高校行政管理岗位职责及工作流程

高校行政管理岗位职责及工作流程高校行政管理作为支撑教学科研、保障校园运转的“中枢系统”，其职责的清晰界定与流程的规范执行，直接影响办学质量与师生体验。本文结合高校管理实践，梳理核心岗位职责与标准化工作流程，为行政人员履职及管理优化提供参考。一、核心岗位职责梳理高校行政管理岗位围绕“服务教学、服务师生、服务发展”的目标，可按职能模块划分为综合协调、人事管理、教学管理、后勤保障、财务管理五大类，各模块职责如下：（一）综合协调类岗位（校办行政岗、办公室主任等）聚焦行政事务的统筹与服务，确保学校运转高效有序：行政统筹：牵头制定年度行政工作计划，协调各部门工作衔接；统筹校庆、学术会议等大型活动的组织实施，保障活动流程顺畅。公文与信息管理：负责校级公文的起草、审核、印发与归档，维护OA系统等信息传递渠道；定期编发工作简报，向上级部门报送学校动态，确保信息传递及时准确。会议与接待管理：统筹校级会议的议题征集、日程安排、纪要整理及决议督办；牵头设计重要来宾接待方案，协调各部门做好接待服务，展现学校形象。（二）人事管理类岗位（人事处干事、师资管理岗等）以“人才强校”为核心，负责教职工队伍的全周期管理：队伍建设：根据学科发展需求制定招聘计划，组织面试、试讲等考核环节，办理入职/离职手续；统筹教职工培训、进修及职业发展规划，助力师资能力提升。考核与职称管理：牵头制定年度考核方案，组织师德、业务考核的实施与结果应用；负责职称评审材料的初审、公示及上报，跟踪评审进度，保障评审公平公正。薪酬与福利管理：对接上级政策核算教职工薪资、绩效奖金，办理社保、公积金等福利事项；根据政策调整优化薪酬体系，提升教职工获得感。（三）教学管理类岗位（教务处教学管理岗、学籍管理岗等）保障教学秩序，提升教学质量：教学运行保障：统筹各院系教学计划的制定与审核，编排学期课程表，协调教室、实验室等教学资源配置；处理调课、停课等教学异动申请，确保教学秩序稳定。学籍与学位管理：审核新生入学资格，建立学生学籍档案；跟踪学业进展，办理休学、复学、转学等手续；组织学位资格审核，统筹毕业答辩与学位授予工作，保障学生权益。教学质量监控：设计教学质量评价体系（如学生评教、督导听课），分析评价数据并反馈院系改进；牵头教学改革项目的申报与实施，推动教学创新。（四）后勤保障类岗位（后勤处基建岗、物业监管岗等）筑牢校园运维与安全防线：校园运维管理：制定校园设施（水电、楼宇、绿化）维护计划，受理师生报修申请，协调施工单位开展维修，验收后归档维修记录，保障校园设施正常运转。物资与采购管理：统筹办公物资、教学设备的采购需求调研，编制采购预算，组织招投标或询价，建立供应商管理档案；负责物资的入库、分发与库存管理，确保物资供应高效。安全与应急管理：牵头校园安全隐患排查（消防、治安、食品卫生），制定应急预案并组织演练；协调处理突发安全事件，及时上报处置情况，守护校园安全。（五）财务管理类岗位（财务处预算岗、核算岗等）规范经费使用，保障财务安全：预算与经费管理：组织各部门编制年度预算，审核预算合理性并汇总上报校党委会审议；监控预算执行进度，对超支或调整需求进行评估，确保经费使用合规。财务核算与审计：处理日常收支账务，审核报销凭证的合规性；配合外部审计机构开展财务审计，整改审计发现的问题；定期编制财务报表，保障财务数据真实透明。收费与资助管理：统筹学费、住宿费等收费工作，对接银行与支付平台；落实国家资助政策，审核学生奖助学金、助学贷款的申请与发放，助力教育公平。二、典型工作流程解析清晰的工作流程是职责落地的关键。