分析库存积压原因，提出消化库存的建议（如协调使用部门优先领用、调整采购计划等），避免资源浪费。第五章监督与责任第二十二条公司建立仓库出入库管理监督机制，确保本制度的有效执行，及时发现并纠正出入库管理过程中的违规行为，保障物资安全与管理成效。监督检查主体包括公司管理层、仓储部、内部审计部门、财务部及安全环保部（若有）。第二十三条监督检查内容：（一）流程规范性：核查出入库管理各环节是否严格按照本制度规定的流程执行，相关审批手续是否完整、规范；（二）台账与凭证管理：核查出入库台账、库存台账是否真实、准确、完整，是否及时更新；出入库凭证（如入库单、出库单、领用申请表）是否齐全，填写是否规范，签字是否完整；（三）验收与复核管理：核查入库验收是否严格执行验收标准，验收记录是否完整；出库复核是否落实到位，是否存在错发、漏发等情况；（四）存储与养护管理：核查物资存储是否符合分类分区要求，标识是否清晰；温湿度调控、安全防护等设施是否正常运行；物资养护措施是否落实到位，是否存在物资损坏、过期、变质等问题；（五）特殊物资管理：核查危险化学品、低温试剂等特殊物资的出入库审批、存储、养护是否符合相关规定，安全环保措施是否落实到位；（六）账务一致性：核查仓储部库存台账与财务部账务记录是否一致，盘点差异处理是否合规；（七）安全环保管理：核查仓库安全防火、防盗、防爆、防静电等设施是否完好，安全管理制度是否落实；危险废物处置是否合规，是否存在安全环保隐患。第二十四条监督检查方式：（一）日常监督：仓储部负责对日常出入库操作、库存管理、物资养护等工作开展常态化监督检查，及时发现并纠正问题；（二）专项检查：内部审计部门、安全环保部（若有）针对重点环节（如特殊物资管理、出入库审批流程）或存在问题的领域，组织开展专项监督检查，深入核查问题根源，形成专项检查报告；（三）年度审计：内部审计部门每年对公司仓库出入库管理工作开展一次全面审计，评估管理制度的执行情况、管理成效及物资安全状况，编制年度审计报告，提出改进建议；（四）联合检查：管理层定期组织仓储部、财务部、安全环保部等相关部门开展联合检查，全面排查出入库管理及库存管理中的问题，统筹协调整改工作。第二十五条整改落实：相关部门接到监督检查反馈的问题后，应在规定时间内制定整改措施，明确整改责任人及完成时限，落实