采购申请及审批标准化作业流程手册

采购申请及审批标准化作业流程手册一、适用范围与场景本手册适用于公司各部门（含分支机构、子公司）因生产经营、办公管理、项目建设等需要，开展各类采购活动时的申请及审批全流程管理。具体场景包括但不限于：生产物料采购（原材料、零部件、耗材等）；办公用品采购（文具、设备、软件服务等）；固定资产采购（机器设备、办公家具、运输工具等）；服务类采购（咨询、维修、租赁、外包服务等）；其他经公司认定的必要采购事项。二、流程概述与职责分工（一）流程核心环节采购申请及审批流程遵循“需求导向、预算控制、分级审批、合规高效”原则，包含以下核心环节：需求提出→部门初审→采购申请编制→采购部门审核→财务部门审核→管理层审批→采购执行→结果反馈与归档。（二）关键职责分工责任主体职责说明需求部门提出采购需求，编制采购申请，确认采购明细及用途，配合后续执行与验收。部门负责人审核需求的必要性、合理性及预算匹配度，签署审批意见。采购部门审核采购申请的合规性（如预算、采购方式、供应商资质），组织采购执行。财务部门审核采购预算的准确性、资金来源及支付条款，把控成本控制要求。管理层根据采购金额及事项重要性，履行最终审批权限，保证采购决策符合公司战略。归档部门负责审批流程文件、采购合同、验收单等资料的整理、存档与保管。三、分步骤操作说明（一）第一步：需求提出与部门初审操作内容：需求部门根据实际业务需求（如生产计划、办公消耗、项目立项等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等关键信息。需求部门负责人对需求的必要性（是否为非买不可）、合理性（数量/规格是否匹配实际需求）及初步预算（参考历史数据或市场价格）进行审核，确认无误后签字。输出成果：《采购需求申请表》（部门内部留存）。时间要求：需求提出至部门初审完成，原则上不超过1个工作日。（二）第二步：采购申请编制与提交操作内容：需求部门根据部门初审通过的《采购需求申请表》，填写《采购申请单》（详见模板一），需完整填写以下信息：基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类型（物料/服务/固定资产等）；采购明细：品名、规格型号、技术参数、数量、单位、预估单价、总价、用途说明；附件资料：如技术规格书、图纸、市场询价单（3家及以上供应商报价）、过往采购记录等（根据采购金额及复杂程度确定）。申请人将填写完整的《采购申请单》及附件提交至采购部门，同步在OA系统（或指定流程工具）中发起线上审批流程（如适用）。注意事项：预估单价需注明含税/不含税，总价需与预算一致；附件需清晰、完整，保证采购部门可准确判断需求。（三）第三步：采购部门审核操作内容：采购部门收到《采购申请单》后，1个工作日内完成以下审核：合规性审核：采购申请是否符合公司《采购管理制度》要求（如是否属于集中采购目录、是否需要招标/询比价等）；需求匹配性：规格型号、技术参数是否明确，是否与过往采购需求重复（可优化或复用的需提示需求部门）；预算与价格：预估总价是否在部门预算范围内，附件中的市场询价是否合理（如价格偏离市场均价超20%，需要求需求部门补充说明或重新询价）；采购方式建议：根据采购金额及类型，建议采用公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等方式（具体标准参照公司采购管理办法）。审核通过后，采购部门在《采购申请单》“采购部门审核”栏签署意见并流转至财务部门；审核不通过的，注明原因并退回需求部门修改。特殊情况：对于紧急采购（如生产突发故障需立即修复），需求部门可标注“紧急”字样，采购部门优先审核，同步启动紧急采购流程（需事后补办手续）。（四）第四步：财务部门审核操作内容：财务部门收到采购部门流转的《采购申请单》后，1个工作日内完成以下审核：预算审核：采购项目是否纳入年度/季度预算，预算科目是否准确，超预算采购需提供预算调整审批单（如适用）；资金来源：采购资金是否落实（如自有资金、贷款、专项基金等），支付方式是否符合公司财务制度；成本控制：预估单价是否在成本控制目标范围内，是否存在更优替代方案（如性价比更高的同类产品）。