以下结合实践，解析五类岗位的核心工作流程：（一）校级会议组织流程1.需求发起：各部门提前3个工作日提交会议议题（含背景、需决策事项），校办汇总后报分管领导审批。2.筹备阶段：确定会议时间、地点，通过OA系统或邮件发布通知（含议题、材料清单）；准备会议材料（主持词、汇报稿、签到表），调试音响、投影等设备。3.会议实施：组织签到，分发材料；按议程推进会议，安排专人记录发言要点与决议事项。4.会后跟进：24小时内整理会议纪要，经参会领导审定后印发；建立任务督办表，跟踪决议事项的部门落实进度，定期向校领导反馈。（二）教职工招聘流程1.需求申报：各院系/部门根据岗位空缺提交《人员需求表》（含岗位要求、招聘人数），人事处汇总后报校长办公会审议。2.信息发布：通过学校官网、招聘平台发布公告，明确报名方式、截止日期及考核形式（笔试、面试、试讲等）。3.资格审查：人事处会同用人部门筛选简历，确定考核名单并通知候选人；审核学历、职称等证明材料的真实性。4.考核录用：组织笔试/面试（教学岗加试试讲），由专家评审组打分；根据成绩确定拟录用人员，公示无异议后报上级主管部门审批；办理入职手续（档案转接、合同签订）。（三）课程安排与教学异动处理流程1.学期初排课：各院系提交课程清单（含学分、课时、教师），教务处结合教室资源、教师时间冲突情况编排课表，提前1周发布。2.异动申请：教师因出差、生病等原因需调课/停课，提前2个工作日填写《教学异动申请表》，经院系主任审批后报教务处。3.调整与通知：教务处审核申请合理性，协调代课教师或调整时间，通过教务系统、班级群同步通知师生；停课需补课时限不超过2周。4.记录归档：将异动申请与调整记录归入教学档案，作为学期教学考核的参考依据。（四）校园报修与维修流程1.报修发起：师生通过线上报修平台（或电话）提交报修信息（地点、问题描述、联系方式），系统自动生成报修单。2.派单处理：后勤处运维岗根据报修类型（水电、土建等），2小时内派单至对应维修班组；紧急报修（如水管爆裂）需30分钟内响应。3.维修实施：维修人员携带工具赴现场，预估维修时长与费用（小额维修直接处理，大额需先报预算），完工后拍照上传维修结果。4.验收与反馈：报修人现场验收，通过平台确认维修完成；后勤处每周汇总报修数据，分析高频问题并优化运维计划。（五）年度预算编制流程1.部门申报：各部门结合下一年度工作规划，编制本部门预算草案（含人员经费、项目经费），10月底前提交财务处。2.财务初审：财务处审核预算的合规性（是否符合政策、有无超支风险），与部门沟通调整，形成预算初稿。3.校级审议：预算初稿提交校长办公会、党委会审议，根据审议意见修改后，12月中旬上报上级主管部门。4.批复与执行：次年1月收到上级批复后，财务处分解预算指标至各部门；部门按批复执行，财务处按月监控支出进度。三、提升行政管理效能的实践路径高校行政管理需在“规范”与“灵活”间平衡，以下路径可助力效能提升：（一）数字化工具赋能搭建一体化管理平台（如整合OA、教务、后勤系统），实现流程线上化（如报销审批、报修派单），减少纸质流转；运用数据分析工具（如Tableau）分析行政数据（如会议决议完成率、预算执行偏差），为决策提供数据支撑。（二）协同机制优化建立跨部门工作小组（如迎新工作小组、校庆筹备组），明确各部门职责边界，定期召开协调会，打破部门壁垒；推行“首问负责制”，要求首位接待师生的行政人员全程跟进问题解决，避免推诿，提升服务响应速度。（三）能力建设与文化培育定期开展行政人员培训（如公文写作、沟通技巧、信息化工具使用）