会议纪要标准化模板会议决策与行动计划记录

会议决策与行动计划记录标准化工具一、适用会议类型与场景本标准化工具适用于各类需输出明确结论、分配具体行动任务的会议场景，包括但不限于：项目例会：同步项目进展、解决跨部门协作问题、明确下一阶段任务；专题研讨会：针对特定议题（如产品优化、流程改进）进行讨论并形成决策；部门协调会：推动跨部门资源对接、职责划分与目标对齐；决策评审会：对方案、预算、资源申请等进行评估并输出最终结论。此类会议通常涉及多方参与、议题复杂，需通过标准化记录保证决策可追溯、行动可落地。二、标准化操作流程（会前-会中-会后）（一）会前准备：明确目标与框架确定会议核心目标：组织者需提前明确本次会议需解决的核心议题（如“确定Q3产品上线优先级”“解决客户投诉响应流程卡点”）及预期达成的决策输出（如“优先级排序结果”“流程优化方案”）。提前通知与资料准备：通过会议邀请明确时间、地点、参会人员（含主持人、记录人），并附上议题背景资料、待讨论清单，保证参会人提前熟悉内容。准备记录工具：记录人需提前准备本标准化模板（电子版或纸质版），明确需记录的关键模块：会议基本信息、议题讨论要点、决策结论、行动计划。（二）会中记录：聚焦关键信息记录会议基本信息：在模板中准确填写以下内容（示例）：会议名称：2024年Q3产品上线优先级评审会时间：2024年6月15日14:00-16:30地点：3楼会议室A/线上会议（内部系统）主持人*：（产品总监）记录人*：（产品经理）参会人员：（研发部）、赵六（设计部）、孙七（运营部）、周八（市场部）缺席人员：吴九（客户服务部，因紧急客户投诉请假）会议议题：1.Q3待上线功能清单梳理；2.功能优先级评估标准讨论；3.最终优先级确定及任务分配。记录议题讨论要点：按议题顺序，客观记录各方观点（避免主观评价），重点标注分歧点与共识点。示例：议题1：功能清单梳理研发部*提出：当前技术储备可支持A、B、C三个功能，D功能需额外开发资源；运营部*反馈：根据用户调研数据，C功能需求最迫切（用户提及率达75%）；共识：暂保留D功能，优先聚焦A、B、C功能。明确决策结论：对每个议题的最终决策进行清晰记录，需包含决策内容、决策依据（如数据、规则、共识）、决策人（或决策方式，如“全员一致通过”“主持人*最终裁定”）。示例：决策1：Q3功能上线优先级为A→C→B依据：用户需求迫切性（C功能75%提及率）、技术可行性（A、B、C功能均无资源卡点）、战略对齐（A功能符合年度核心目标）；决策方式：主持人*综合各方意见后裁定。拆解行动计划：将决策结论转化为可执行的任务，明确任务名称、任务描述（具体做什么）、负责人（唯一责任人，避免多人负责）、截止时间（精确到日期）、所需资源/支持（如“需设计部提供UI原型”“需市场部配合推广素材”）。示例：任务1：A功能需求文档终版确认描述：完成A功能PRD评审并输出终版文档，明确交互逻辑与验收标准；负责人：（产品经理）；截止时间：2024年6月22日；所需支持：研发部*安排2名开发人员参与需求评审。（三）会后整理与跟进24小时内完成纪要初稿：记录人根据会中记录，整理成完整纪要，重点检查：决策结论是否清晰、无歧义；行动计划是否包含“任务-负责人-截止时间”三要素；讨论要点是否客观反映各方观点。审核与分发：初稿完成后提交主持人*审核，确认无误后，在48小时内分发至所有参会人员及相关协作部门（如需抄送上级领导，需明确标注）。分发渠道建议使用企业内部协作平台（如飞书、钉钉），保证可追溯。动态跟踪与闭环：责任人*需在截止时间前更新任务进度（如“进行中”“已完成”“需延期”），并在纪要附件中添加任务跟踪表；记录人/组织者每周同步一次行动计划完成情况，对逾期任务及时协调解决，保证“事事有跟进、件件有闭环”。三、核心模板表格设计（一）会议基本信息表字段填写说明示例会议名称需体现核心议题2024年Q3产品上线优先级评审会会议时间精确到“年-月-日时:分-时:分”2024-06-1514:00-16:30会议地点/形式线下会议室编号或线上会议3楼会议室A/内部系统会议号X主持人*负责会议把控与决策拍板（产品总监）记录人*负责会议记录与纪要整理（产品经理）参会人员列出所有参会人姓名及部门（研发部）、赵六（设计部）缺席人员若有，需注明姓名、部门及缺席原因吴九（客户服务部，紧急客户投诉）会议议题按重要性或逻辑顺序编号1.功能清单梳理；2.优先级确定（二）决策事项记录表议题编号议题名称讨论要点（关键观点/分歧）决策结论决策依据决策人/决策方式1Q3功能清单梳理研发部：D功能需额外资源；运营部：C功能需求迫切暂保留D功能，优先A、B、C功能技术可行性、用户需求数据主持人*综合裁定2功能上线优先级设计部：A功能体验优化需提前1个月；市场部：C功能需配合推广节奏优先级A→C→B用户需求迫切性、战略对齐、时间规划全员一致通过（三）行动计划跟踪表任务编号任务名称任务描述（具体做什么）负责人*截止时间所需资源/支持当前状态完成情况说明（可选）1A功能需求文档终版确认完成PRD评审并输出终版，明确交互逻辑与验收标准（产品经理）2024-06-22研发部*安排2人参与评审进行中已完成初稿，待研发反馈2C功能用户调研报告输出整理Q2用户反馈，输出C功能需求优先级分析报告孙七（运营部）2024-06-25需客户服务部*提供历史投诉数据（已请假）未开始待客户服务部数据同步后启动四、使用关键要点提示1.信息准确性与完整性会议基本信息（时间、参会人、议题）需与实际一致，避免遗漏；决策结论需明确“做什么”“为什么做”，避免模糊表述（如“尽快推进”“后续讨论”）；行动计划必须包含“负责人”与“截止时间”，无明确责任人的任务易导致执行落空。2.区分“决策”与“行动”“决策”是对议题的最终结论（如“优先级A→C→B”），需记录依据与决策人；“行动”是将决策转化为具体任务（如“确认需求文档”“输出调研报告”），需拆解可执行的步骤。3.动态跟踪与闭环管理纪要分发后，需在协作工具中同步任务清单，设置截止时间提醒；定期（如每周例会）回顾行动计划完成情况，对逾期任务分析原因（资源不足、需求变更等）并调整计划，保证“无遗漏、无拖延”。4.语言简洁客观讨论要点需客观记录各方观点，避免加入记录人主观评价；使用中性、专业的表述