审核通过后，在《采购申请单》“财务部门审核”栏签署意见并流转至管理层；审核不通过的，注明原因并退回采购部门或需求部门。（五）第五步：管理层审批操作内容：根据《采购授权审批表》（详见模板二），不同金额及类型的采购申请由对应层级管理层审批：金额≤5万元：由分管副总审批；5万元＜金额≤20万元：由总经理审批；金额＞20万元：由总经理办公会集体审批。管理层重点审批采购事项的必要性、战略匹配性及资金效益，审批通过后在《采购申请单》“管理层审批”栏签署意见；审批不通过的，注明原因并退回采购部门。时间要求：管理层审批原则上不超过2个工作日（集体审批除外）。（六）第六步：采购执行与结果反馈操作内容：采购部门获得最终审批意见后，根据《采购申请单》及建议的采购方式，组织采购执行：公开招标/邀请招标：按《招标采购管理办法》发布招标公告、开标评标、公示结果；询比价：向3家及以上合格供应商发出询价单，对比价格、质量、服务后确定供应商；单一来源采购：说明唯一性原因（如专利、独家代理等），经管理层审批后直接签订合同。采购完成后，采购部门将《采购合同》《供应商资质证明》《验收单》等复印件反馈至需求部门及财务部门。输出成果：采购合同、订单、供应商确认函等。（七）第七步：验收与归档操作内容：需求部门收到采购物品/服务后，组织相关部门（如技术部、质量部）按《采购申请单》及合同要求进行验收，填写《采购验收单》（详见模板三），确认数量、质量、交付时间等是否符合约定。验收合格后，需求部门负责人在《采购验收单》上签字；验收不合格的，需注明原因并反馈至采购部门，由采购部门联系供应商处理（退换货、索赔等）。采购部门负责将《采购申请单》《采购合同》《验收单》《发票》等资料整理成册，按月度提交至行政部（或指定档案管理部门）归档，保存期限不少于5年（固定资产类保存期限不少于10年）。四、标准化模板模板一：采购申请单基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购类型□物料□服务□固定资产□其他（请注明：_________）采购明细序号品名12合计金额大写：_____________元整小写：￥_____________元附件清单□技术规格书□市场询价单（______家）□图纸□其他：_____________审批意见部门负责人审核签字：_________日期：_________采购部门审核签字：_________日期：_________（意见：____________________）财务部门审核签字：_________日期：_________（意见：____________________）管理层审批签字：_________日期：_________（意见：____________________）模板二：采购授权审批表审批权限划分审批人审批事项说明金额≤5万元分管副总日常办公物料、小额服务采购等常规事项5万元＜金额≤20万元总经理重要物料采购、固定资产购置、服务外包等金额＞20万元总经理办公会大额采购、战略物资采购、重大项目采购等（需提前3个工作日提交会议材料）模板三：采购验收单基本信息采购申请单号供应商名称验收日期年月日验收部门验收人员验收明细序号品名12验收意见需求部门负责人签字：_________日期：_________技术/质量部门（如适用）签字：_________日期：_________采购部门签字：_________日期：_________五、关键注意事项预算控制优先：所有采购申请必须纳入预算管理，无预算或超预算需履行预算调整审批流程，严禁“先采购后补预算”。审批时限要求：各部门需在规定时限内完成审核，因特殊情况需延期的，需提前告知流程发起人及下一环节审批人，最长不超过3个工作日。资料完整性：采购申请需附必要的附件（如技术参数、询价单），保证采购部门可准确判断需求，避免因资料不全导致审批延误。合规性底线：严禁拆分采购金额规避审批，严禁指定未经资质审核的供应商，严禁收受供应商回扣等违规行为，违者按公司制度追责。紧急采购处理：确因生产经营急需无法走完常规流程的，需经需求部门负责人及分管副总口头审批，事后2个工作日内补办书面手续，并注明“紧急采购”原因。供应商管理：采购部门需建立合格